Що таке звірка рахунків SaaS?

Звірка рахунків SaaS – це бухгалтерська практика порівняння внутрішніх облікових записів підписок (включаючи рахунки-фактури, оновлення та скасування) із зовнішніми фінансовими джерелами (платіжні шлюзи та банківські виписки). Найвагоміша причина для звірки рахунків SaaS полягає в тому, що це єдиний надійний спосіб підтвердити, що заявлений дохід програмної платформи дорівнює фактичній сумі, яка надходить на банківський рахунок компанії.

Планування надійного процесу звірки для постійного перегляду та перевірки даних трьох абсолютно окремих систем є дуже важливим:

• Обліковий реєстр додатку: Ідентифікатори рахунків-фактур, дані облікових записів клієнтів, як щомісячний регулярний дохід (MRR) розподілявся між періодами, та записи про зміни тарифних планів підписки.
• Платіжні шлюзи: Валові суми продажів транзакцій, комісії за обробку до повернення коштів клієнту, мітки часу повернення коштів, а також записи про зворотні платежі та суперечки.

• Контролює дохід: Компоненти, включаючи неопрацьовані повторні спроби стягнення платежів, несплачені рахунки та менш очевидні комісії за обробку, мають значення для управління фінансовою маржею.
• Забезпечує відповідність аудиту: Суворе дотримання стандартів визнання доходу (таких як ASC 606/IFRS 15).
• Перевіряє показники: Подвійна перевірка точності показників, що повідомляються інвесторам, таких як Пожиттєва цінність клієнта (LTV) або Чистий коефіцієнт утримання доходу (NRR).

Налаштування ефективного робочого процесу має здійснюватися на основі добре налагодженого процесу, що зв'язує інженерний та фінансовий відділи:

• Крок 1: Уніфікуйте дані за допомогою API.
• Крок 2: Створіть єдину точку відліку.
• Крок 3: Встановіть умови відповідності.

Ситуації з неідентичними полями даних можуть створювати умови для винятків. Вони виправляються шляхом віднесення їх до фінансових категорій, специфічних для ситуації, що розглядається:

• Час: Система враховує розбіжності у датах платежів та клірингу, наприклад, платіж клієнта 31-го числа та банківське зарахування 2-го числа наступного місяця, шляхом утримання суми в тимчасовому «транзиті» для відображення її поточного стану.
• Платіжний шлюз Відхилення у комісіях: Коли процесори вираховують свої комісії перед відправленням депозиту на рахунок, бухгалтерський процес повинен розділити отриманий від банку депозит на дві частини, що відповідають цим комісіям (Валовий дохід клієнта та Витрати на обробку через платіжний шлюз).
• Зворотні платежі та повернення коштів: Цей процес передбачає два визначені типи транзакцій для окремих сегментів у межах рахунку доходів (один для клієнта та один для компанії/платіжний процесор), та облік безповоротних комісій за врегулювання спірних транзакцій, що, ймовірно, стягуються карткові мережі.

Частота залежить безпосередньо від швидкості транзакцій та операційної складності: