Che cos'è la Riconciliazione della Fatturazione SaaS?

La riconciliazione della fatturazione SaaS è la pratica contabile che consiste nel confrontare i registri interni degli abbonamenti (incluse fatture, upgrade e cancellazioni) con fonti finanziarie esterne (gateway di pagamento ed estratti conto bancari). Il motivo più significativo per la riconciliazione della fatturazione SaaS è che è l'unico modo affidabile per confermare che i ricavi dichiarati di una piattaforma software corrispondano all'importo effettivo che viene trasferito sul conto bancario dell'azienda.

Pianificare un processo di riconciliazione affidabile per rivedere e verificare costantemente i dati dei seguenti tre sistemi completamente separati è molto importante:

• Registro dell'Applicazione: ID delle fatture, dettagli dell'account cliente, come il Ricavo Ricorrente Mensile (MRR) è stato suddiviso tra i periodi e i registri delle modifiche al livello di abbonamento.
• Gateway di pagamento: Gli importi lordi delle vendite delle transazioni, le commissioni di elaborazione prima che un rimborso venga emesso al cliente, i timestamp dei rimborsi e i registri di chargeback e contestazioni.

• Controlla le entrate: Componenti, inclusi i tentativi di pagamento di sollecito non elaborati, le fatture non riscosse e le commissioni di elaborazione meno evidenti, sono rilevanti per la gestione dei margini finanziari.
• Garantisce la Conformità agli Audit: Rispettando rigorosamente gli standard di riconoscimento dei ricavi (come ASC 606/IFRS 15).
• Convalida le Metriche: Ricontrollando l'accuratezza delle metriche comunicate agli investitori, come il Valore a vita (LTV) o il Mantenimento del ricavo netto (NRR).

L'implementazione di un flusso di lavoro efficiente dovrebbe basarsi su un processo ben funzionante che colleghi i dipartimenti di ingegneria e finanziari:

• Passaggio 1: Unificare i Dati tramite API.
• Fase 2: Creare un Punto di Riferimento Comune.
• Fase 3: Impostare le Condizioni di Corrispondenza.

Situazioni che coinvolgono campi dati non identici possono presentare condizioni per eccezioni. Queste vengono risolte classificandole in categorie finanziarie specifiche per la situazione che si sta affrontando:

• Tempistica: Un sistema gestisce le variazioni nelle date di pagamento e compensazione, come il pagamento di un cliente il 31 e la compensazione bancaria il 2 del mese successivo, mantenendo l'importo in "transito" temporaneo per mostrare il suo stato attuale.
• Gateway di pagamento Scostamenti delle commissioni: Quando i processori deducono le loro commissioni prima di inviare il deposito a un conto, il processo contabile dovrebbe suddividere il deposito ricevuto dalla banca in due parti corrispondenti a queste commissioni (Ricavi lordi del cliente e Spese di elaborazione gateway).
• Storni e Rimborso: Questo processo prevede due tipi di transazione identificati a segmenti distinti all'interno del conto economico (uno per il cliente e uno per l'azienda/processore di pagamento), e la contabilizzazione della commissione di contestazione di addebito non rimborsabile probabilmente applicata da circuiti di carte.

La cadenza dipende direttamente dalla velocità delle transazioni e dalla complessità operativa: