Ce este o Factură Proformă?

O factură proformă SaaS este un document comercial preliminar pe care o companie de software îl trimite unui client înainte de a furniza servicii sau de a primi plata. 

Conectează vânzările informale de software cu achizițiile formale ale întreprinderilor, stabilind așteptările comerciale într-un stadiu inițial.

Pentru echipele operaționale, diferențierea statutului legal al unui document pro forma de documentele oficiale este un aspect de luat în considerare. O factură pro forma nu creează, de obicei, o obligație legală de plată. Acest document nu este clasificat ca o creanță în contabilitatea generală a furnizorului și nici nu este recunoscut ca document de credit fiscal pentru cumpărător. Dimpotrivă, este un document formal care prefigurează tranzacția intenționată.

Companiile SaaS trebuie să furnizeze documentație, inclusiv variabilele operaționale necesare, pentru a menține o eficiență ridicată a facturării și o înțelegere internă. Fiecare document trebuie să conțină în mod specific următoarea mențiune:

• Titlul evident “Factură Proformă” pentru a o deosebi de obligațiile fiscale și financiare generale.
• Componente software detaliate, durate ale abonamentelor și niveluri principale ale platformei.
• Tarife subtotale calculate, reduceri regionale de software aplicabile și prețuri finale așteptate.
• Condițiile de plată vizate ar trebui să fie însoțite de cele mai comune metode de plată ale platformei.

O factură proformă este un document care schițează cum ar arăta o tranzacție; de asemenea, aceasta nu implică aspectele legale sau financiare ale unui document contabil executoriu. Întrucât este emisă înainte de finalizarea tranzacției, nu reprezintă o datorie financiară reală pentru cumpărător și nici un activ exigibil activ pentru vânzător. Pentru cumpărătorii de tip enterprise, acest document nu este aplicabil în scopul revendicării creditelor regionale de TVA deductibil sau al deducerilor fiscale pentru servicii digitale.

Când echipele operaționale aleg să îl utilizeze, ar trebui să opteze pentru un software de facturare care rulează pe o singură platformă pentru a automatiza crearea acestor documente, în loc să creeze manual șablonul de text de fiecare dată. Noua infrastructură de venituri prevede ca platforma să creeze aceste proiecte atunci când starea unei tranzacții enterprise se modifică la fluxuri de lucru de negociere sau aprobare. Generarea automată a facturării este asociat cu livrarea datelor de la platformele CRM în coada de achiziții a cumpărătorului (independent de introducerea manuală a datelor). ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

De obicei,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ furnizorii sunt obligați să stabilească termene clare de expirare, 14 până la 30 de zile fiind cele mai comune. Stabilirea unui termen definit pentru valabilitatea ofertei abordează preocupările vânzătorului de software privind posibilele modificări ale prețului de bază al licenței, ajustările de nivel sau cursuri de schimb valutar care pot apărea în timpul proceselor extinse de negociere la nivel de întreprindere.

Acestea sunt câteva aspecte care vă ajută să stabiliți dacă firma dumneavoastră de software B2B ar trebui să ia în considerare implementarea unui flux de lucru de pre-facturare structurat:

1. Are publicul țintă din cadrul întreprinderii dumneavoastră nevoie de documente de achiziție formalizate înainte de a acorda autorizația de cheltuire?
2. Cum afectează ajustările manuale ale facturilor, rezultate din solicitările clienților, procesele dumneavoastră operaționale?

Introducerea acestui flux de lucru pentru documentație poate duce la variații în claritatea și eficiența operațională, în special pentru afacerile cu nevoi specifice. Ar putea fi adecvat să se evalueze utilizarea unei facturi proforme atunci când modelul de vânzări implică contracte substanțiale de vânzări pentru întreprinderi, încorporează aranjamente de facturare personalizată pe mai multe niveluri, sau include tranzacții cu cumpărători globali supuse reglementărilor bancare internaționale.