Ce este Raportarea Cheltuielilor SaaS?

Raportarea cheltuielilor SaaS reprezintă colectarea, sortarea și studierea la nivel de organizație a înregistrărilor financiare legate de utilizarea software-ului bazat pe cloud. Departamentul financiar utilizează acest sistem pentru a obține informații despre achizițiile de software care sunt descentralizate și adesea ocolesc canalele standard de achiziții corporative.

Pe lângă rolul său de instrument contabil, acest sistem monitorizează livrarea contractelor și oferă notificări privind consolidarea furnizorilor, ceea ce se leagă de gestionarea bugetului. Datele privind cheltuielile recurente cu software-ul, în special dacă sunt restricționate, se referă la activitatea IT „shadow”, la practicile administrative ale resurselor financiare și la mediul de securitate. Prin urmare, CFO-ii din SaaS de astăzi apelează la date precise privind cheltuielile cu software-ul pentru a menține un control strict asupra finanțelor și a gestiona fluxul de numerar în conformitate cu obiectivele lor.

Partajarea rapoartelor de cheltuieli SaaS poate permite unei companii să observe elemente precum:

•   Preluarea Automatizată a Tranzacțiilor: Stabilește o legătură cu cardurile de credit corporative și sistemele de conturi de plătit pentru transmiterea informațiilor de la punctul de vânzare de la furnizori, ocolind astfel introducerea manuală a datelor.
•   Monitorizarea Utilizării: Oferă informații precise despre autentificările utilizatorilor și ritmul în care caracteristicile/funcționalitățile software-ului cresc/sunt adoptate.
•   Alerte de Reînnoire a Contractului: Aceste alerte transmit detalii despre datele de încheiere a contractelor, putând influența abordările companiilor față de implicarea în ciclul de reînnoire.
•   Alocarea Costurilor: Software-ul identifică intern proprietarul contractului și centrul de cost pentru fiecare linie de software și facilitează procesele interne de decontare a costurilor.

Echipele de finanțe corporative care doresc să monitorizeze eficient cheltuielile cu serviciile cloud trebuie să stabilească un set bine definit de reguli operaționale. Politicile companiei privind cardurile corporative pot include prevederi pentru gestionarea achizițiilor de abonamente care necesită aprobare. Mai mult, fiecare lider de echipă ar trebui să desemneze un responsabil de afaceri în cadrul companiei pentru contractul software original și pentru a asigura responsabilitatea personală. Stabilirea unui dosar digital centralizat, partajat deschis, pentru acordurile de servicii software este relevantă pentru gestionarea auditurilor furnizorilor și a cerințelor de conformitate legală.

Pentru a menține un sistem de raportare a cheltuielilor SaaS operațional, este necesar să se revizuiască programul, conectând în mod consecvent auditurile software cu ciclurile de închidere lunară și QBR trimestrial (Quarterly Business Review). Atunci când decid asupra unei metode de urmărire a software-ului pentru a facilita aceste evaluări, companiile ar trebui să ia în considerare câțiva factori operaționali majori:

• Amploarea Integrării: Capacitatea platformei de cheltuieli de a se conecta cu sistemele ERP și bancare.
• Limite de Scalabilitate: Caracteristicile instrumentului de raportare legate de gestionarea unor cantități mai mari de tranzacții internaționale și conversii valutare.
• Granularitate a datelor: Nivelul de detaliu în metricile de raportare, asigurându-se că sistemul înregistrează date la nivel de articol și nu doar numere agregate ale tranzacțiilor.

Clasificarea cheltuielilor SaaS (productivitate, infrastructură, instrumente de vânzări)

Afacerile SaaS care trec printr-o fază rapidă de expansiunii pe piață ar trebui să examineze dacă sistemele lor de urmărire pot susține creșterea. Se pot căuta semne de ineficiență operațională prin leadership financiar, reflectând doar la câteva întrebări pertinente:

1.   Sunt procesele manuale cu foi de calcul legate de identificarea erorilor în timpul procedurilor de închidere lunară?
2.   Au costurile de reînnoire a software-ului contribuit frecvent la ajustări ale cifrelor bugetare trimestriale?

Beneficii (economii de costuri prin consolidare, reînnoiri automate prevenite)

Indicatori ai pregătirii unei companii de a investi în facilități dedicate de optimizare a cloud-ului pot include aspecte legate de gestionarea costurilor prin consolidare și ajustări ale reînnoirii automate:

•   Peste treizeci de furnizori de software distincți furnizează firmei abonamente active.
•   Procesul de reconciliere manuală a facturilor de software implică, în general, șefii de departamente pentru perioade de peste 5 ore pe lună.
•   Organizația are multiple echipe interfuncționale care își efectuează achizițiile de software independent.
•   Auditurile de conformitate sunt frecvente și necesită prezentarea imediată a înregistrărilor de proprietate și utilizare a software-ului.

Simplificarea complexității prin analogie

Gestionarea mediului software al unei organizații, în special atunci când vizibilitatea completă lipsește, este similară cu scenariul supravegherii unei clădiri comerciale cu mai multe etaje, căreia îi lipsește contorizarea individuală a utilităților. Managerul necesită contoare individuale pentru a determina distribuția consumului de iluminat și apă pe fiecare etaj. Raportarea cheltuielilor SaaS este un sistem de sub-contorizare care permite cu precizie alocarea costurilor de consum departamentelor specifice care generează cheltuielile.