Що таке проформа-рахунок?

Рахунок-проформа SaaS — це попередній рахунок-фактура, який компанія-розробник програмного забезпечення надсилає клієнту перед наданням послуг або отриманням оплати. 

Він пов'язує неформальні продажі програмного забезпечення з офіційними корпоративними закупівлями, встановлюючи комерційні очікування на початковому етапі.

Для операційних команд розрізнення правового статусу проформи документа від офіційних документів є важливим аспектом. Рахунок-проформа зазвичай не створює юридичного зобов'язання щодо оплати. Цей документ не класифікується як дебіторська заборгованість в головній бухгалтерській книзі постачальника, а також не визнається як документ податкового кредиту для покупця. Навпаки, це офіційний документ, який попередньо відображає заплановану транзакцію.

Компанії SaaS повинні надавати документацію, включаючи необхідні операційні змінні, для підтримки високої ефективності виставлення рахунків та внутрішнього розуміння. Кожен документ має містити наступний запис:

• Чіткий заголовок «Рахунок-проформа», щоб відрізнити його від загальних податкових та фінансових зобов'язань.
• Деталізовані компоненти програмного забезпечення, терміни підписок та основні тарифи платформи.
• Розраховані проміжні суми, застосовні регіональні знижки на програмне забезпечення та кінцеві очікувані ціни.
• Заплановані умови оплати мають супроводжуватися найпоширенішими способами оплати платформи.

Рахунок-проформа — це документ, який окреслює, якою буде транзакція; він також не передбачає юридичних або фінансових аспектів обов'язкового бухгалтерського документа. Оскільки він створюється до остаточного завершення транзакції, він не є справжнім фінансовим зобов'язанням покупця або активним дебіторським активом для продавця. Для корпоративних покупців цей документ не застосовується з метою отримання регіональних податкових кредитів або списання податку на цифрові послуги.

Коли операційні команди обирають використовувати це, їм варто обрати білінгове ПЗ, що працює на єдиній платформі, для автоматизації створення цих документів, замість того, щоб щоразу створювати текстовий шаблон вручну. Нова інфраструктура доходу передбачає, що платформа створюватиме ці чернетки, коли статус корпоративної угоди переходить до робочих процесів переговорів або затвердження. Автоматизована генерація рахунків пов'язано з передачею даних з CRM-платформ у чергу закупівель покупця (незалежно від ручного введення даних). ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

Зазвичай,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ від постачальників вимагається встановлювати чіткі терміни дії, при цьому 14-30 днів є найпоширенішим. Встановлення визначеного терміну дії пропозиції вирішує занепокоєння продавця програмного забезпечення щодо потенційних змін у базовій ціні ліцензії, коригування рівнів або курси обміну іноземних валют які можуть виникнути під час тривалих корпоративних переговорних процесів.

Ось кілька пунктів, які допоможуть визначити, чи варто вашій B2B-компанії з розробки програмного забезпечення розглянути можливість впровадження структурованого робочого процесу попереднього виставлення рахунків:

1. Чи потребує ваша цільова корпоративна аудиторія формалізованої закупівельної документації, перш ніж надати дозвіл на витрати?
2. Як ручні коригування рахунків-фактур, що виникають внаслідок запитів клієнтів, впливають на ваші операційні процеси?

Впровадження цього процесу документообігу може призвести до відмінностей в операційній прозорості та ефективності, насамперед для компаній з особливими потребами. Можливо, доцільно оцінити використання рахунку-проформи, коли модель продажів передбачає значні корпоративні контракти на продаж, включає багаторівневі індивідуальні тарифікаційні домовленості, або включає транзакції з глобальними покупцями, що підпадають під дію міжнародних банківських правил.