Що таке консолідація рахунків-фактур SaaS?

Консолідація рахунків SaaS об'єднує декілька регулярних платежів, плату за використання та поновлення підписки в єдину комплексну виписку. Цей систематизований метод виставлення рахунків замінює попередній підхід надсилання клієнтам окремих рахунків за кожну ліцензію, розширення кількості місць або програмний модуль.

Операційне управління виставленням рахунків для багатопродуктових SaaS-портфелів може бути складним. Для постачальників програмного забезпечення з кількома застосунками або клієнтів з кількома відділами, агрегація окремих записів транзакцій для команди по роботі з дебіторською заборгованістю може вимагати врахування певних процесів. Поява фрагментованого виставлення рахунків за SaaS зазвичай супроводжується змінами у сприйнятті клієнтів та змінами у платіжній поведінці.

Консолідація рахунків SaaS буває трьох типів:

• Консолідація єдиного облікового запису: Метод, який об'єднує всі плани підписки на програмне забезпечення, доповнення та платежі на основі споживання, нараховані одним і тим же обліковим записом користувача, в єдиний місячний рахунок.
• Батьківсько-дочірнє виставлення рахунків: Метод, який консолідує рахунки-фактури, згенеровані кожною дочірньою компанією або філією (дочірні облікові записи) корпорації, в один головний рахунок-фактуру, призначений для головного офісу корпорації (батьківський обліковий запис).
• Мультивалютна консолідація: Послуга, яка перетворює дані про транзакції, що надходять з-за кордону, на місцеві, багаторядкові рахунки-фактури, що відповідають регіональним податковим нормам, одночасно підтримуючи єдину загальну систему звітності.

Використання групування автоматичного виставлення рахунків вимагає інструменту для керування підписками. Процедура налаштування передбачає структурований цикл перевірки інформації.

1. Визначити розрахунковий періодВизначте графік регулярних платежів (наприклад, 1-го числа кожного місяця), щоб усі списання генерувалися природно й одночасно.
2. Визначте структуру облікового запису клієнтаПідключіть дочірні облікові записи до головного облікового запису в CRM та білінговому програмному забезпеченні.
3. Налаштуйте умови групуванняЗапрограмуйте своє білінгове програмне забезпечення об'єднувати рахунки-фактури, коли використовуються той самий ідентифікатор клієнта, метод оплати або валюта.
4. Виконайте тестовий цикл: Створюйте тестові пакети для виставлення рахунків, щоб перевірити, чи позиції товарів/послуг об'єднані в єдиний чорновий рахунок.

Єдиний підхід до виставлення рахунків часто тягне за собою певні складнощі для бухгалтерських відділів.

• Управління платежами за одним рахунком-фактурою зазвичай має інший рівень складності, ніж для кількох рахунків-фактур, що може передбачати більш масштабне адміністрування платежів та Days Sales Outstanding (DSO). Потенційним результатом є тенденція клієнтів обробляти рахунки-фактури за менший час.
• Зрозумілий рахунок-фактура, де всі позиції належним чином упорядковані та пояснені, зазвичай призводить до меншої кількості запитань від клієнтів та скорочення спілкування з персоналом відділу білінгу.
• Щодо процесу фінансової команди з узгодження невеликих списань за програмне забезпечення, коригування може бути пов'язане з процесом щомісячного закриття, що впливає на його загальну тривалість.

Агрегація рахунків-фактур є ефективною при використанні базового набору функцій, які можуть підтримувати звички B2B-закупівель.

• Автоматичне пропорційне нарахування за позиціями: Ця функція дозволяє автоматично вирівнювати різні дати початку підписки за допомогою розрахунку плати за неповний місяць.
• Динамічна агрегація використання: Вона використовує тарифіковане використання функцій програмного забезпечення шляхом вилучення API-даних у реальному часі та об'єднання їх в єдиний рядок для виставлення рахунку.
• Макети: Настроювані макети системи пов'язані з формуванням консолідованих звітів, що містять деталізовані розбивки для відділів або груп користувачів.
• Гнучке відображення платежів: Повна консолідована сума може бути спрямована на одну попередньо авторизовану кредитну картку або ACH-профіль.

Консолідація рахунків SaaS дійсно значною мірою покладається на одночасне припинення дії; термін дії підписок на програмне забезпечення закінчується в одну й ту саму дату. Якщо клієнт купує нові ліцензії в середині місяця, то платіжна система має визначити точні, пропорційні суми, щоб синхронізувати нові позиції з існуючими розрахунковий цикл.

Впровадження цього методу виставлення рахунків має ґрунтуватися на ретельному вивченні ваших поточних больових точок.

Питання для самооцінки:

1. Чи ваш відділ дебіторської заборгованості досі вручну звіряє численні невеликі рахунки для тих самих корпоративних клієнтів? Якщо так, скільки часу вони витрачають на цю діяльність?
2. Чи свідчить взаємодія з клієнтами про закономірності отримання кількох рахунків-фактур протягом одного місяця?

Стратегічні фактори прийняття рішень:

•       Портфоліо: Здатність компаній з багатопродуктовими пакетами пропонувати опції єдиного рахунку пов'язана з їхнім сприйняттям на ринку.
•       Сегментація клієнтів: Клієнти, які переважно працюють з корпоративними підприємствами, очікують, що їм запропонують консолідовані структури виставлення рахунків корпоративного рівня.
•       Транзакції: Збільшений обсяг окремих рахунків може корелювати з вищою ймовірністю людських помилок; консолідація може вирішити цю проблему.
•       Обмеження ресурсів дебіторської заборгованості: Якщо Дні відстрочки продажів (DSO) збільшується через затримки в обробці платежів SaaS, тоді, у більшості випадків, уніфікація є вирішенням вузького місця.