Що таке аудит витоку доходу SaaS?

Проведення аудиту витоку доходу SaaS включає детальне, методичне дослідження процесів організації, пов’язаних з циклом від комерційної пропозиції до оплати, виставленням рахунків, підписками та стягненням заборгованості. Окрім фінансового контролю, це також операційна діагностика, яка виявляє розбіжності між очікуваним регулярним доходом та фактично отриманим доходом.

Неконтрольовані випадки доходу пов'язані з коливаннями прибутковості, грошового потоку та валової маржі. Крім того, це впливає на фінансові прогнози.

•     Запобіжний захід: Зосередьтеся на виявленні розбіжностей у доходах до того, як вони стануть більш значними.

•       Щодо операційних помилок (38%), вони стосуються таких категорій, як загальні коригування рахунків та виставлення інвойсів, фактори пропорційного розподілу, а також встановлення відшкодувань або кредитів, що потребують процесу перегляду.
•       Концепція дрейфу ціноутворення (31%) стосується сценаріїв, що включають відхилення від стандартизованого ціноутворення або ручні коригування визначених структур.
•       Події, пов'язані з договірними аспектами, що становлять 22% відповідних випадків, характеризуються розбіжностями в контрактах та рахунках-фактурах, включаючи висновки про те, що 42% SaaS-компаній використовують різні тарифи білінгу за підпискою.
•       9% спостережень пов'язано з поверненням платежів, причому такі фактори, як деталі процесу стягнення заборгованості та прострочені платежі, потенційно є релевантними.
•       Існування окремих систем, таких як для CRM, виставлення рахунків та даних про використання продукту, разом зі специфічними аспектами моделей ціноутворення на основі використання та обліку, створює потенційні технічні складності.

Поглиблений аудит відображає шлях доходу протягом життєвого циклу клієнта. Він ретельно вивчає:

• Білінг та виставлення рахунків: Забезпечення коректності правил тарифікації, пропорційного розрахунку, знижок та кредит-нот.
• Життєвий цикл підписки: Моніторинг поведінки клієнтів, як-от оновлення, пониження тарифу, призупинення та поновлення підписки.
• Облік використання: Зіставлення даних про використання продукту з виставленими сумами (особливо важливо для тарифікації на основі використання).
• Звірка систем: Перевірка відповідності підписаних договорів у CRM системах з розрахунковими системами та Головною книгою.

Насамперед аудитори порівнюють очікуваний, виставлений та зібраний дохід і досліджують причини розбіжностей у планах та циклах виставлення рахунків.

Ось деякі ключові ознаки:

• Спостережувані зміни в валової маржі показниках та грошовий потік відхилення очікують роз'яснень.
• Показники старіння дебіторської заборгованості (ДЗ) свідчать про тенденцію до зростання.

Щоб кількісно оцінити точний обсяг фінансових розбіжностей, аудитори використовують такий розрахунок: Витік доходу (%) = Очікуваний дохід - Зібраний дохід Очікуваний  дохід x 100 

SaaS-компанії відновлюють втрачений дохід, негайно усуваючи розбіжності та розставляючи пріоритети у своїх зусиллях за потенційною вартістю в доларах, а також ймовірністю успішного стягнення.

• Виправити невдалі платежі: Налаштуйте автоматичні послідовності повторних спроб та спонукайте клієнтів через сповіщення в застосунку до оновлення платіжних даних.
• Скоригуйте виправлення рахунків: Надішліть точні виправлення рахунків-фактур та стягувати ретроактивні коригування виставлення рахунків для неповністю оплачених облікових записів на основі використання.
• Впровадження умов: Впровадження переглянутих умов може включати коригування термінів поновлення, структур ціноутворення та процесу врегулювання прострочених рахунків-фактур.

Додатково запобігайте витоку доходів SaaS, відмовляючись від одноразових проектів з очищення та натомість розглядаючи їх як постійний процес контролю RevOps та фінансів.

• Оновлення автоматизації: Рухайтеся до повної автоматизації процесу від контракту до готівки та відстеження використання в режимі реального часу.
• Застосувати контроль: Розробіть ретельні робочі процеси затвердження для індивідуальних змін цін та налаштуйте автоматичні нагадування про поновлення.