Was ist eine SaaS-Umsatzsteuergenehmigung?

Eine SaaS-Umsatzsteuergenehmigung bezieht sich in der Regel auf eine Registrierung auf Bundesstaatsebene, die es einem Unternehmen erlaubt oder von ihm verlangt, die Umsatzsteuer (Sales Tax) einzuziehen und aus steuerpflichtigen Transaktionen abzuführen. Die Bundesstaaten bezeichnen dieses Dokument unterschiedlich; einige nennen es Sales Tax Permit, Seller’s Permit, Sales Tax License oder Certificate of Authority.

Ein SaaS-Unternehmen sollte zunächst herausfinden, ob es einen steuerlichen Anknüpfungspunkt (Nexus) zu einem bestimmten Bundesstaat hat. Dies ist in der Regel bei einer physischen Präsenz im Bundesstaat durch Mitarbeiter oder Immobilien der Fall, oder bei einer wirtschaftlichen Aktivität, die den Schwellenwert des Bundesstaates für Fernverkäufer erreicht oder überschritten hat. Die Unterwerfung unter die Steuer des Bundesstaates folgt daraus nicht automatisch; andere Faktoren spielen eine Rolle, darunter die steuerliche Behandlung basierend auf der Art des Softwareangebots, ob das Unternehmen basierend auf dem Standort des Kunden besteuert wird und ob Ausnahmen oder andere Sonderregeln gelten.

Nach dem bahnbrechenden Urteil des US Supreme Court im Fall South Dakota v. Wayfair im Jahr 2018 wurde das sogenannte Erfordernis der physischen Präsenz gekippt, das die Fähigkeit der Bundesstaaten einschränkte, Fernverkäufern die Verantwortung für den Einzug der Umsatzsteuer aufzuerlegen. Infolge dieser Entscheidung können Bundesstaaten von Fernverkäufern verlangen, die Umsatzsteuer basierend auf der wirtschaftlichen Aktivität einzuziehen und abzuführen. Verkäufer müssen das Gesetz auch dann einhalten, wenn sie kein physisches Büro oder andere materielle Vermögenswerte im Bundesstaat haben. Als Folge von Wayfair wurde kein einheitlicher Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus vorgeschrieben. Daher legen die verschiedenen Bundesstaaten ihre eigenen Standards, Registrierungsanforderungen, Schwellenwerte und Inkrafttretensdaten fest.

Die Steuerpflicht von SaaS hängt stark von dem Bundesstaat ab, in dem der Verkauf stattfindet. Beispielsweise könnte Bundesstaat A den Remote-Abonnementzugriff als steuerfrei behandeln, während Bundesstaat B ihn als online zu nutzende Dienstleistung besteuert. Die Einstufung des Produkts als nicht steuerpflichtiger oder steuerpflichtiger Artikel hängt also oft ganz davon ab, was die Software tut, was der Kunde erhält, ob die Ausnahme anwendbar ist oder welche Sonderregelungen angewendet werden.

Eine Umsatzsteuergenehmigung und ein Wiederverkaufszertifikat dienen unterschiedlichen Zwecken.

Eine EIN (Employer Identification Number) ist eine Nummer, die vom US-Finanzministerium an Unternehmen und andere Organisationen vergeben wird, wenn ein Unternehmen als Einzelunternehmen oder in einer Personengesellschaft geführt wird, bei der der Eigentümer eine Sozialversicherungsnummer als Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) verwendet. Ein Unternehmen kann sie nutzen, um die Anforderungen für die Einreichung von Bundessteuern zu erfüllen, die Gehaltsabrechnung des Unternehmens durchzuführen, ein Bankkonto zu eröffnen und für andere ähnliche Zwecke, aber der Erhalt einer EIN gewährt nicht das Recht, eine staatliche Umsatzsteuer einzuziehen. Darüber hinaus unterscheidet sich eine Gewerbelizenz (Business License). Sie gewährt in der Regel die Erlaubnis, ein Unternehmen in einem bestimmten Bundesstaat oder einer bestimmten Gemeinde zu betreiben; eine Umsatzsteuerregistrierung bezieht sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Umsatz- und Verbrauchssteuern.

Ein Merchant of Record (MoR) -Setup bestimmt, welches Unternehmen die Meldung und Abführung der Umsatzsteuer für jede Verkaufstransaktion übernimmt. Ein Merchant of Record, der der Verkäufer in einem Geschäftsvertrag ist, kümmert sich im Allgemeinen um die Umsatzsteuer: Berechnung, Einzug, Steuererklärung/-anmeldung, Steuerabführung und steuerliche Compliance/Registrierung für alle in dieser Vereinbarung enthaltenen Verkäufe. Wer diese Verantwortung trägt, hängt jedoch hauptsächlich davon ab, wie der Vertrag strukturiert ist und wie die Gesetze des jeweiligen Bundesstaates bezüglich der Besteuerung usw. aussehen, einschließlich der Gesetze, die sich auf den Marketplace-Facilitator beziehen.

Die Zusammenarbeit mit einem Merchant of Record bedeutet nicht, dass die staatlichen Steuerpflichten des SaaS-Unternehmens vollständig aufgehoben werden. Das Unternehmen kann weiterhin verpflichtet sein, Steuern oder andere damit zusammenhängende Angelegenheiten separat anzumelden, beispielsweise für seine Direktverkäufe, andere Vertriebskanäle, seine Geschäftstätigkeiten oder eine Transaktion, die nicht durch eine Merchant of Record-Vereinbarung abgedeckt ist.

Vor der Registrierung in einem Bundesstaat sollten Unternehmen Folgendes prüfen:

• Ob sie einen physischen oder wirtschaftlichen Nexus (Economic Nexus) haben;
• Ob ihr spezifisches SaaS-Produkt steuerpflichtig ist;
• Wie der Bundesstaat den Ort der Transaktion bestimmt (Sourcing-Regeln);
• Ob Ausnahmeregelungen gelten;
• Ob ein Marktplatz, ein Reseller oder ein Merchant of Record für den Einzug bei der entsprechenden Transaktion verantwortlich ist;
• Wann die Registrierungs- und Erklärungspflichten beginnen.