Was ist GoBD?

GoBD steht für in Deutschland erlassene Richtlinien, die festlegen, wie Buchführungsunterlagen aufzubewahren und zu verwalten sind. Dies bezieht sich auf Situationen, in denen deutsche Steuer- oder Handelsvorschriften von Steuerpflichtigen verlangen, die erforderlichen Aufzeichnungen im Zusammenhang mit ihren steuerlichen und/oder geschäftlichen Transaktionen zu führen. Die GoBD legen Anforderungen an die Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchungen, den Schutz vor Manipulationen und die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen fest.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Diese Richtlinie wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) als Auslegung bestehender Anforderungen und nicht als eigenständiges Gesetz herausgegeben.

GoBD präzisiert, wie die Anforderungen an Buchführung, Aufzeichnung, Aufbewahrung und Datenzugriff gemäß der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und verwandten Vorschriften für traditionelle und digitale Prozesse gelten.

Der GoBD-Rahmen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen skizziert Prinzipien für die Verwaltung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (traceability and verifiability): Jede Transaktion und jeder Prozessschritt sollte aufgezeichnet werden, um eine spätere Rekonstruktion und Überprüfung zu ermöglichen.
• Vollständigkeit (completeness): Aufzeichnungen sollen alle notwendigen Einträge und Dokumente abdecken.
• Richtigkeit (accuracy): Aufzeichnungen müssen die zugrunde liegenden Transaktionen und anwendbaren Anforderungen korrekt widerspiegeln.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (timely recording): Einträge werden innerhalb eines definierten Zeitrahmens nach dem Eintreten von Ereignissen dokumentiert.
• Ordnung (order): Aufzeichnungen müssen systematisch geführt werden.
• Unveränderbarkeit (Schutz vor undokumentierten Änderungen): Die Originaldaten bleiben unverändert, und spätere Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

Die GoBD legen Standards für die Integrität, Aufbewahrung, Dokumentation und Zugänglichkeit steuerrelevanter Aufzeichnungen fest. Deutschlands nationale E-Rechnungs-Regeln klären, wann strukturierte elektronische Rechnungen für spezifische B2B-Transaktionen verwendet werden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, während bestimmte Rechnungsformate im Rahmen von Übergangsregelungen bis 2026 oder, für einige Unternehmen, bis 2027 gültig bleiben. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

ViDA, oder Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, ist ein eigenständiges EU-Mehrwertsteuerreformpaket, das im März 2025 verabschiedet wurde. Die Pläne zur Umsetzung von ViDA sind in Etappen gegliedert. Die digitale Meldung innerhalb der EU für identifizierte grenzüberschreitende B2B-Transaktionen soll am 1. Juli 2030 in Kraft treten.

Die KassenSichV legt technische Kriterien für bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme, wie computergestützte Kassensysteme, fest, die in § 146a AO behandelt werden. Diese Systeme müssen zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) implementieren, um Transaktionsaufzeichnungen zu dokumentieren und manipulationssicher zu machen.

Die GoBD befasst sich mit der Organisation und Verwaltung aller relevanten Aufzeichnungen, Dokumente und digitalen Prozesse, nicht nur mit jenen, die von der KassenSichV abgedeckt werden. Infolgedessen erfüllt der Einsatz einer TSE bestimmte technische Anforderungen, zeigt aber nicht automatisch die vollständige Übereinstimmung mit allen GoBD-Richtlinien.

Aus praktischen Gründen sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Fakturierungssysteme vollständige Aufzeichnungen führen und Änderungen wie erforderlich nachverfolgen. Aufzeichnungen müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer zugänglich und lesbar bleiben und müssen für eine mögliche Überprüfung durch die Steuerbehörden strukturiert sein.

Eine wesentliche Anforderung ist Verfahrensdokumentation, oder verfahrenstechnische Dokumentation. Diese Dokumentation wird erstellt, damit mit der Materie vertraute Dritte die Systemabläufe überprüfen können. System- oder Verfahrensänderungen werden ebenfalls aufgezeichnet, wenn sie die bestehende Dokumentation betreffen.

Aufbewahrungsfristen hängen von der Art der Aufzeichnungen ab. § 147 AO sieht vor, dass bestimmte Aufzeichnungen und Bücher zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und eine Reihe weiterer spezifizierter Dokumente sechs Jahre aufzubewahren sind, sofern keine Ausnahmen zutreffen.