Wat is GoBD?

GoBD staat voor richtlijnen die in Duitsland zijn uitgevaardigd en die specificeren hoe boekhoudkundige gegevens moeten worden opgeslagen en beheerd. Dit heeft betrekking op situaties waarin Duitse wetten met betrekking tot belasting- of handelsregelgeving eisen dat belastingplichtigen de vereiste gegevens bewaren in verband met hun fiscale en/of zakelijke transacties. De GoBD specificeert vereisten met betrekking tot volledigheid, traceerbaarheid en controleerbaarheid van de gemaakte boekingen, bescherming tegen manipulatie en beschikbaarheid van gegevens.

GoBD staat voor “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Deze richtlijn werd uitgegeven door het Duitse Federale Ministerie van Financiën (BMF) als een interpretatie van bestaande vereisten, in plaats van een op zichzelf staande wet te zijn.

GoBD verduidelijkt hoe de vereisten voor boekhouding, administratie, bewaring en toegang, volgens het Duitse belastingwetboek (Abgabenordnung, AO), het Duitse handelswetboek (Handelsgesetzbuch, HGB) en gerelateerde regelgeving, van toepassing zijn op zowel traditionele als digitale processen.

Het GoBD-raamwerk voor administratie schetst principes voor het beheren en bewaren van gegevens:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (traceerbaarheid en controleerbaarheid): Elke transactie en processtap moet worden vastgelegd om latere reconstructie en controle mogelijk te maken.
• Vollständigkeit (volledigheid): Vastleggingen dienen alle noodzakelijke boekingen en documenten te omvatten.
• Richtigkeit (nauwkeurigheid): Vastleggingen moeten de onderliggende transacties en toepasselijke vereisten correct weergeven.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (tijdige vastlegging): Boekingen worden gedocumenteerd binnen een gedefinieerd tijdsbestek nadat gebeurtenissen hebben plaatsgevonden.
• Ordnung (orde): Vastleggingen moeten systematisch worden bijgehouden.
• Unveränderbarkeit (bescherming tegen ongedocumenteerde wijzigingen): De oorspronkelijke gegevens blijven ongewijzigd, en eventuele latere wijzigingen moeten traceerbaar zijn.

GoBD schetst normen voor de integriteit, bewaring, documentatie en toegankelijkheid van belastinggerelateerde administratie. De Duitse binnenlandse e-facturatieregels verduidelijken wanneer gestructureerde elektronische facturen worden gebruikt voor specifieke B2B-transacties.

Vanaf 1 januari 2025 moeten bedrijven in Duitsland de mogelijkheid hebben om E-Rechnungen te ontvangen, terwijl bepaalde factuurformaten geldig blijven onder overgangsmaatregelen tot en met 2026 of, voor sommige bedrijven, tot en met 2027. E-Rechnungen moeten worden opgesteld in een gestructureerd elektronisch formaat om elektronische verwerking mogelijk te maken.

ViDA, of btw in het digitale tijdperk, is een afzonderlijk EU btw-hervormingspakket dat in maart 2025 is aangenomen. De plannen om ViDA te implementeren, zijn in fasen opgesteld. Digitale rapportage binnen de EU voor geïdentificeerde grensoverschrijdende B2B-transacties zal naar verwachting op 1 juli 2030 van kracht worden.

KassenSichV beschrijft technische criteria voor specifieke elektronische registratiesystemen, zoals computergestuurde kassasystemen, die worden behandeld in Paragraaf 146a AO. Deze systemen zijn verplicht om gecertificeerde Technische Beveiligingsvoorzieningen (TSE) te implementeren om transactiegegevens te documenteren en te beveiligen tegen manipulatie.

GoBD heeft betrekking op de organisatie en het beheer van alle relevante administratie, documenten en digitale processen, en niet alleen op die welke onder de KassenSichV vallen. Het implementeren van een TSE voldoet hierdoor aan bepaalde technische vereisten, maar toont niet automatisch volledige naleving van alle GoBD-richtlijnen aan.

Voor praktische doeleinden moeten bedrijven beoordelen of hun boekhoud-, facturatie- en factureringssystemen volledige gegevens bewaren en wijzigingen bijhouden zoals vereist. Gegevens moeten toegankelijk en leesbaar blijven voor de duur die door regelgeving wordt voorgeschreven, en moeten gestructureerd zijn voor mogelijke controle door belastingautoriteiten.

Een belangrijke vereiste is Verfahrensdokumentation, of procedurele documentatie. Deze documentatie is opgesteld om derden die bekend zijn met het onderwerp in staat te stellen de systeemwerking te beoordelen. Systeem- of procedurewijzigingen worden ook vastgelegd als deze van invloed zijn op bestaande documentatie.

Bewaartermijnen zijn afhankelijk van het type document. Artikel 147 AO bepaalt dat bepaalde bescheiden en boeken tien jaar worden bewaard, boekingsbewijzen acht jaar, en een reeks andere gespecificeerde documenten zes jaar, tenzij uitzonderingen van toepassing zijn.