O que é GoBD?

GoBD refere-se a diretrizes emitidas na Alemanha que especificam como os registros contábeis devem ser armazenados e gerenciados. Isso se relaciona a situações em que as leis alemãs relativas a regulamentações fiscais ou comerciais exigem que os contribuintes mantenham os registros necessários em conexão com suas transações fiscais e/ou comerciais. O GoBD especifica requisitos quanto à integridade do registro, rastreabilidade e verificabilidade das entradas realizadas, proteção contra adulteração e disponibilidade.

GoBD significa “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Esta orientação foi emitida pelo Ministério Federal das Finanças da Alemanha (BMF) como uma interpretação dos requisitos existentes, em vez de ser uma lei autônoma.

A GoBD esclarece como os requisitos de contabilidade, manutenção de registos, retenção e acesso, previstos no Código Fiscal Alemão (Abgabenordnung, AO), no Código Comercial Alemão (Handelsgesetzbuch, HGB) e em regulamentos relacionados, se aplicam tanto a processos tradicionais quanto digitais.

A estrutura de manutenção de registos da GoBD delineia princípios para a gestão e retenção de registos:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (rastreabilidade e verificabilidade): Cada transação e etapa do processo deve ser registrada para permitir posterior reconstrução e revisão.
• Vollständigkeit (completude): Espera-se que os registros abranjam todas as entradas e documentos necessários.
• Richtigkeit (precisão): Os registros devem refletir corretamente as transações subjacentes e os requisitos aplicáveis.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (registro oportuno): As entradas são documentadas dentro de um prazo definido após a ocorrência dos eventos.
• Ordnung (ordem): Os registros devem ser mantidos sistematicamente.
• Imutabilidade (proteção contra alterações não documentadas): Os dados originais permanecem inalterados, e quaisquer alterações posteriores devem ser rastreáveis.

GoBD estabelece padrões para a integridade, retenção, documentação e acessibilidade de registos fiscais. As regras domésticas de faturação eletrónica da Alemanha esclarecem quando faturas eletrónicas estruturadas são utilizadas para transações B2B específicas.

A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas na Alemanha devem ter a capacidade de receber E-Rechnungen, enquanto certos formatos de fatura permanecem válidos sob medidas transitórias até 2026 ou, para algumas empresas, até 2027. A E-Rechnung deve ser produzida em um formato eletrônico estruturado para permitir o processamento eletrônico.

ViDA, ou IVA na Era Digital, é um pacote de reforma distinto do IVA da UE adotado em março de 2025. Os planos para implementar o ViDA estão organizados em fases. A comunicação digital dentro da UE para transações B2B transfronteiriças identificadas está programada para entrar em vigor em 1º de julho de 2030.

A KassenSichV estabelece critérios técnicos para sistemas eletrónicos de registo específicos, tais como sistemas de caixa registadora baseados em computador, que são abordados na Secção 146a AO. Estes sistemas são obrigados a implementar Equipamento de Segurança Técnica (TSE) certificado, a fim de documentar e proteger os registos de transações contra manipulação.

A GoBD aborda a organização e gestão de todos os registos, documentos e processos digitais relevantes, e não apenas aqueles abrangidos pela KassenSichV. Como resultado, ter um TSE implementado satisfaz certas necessidades técnicas, mas não demonstra automaticamente o alinhamento total com todas as diretrizes da GoBD.

Para fins práticos, as empresas devem verificar se os seus sistemas de contabilidade e faturação mantêm registos completos e rastreiam as alterações conforme exigido. Os registos devem permanecer acessíveis e legíveis durante o período exigido pelos regulamentos e precisam de ser estruturados para uma possível revisão pelas autoridades fiscais.

Um requisito fundamental é Verfahrensdokumentation, ou documentação processual. Esta documentação é criada para permitir que terceiros familiarizados com o assunto revisem as operações do sistema. Alterações no sistema ou procedimento também são registradas se afetarem a documentação existente.

Os períodos de retenção dependem do tipo de registro. A Seção 147 AO prevê que certos registros e livros sejam guardados por dez anos, comprovantes de reserva por oito anos, e uma série de outros documentos especificados por seis anos, salvo exceções.