O que é GoBD?

GoBD refere-se a diretrizes emitidas na Alemanha que especificam como os registros contábeis devem ser armazenados e gerenciados. Isso se relaciona a situações em que as leis alemãs relativas a impostos ou regulamentações comerciais exigem que os contribuintes mantenham os registros necessários em conexão com suas transações fiscais e/ou comerciais. O GoBD especifica requisitos quanto à completude dos registros, rastreabilidade e verificabilidade dos lançamentos feitos, proteção contra adulteração e disponibilidade.

GoBD significa “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Esta orientação foi emitida pelo Ministério Federal das Finanças da Alemanha (BMF) como uma interpretação dos requisitos existentes, em vez de ser uma lei autônoma.

GoBD esclarece como os requisitos de contabilidade, manutenção de registros, retenção e acesso sob o Código Fiscal Alemão (Abgabenordnung, AO), o Código Comercial Alemão (Handelsgesetzbuch, HGB) e regulamentos relacionados se aplicam a processos tradicionais e digitais.

A estrutura de manutenção de registros GoBD descreve os princípios para gerenciar e reter registros:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (rastreabilidade e verificabilidade): Cada transação e etapa do processo deve ser registrada para permitir posterior reconstituição e revisão.
• Vollständigkeit (completude): Os registros devem cobrir todas as entradas e documentos necessários.
• Richtigkeit (exatidão): Os registros devem refletir corretamente as transações subjacentes e os requisitos aplicáveis.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (registro em tempo hábil): As entradas são documentadas dentro de um prazo definido após a ocorrência dos eventos.
• Ordnung (ordem): Os registros devem ser mantidos sistematicamente.
• Imutabilidade (proteção contra alterações não documentadas): Os dados originais permanecem inalterados, e quaisquer alterações posteriores devem ser rastreáveis.

GoBD estabelece padrões para a integridade, retenção, documentação e acessibilidade de registros fiscais. As regras de e-faturação domésticas da Alemanha esclarecem quando faturas eletrônicas estruturadas são utilizadas para transações B2B específicas.

A partir de 1º de janeiro de 2025, empresas na Alemanha deverão ter a capacidade de receber E-Rechnungen, enquanto certos formatos de fatura permanecem válidos sob medidas transitórias até 2026 ou, para algumas empresas, até 2027. A E-Rechnung deve ser produzida em um formato eletrônico estruturado para permitir o processamento eletrônico.

ViDA, ou IVA na Era Digital, é um pacote distinto de reforma do IVA da UE adotado em março de 2025. Os planos para implementar o ViDA estão organizados em etapas. A comunicação digital dentro da UE para transações B2B transfronteiriças identificadas está programada para entrar em vigor em 1º de julho de 2030.

A KassenSichV descreve os critérios técnicos para sistemas de registro eletrônico específicos, como sistemas de caixa registradora baseados em computador, que são abordados na Seção 146a AO. Esses sistemas são obrigados a implementar Equipamento de Segurança Técnica (TSE) certificado, a fim de documentar e proteger os registros de transações contra manipulação.

A GoBD aborda a organização e gestão de todos os registros, documentos e processos digitais relevantes, não apenas aqueles cobertos pela KassenSichV. Como resultado, ter um TSE em funcionamento atende a certas necessidades técnicas, mas não demonstra automaticamente o alinhamento total com todas as diretrizes da GoBD.

Para fins práticos, as empresas devem revisar se seus sistemas de contabilidade, faturamento e emissão de notas fiscais retêm registros completos e rastreiam as mudanças conforme exigido. Os registros devem permanecer acessíveis e legíveis pelo período exigido pelos regulamentos e precisam ser estruturados para possível revisão pelas autoridades fiscais.

Um requisito fundamental é Verfahrensdokumentation, ou documentação de procedimentos. Esta documentação é criada para permitir que terceiros familiarizados com o assunto revisem as operações do sistema. Alterações no sistema ou nos procedimentos também são registradas se afetarem a documentação existente.

Os períodos de retenção dependem do tipo de registro. A Seção 147 AO prevê que certos registros e livros sejam mantidos por dez anos, comprovantes de lançamento por oito anos, e uma série de outros documentos especificados por seis anos, a menos que se apliquem exceções.