Qu'est-ce que GoBD ?

GoBD désigne les directives émises en Allemagne qui précisent la manière dont les documents comptables doivent être stockés et gérés. Cela s'applique aux situations où les lois allemandes relatives à la fiscalité ou aux réglementations commerciales exigent que les contribuables conservent les registres nécessaires en lien avec leurs opérations fiscales et/ou commerciales. Les GoBD spécifient les exigences concernant l'exhaustivité des enregistrements, la traçabilité et la vérifiabilité des écritures, la protection contre la falsification et la disponibilité.

GoBD signifie « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. » Cette directive a été publiée par le ministère fédéral des Finances allemand (BMF) en tant qu'interprétation des exigences existantes, plutôt qu'une loi à part entière.

Le GoBD précise la manière dont les exigences en matière de tenue de livres, d'enregistrement, de conservation et d'accès, en vertu du Code fiscal allemand (Abgabenordnung, AO), du Code de commerce allemand (Handelsgesetzbuch, HGB) et des réglementations connexes, s'appliquent aux processus traditionnels et numériques.

Le cadre GoBD relatif à la tenue des documents énonce les principes de gestion et de conservation des documents :

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (traçabilité et vérifiabilité) : Chaque transaction et étape de processus doit être enregistrée pour permettre une reconstruction et une révision ultérieures.
• Vollständigkeit (exhaustivité): Les enregistrements doivent couvrir toutes les écritures et documents nécessaires.
• Richtigkeit (exactitude): Les enregistrements doivent refléter correctement les transactions sous-jacentes et les exigences applicables.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (enregistrement en temps opportun): Les écritures sont documentées dans un délai défini après la survenue des événements.
• Ordnung (ordre): Les enregistrements doivent être tenus systématiquement.
• Immutabilité (protection contre les modifications non documentées) : Les données d'origine restent inchangées, et toute modification ultérieure doit être traçable.

Le GoBD définit les normes d'intégrité, de conservation, de documentation et d'accessibilité des documents fiscaux. Les règles allemandes de facturation électronique précisent quand les factures électroniques structurées sont utilisées pour des transactions B2B spécifiques.

Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des E-Rechnungen, tandis que certains formats de facture restent valides en vertu de mesures transitoires jusqu'en 2026 ou, pour certaines entreprises, jusqu'en 2027. Les E-Rechnungen doivent être produites dans un format électronique structuré afin de permettre un traitement électronique.

ViDA, ou TVA à l'ère numérique, est un ensemble distinct de réformes de la TVA de l'UE adopté en mars 2025. Les plans de mise en œuvre de ViDA sont échelonnés. La déclaration numérique au sein de l'UE pour les transactions B2B transfrontalières identifiées devrait entrer en vigueur le 1er juillet 2030.

Le KassenSichV définit les critères techniques pour les systèmes d'enregistrement électronique spécifiques, tels que les systèmes de caisse enregistreuse informatisés, qui sont abordés à l'article 146a AO. Ces systèmes sont tenus de mettre en œuvre un équipement technique de sécurité certifié (TSE) afin de documenter et de sécuriser les enregistrements de transactions contre toute manipulation.

GoBD traite de l'organisation et de la gestion de tous les enregistrements, documents et processus numériques pertinents, et pas seulement ceux couverts par KassenSichV. Par conséquent, la mise en place d'un TSE répond à certains besoins techniques mais ne démontre pas automatiquement une conformité totale avec toutes les directives GoBD.

À des fins pratiques, les entreprises devraient s'assurer que leurs systèmes de comptabilité, de facturation et d'émission de factures conservent des enregistrements complets et suivent les modifications nécessaires. Les enregistrements doivent rester accessibles et lisibles pendant la durée exigée par la réglementation et doivent être structurés pour permettre un éventuel examen par les autorités fiscales.

Une exigence clé est Verfahrensdokumentation, ou la documentation procédurale. Cette documentation est créée pour permettre à des tiers familiers avec le sujet d'examiner les opérations du système. Les modifications du système ou des procédures sont également enregistrées si elles affectent la documentation existante.

Les périodes de conservation dépendent du type d'enregistrement. L'article 147 AO prévoit que certains enregistrements et livres sont conservés pendant dix ans, les pièces justificatives comptables pendant huit ans, et une série d'autres documents spécifiés pendant six ans, sauf si des exceptions s'appliquent.