Ce este GoBD?

GoBD reprezintă un set de directive emise în Germania care specifică modul în care înregistrările contabile trebuie stocate și gestionate. Acestea se referă la situațiile în care legile germane privind reglementările fiscale sau comerciale impun contribuabililor să mențină înregistrările necesare în legătură cu tranzacțiile lor fiscale și/sau comerciale. GoBD specifică cerințe privind completitudinea înregistrărilor, trasabilitatea și verificabilitatea înregistrărilor efectuate, protecția împotriva modificărilor neautorizate și disponibilitatea.

GoBD înseamnă „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Aceste îndrumări au fost emise de Ministerul Federal German de Finanțe (BMF) ca o interpretare a cerințelor existente, mai degrabă decât o lege de sine stătătoare.

GoBD clarifică modul în care cerințele de contabilitate, păstrare a înregistrărilor, reținere și acces, conform Codului Fiscal German (Abgabenordnung, AO), Codului Comercial German (Handelsgesetzbuch, HGB) și reglementărilor conexe, se aplică atât proceselor tradiționale, cât și celor digitale.

Cadrul GoBD privind păstrarea înregistrărilor subliniază principiile pentru gestionarea și reținerea acestora:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (trasabilitate și verificabilitate): Fiecare tranzacție și etapă a procesului ar trebui înregistrată pentru a permite ulterior reconstrucția și revizuirea.
• Vollständigkeit (integralitate): Înregistrările ar trebui să acopere toate intrările și documentele necesare.
• Richtigkeit (exactitate): Înregistrările trebuie să reflecte corect tranzacțiile subiacente și cerințele aplicabile.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (înregistrare în timp util): Intrările sunt documentate într-un interval de timp definit după producerea evenimentelor.
• Ordnung (ordine): Înregistrările trebuie păstrate sistematic.
• Unveränderbarkeit (protecție împotriva modificărilor nedocumentate): Datele originale rămân neschimbate, iar orice modificări ulterioare trebuie să poată fi urmărite.

GoBD stabilește standarde pentru integritatea, păstrarea, documentarea și accesibilitatea înregistrărilor fiscale. Normele interne de e-facturare din Germania clarifică momentul în care facturile electronice structurate sunt utilizate pentru tranzacții B2B specifice.

Începând cu 1 ianuarie 2025, companiile din Germania trebuie să aibă capacitatea de a primi E-Rechnungen, în timp ce anumite formate de facturi rămân valide conform măsurilor tranzitorii până în 2026 sau, pentru unele companii, până în 2027. E-Rechnung trebuie să fie produsă într-un format electronic structurat pentru a permite procesarea electronică.

ViDA, sau TVA în Era Digitală, este un pachet distinct de reformă a TVA a UE, adoptat în martie 2025. Planurile de implementare a ViDA sunt organizate în etape. Raportarea digitală în cadrul UE pentru tranzacțiile transfrontaliere B2B identificate este programată să intre în vigoare la 1 iulie 2030.

KassenSichV stabilește criterii tehnice pentru anumite sisteme electronice de înregistrare, cum ar fi sistemele de case de marcat bazate pe computer, care sunt abordate în Secțiunea 146a AO. Aceste sisteme trebuie să implementeze Echipamente Tehnice de Securitate (TSE) certificate pentru a documenta și a securiza înregistrările tranzacțiilor împotriva manipulării.

GoBD abordează organizarea și managementul tuturor înregistrărilor relevante, documentelor și proceselor digitale, nu doar pe cele acoperite de KassenSichV. Drept urmare, existența unui TSE îndeplinește anumite nevoi tehnice, dar nu demonstrează automat o aliniere completă cu toate ghidurile GoBD.

În scopuri practice, companiile ar trebui să verifice dacă sistemele lor de contabilitate, de facturare și de emitere a facturilor păstrează înregistrări complete și urmăresc modificările conform cerințelor. Înregistrările trebuie să rămână accesibile și lizibile pe durata cerută de reglementări și trebuie să fie structurate pentru o eventuală verificare de către autoritățile fiscale.

O cerință cheie este Verfahrensdokumentation, sau documentație procedurală. Această documentație este creată pentru a permite terților familiarizați cu subiectul să revizuiască operațiunile sistemului. Modificările de sistem sau de procedură sunt, de asemenea, înregistrate dacă afectează documentația existentă.

Perioadele de păstrare depind de tipul înregistrării. Secțiunea 147 AO prevede că anumite înregistrări și cărți sunt păstrate timp de zece ani, documentele justificative timp de opt ani, și o serie de alte documente specificate timp de șase ani, cu excepția cazului în care se aplică excepții.