Cos'è la GoBD?

GoBD sta per linee guida emanate in Germania che specificano come i registri contabili devono essere archiviati e gestiti. Questo si riferisce a situazioni in cui le leggi tedesche relative a norme fiscali o commerciali richiedono che i contribuenti mantengano i registri necessari in relazione alle loro operazioni fiscali e/o commerciali. Le GoBD specificano i requisiti in merito alla completezza delle registrazioni, alla tracciabilità e verificabilità delle voci effettuate, alla protezione dalla manomissione e alla disponibilità.

GoBD sta per “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Questa guida è stata emessa dal Ministero Federale delle Finanze tedesco (BMF) come interpretazione dei requisiti esistenti, piuttosto che come una legge a sé stante.

GoBD chiarisce il modo in cui i requisiti di contabilità, tenuta dei registri, conservazione e accesso ai sensi del Codice Fiscale tedesco (Abgabenordnung, AO), del Codice Commerciale tedesco (Handelsgesetzbuch, HGB) e delle normative correlate si applicano sia ai processi tradizionali che a quelli digitali.

Il quadro normativo GoBD per la tenuta dei registri delinea i principi per la gestione e la conservazione dei documenti:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (tracciabilità e verificabilità): Ogni transazione e fase di processo dovrebbe essere registrata per consentire una successiva ricostruzione e revisione.
• Vollständigkeit (completezza): I registri devono coprire tutte le voci e i documenti necessari.
• Richtigkeit (accuratezza): I registri devono riflettere correttamente le transazioni sottostanti e i requisiti applicabili.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (registrazione tempestiva): Le voci sono documentate entro un periodo di tempo definito dopo il verificarsi degli eventi.
• Ordnung (ordine): I registri devono essere mantenuti sistematicamente.
• Unveränderbarkeit (protezione contro modifiche non documentate): I dati originali rimangono invariati e qualsiasi modifica successiva deve essere tracciabile.

GoBD definisce gli standard per l'integrità, la conservazione, la documentazione e l'accessibilità dei registri fiscali. Le normative tedesche sulla fatturazione elettronica interna chiariscono quando le fatture elettroniche strutturate vengono utilizzate per specifiche transazioni B2B.

Dal 1° gennaio 2025, le imprese in Germania dovranno essere in grado di ricevere le E-Rechnungen, mentre alcuni formati di fattura rimarranno validi nell'ambito di misure transitorie fino al 2026 o, per alcune imprese, fino al 2027. Le E-Rechnung devono essere prodotte in un formato elettronico strutturato per consentirne la gestione elettronica.

ViDA, o VAT in the Digital Age, è un pacchetto distinto di riforme IVA dell'UE adottato a marzo 2025. I piani per implementare ViDA sono organizzati in fasi. La rendicontazione digitale all'interno dell'UE per le transazioni B2B transfrontaliere identificate è prevista per entrare in vigore il 1° luglio 2030.

La KassenSichV delinea i criteri tecnici per specifici sistemi di registrazione elettronica, come i sistemi di registratori di cassa basati su computer, che sono trattati nella Sezione 146a AO. Questi sistemi sono tenuti a implementare un'Attrezzatura Tecnica di Sicurezza (TSE) certificata al fine di documentare e proteggere i registri delle transazioni contro la manipolazione.

GoBD affronta l'organizzazione e la gestione di tutti i registri, documenti e processi digitali rilevanti, non solo quelli coperti dalla KassenSichV. Di conseguenza, avere una TSE in atto soddisfa determinate esigenze tecniche ma non dimostra automaticamente la piena conformità a tutte le linee guida GoBD.

Ai fini pratici, le aziende dovrebbero verificare se i loro sistemi di contabilità, fatturazione e gestione delle fatture conservano registrazioni complete e tracciano i cambiamenti come richiesto. Le registrazioni devono rimanere accessibili e leggibili per la durata richiesta dalle normative e devono essere strutturate per una possibile revisione da parte delle autorità fiscali.

Un requisito chiave è Verfahrensdokumentation, o documentazione procedurale. Questa documentazione è creata per consentire a terze parti familiari con l'argomento di esaminare le operazioni del sistema. Anche le modifiche al sistema o alle procedure vengono registrate se influenzano la documentazione esistente.

I periodi di conservazione dipendono dal tipo di registrazione. La Sezione 147 AO prevede che alcuni registri e libri siano conservati per dieci anni, i giustificativi contabili per otto anni e una serie di altri documenti specificati per sei anni, a meno che non si applichino eccezioni.