Що таке GoBD?

GoBD означає настанови, видані в Німеччині, які визначають, як слід зберігати та керувати бухгалтерськими записами. Це стосується ситуацій, коли німецькі закони, що стосуються податкових або комерційних норм, вимагають від платників податків ведення необхідних записів у зв'язку з їхніми податковими та/або діловими операціями. GoBD встановлює вимоги щодо повноти записів, їх простежуваності та можливості перевірки внесених даних, захисту від підробки та доступності.

GoBD означає «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff». Ці вказівки були видані Федеральним міністерством фінансів Німеччини (BMF) як інтерпретація існуючих вимог, а не як самостійний закон.

GoBD роз'яснює, як вимоги до бухгалтерського обліку, ведення документації, її зберігання та доступу згідно з Податковим кодексом Німеччини (Abgabenordnung, AO), Торговельним кодексом Німеччини (Handelsgesetzbuch, HGB) та відповідними нормативними актами застосовуються як до традиційних, так і до цифрових процесів.

Система ведення документації GoBD окреслює принципи управління та зберігання записів:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (traceability and verifiability): Кожна транзакція та етап процесу повинні бути записані для можливості подальшої реконструкції та перегляду.
• Повнота (completeness): Записи повинні охоплювати всі необхідні проводки та документи.
• Правильність (accuracy): Записи повинні правильно відображати базові транзакції та відповідні вимоги.
• Своєчасні проводки та записи (timely recording): Проводки документуються протягом визначеного терміну після настання подій.
• Порядок (order): Записи повинні підтримуватися систематично.
• Незмінність (захист від недокументованих змін): Вихідні дані залишаються незмінними, а будь-які пізніші зміни мають бути відстежуваними.

GoBD визначає стандарти цілісності, зберігання, документування та доступності податкової документації. Внутрішні правила Німеччини щодо електронного виставлення рахунків-фактур уточнюють, коли структуровані електронні рахунки-фактури використовуються для конкретних B2B транзакцій.

З 1 січня 2025 року підприємства в Німеччині повинні мати можливість приймати E-Rechnungen, тоді як певні формати рахунків-фактур залишаються чинними згідно з перехідними положеннями до 2026 року або, для деяких підприємств, до 2027 року. E-Rechnung має бути створений у структурованому електронному форматі для забезпечення електронної обробки.

ViDA, або ПДВ в цифрову епоху, — це окремий пакет реформ ПДВ ЄС, прийнятий у березні 2025 року. Плани щодо впровадження ViDA розподілені на етапи. Цифрова звітність у межах ЄС щодо ідентифікованих транскордонних B2B операцій має набути чинності 1 липня 2030 року.

KassenSichV визначає технічні критерії для певних електронних систем обліку, таких як комп'ютеризовані касові системи, що розглядаються у Розділі 146a AO. Ці системи повинні впроваджувати сертифіковане Технічне Обладнання Безпеки (TSE) для документування та захисту облікових записів транзакцій від маніпуляцій.

GoBD стосується організації та управління всіма відповідними записами, документами та цифровими процесами, а не лише тими, що охоплюються KassenSichV. Як наслідок, наявність TSE задовольняє певні технічні потреби, але не автоматично демонструє повну відповідність усім вказівкам GoBD.

З практичної точки зору, компаніям слід перевірити, чи їхні системи бухгалтерського обліку, виставлення рахунків та інвойсів зберігають повні записи та відстежують зміни відповідно до вимог. Записи мають залишатися доступними та читабельними протягом терміну, встановленого нормативними актами, і повинні бути структуровані для можливої перевірки податковими органами.

Ключовою вимогою є Процесна документація, або процедурна документація. Ця документація створюється, щоб дозволити третім сторонам, знайомим з предметом, перевіряти роботу системи. Зміни системи або процедур також записуються, якщо вони впливають на існуючу документацію.

Терміни зберігання залежать від типу запису. Розділ 147 AO передбачає, що певні записи та книги зберігаються десять років, облікові ваучери — вісім років, а низка інших зазначених документів — шість років, якщо не застосовуються винятки.