Czym jest GoBD?

GoBD to skrót od wytycznych wydanych w Niemczech, które określają, w jaki sposób dokumentacja księgowa musi być przechowywana i zarządzana. Dotyczy to sytuacji, w których niemieckie przepisy dotyczące regulacji podatkowych lub handlowych wymagają od podatników prowadzenia wymaganej dokumentacji w związku z ich rozliczeniami podatkowymi i/lub transakcjami biznesowymi. GoBD określa wymogi dotyczące kompletności, identyfikowalności i weryfikowalności dokonanych wpisów, ochrony przed manipulacją oraz dostępności dokumentacji.

GoBD oznacza „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Te wytyczne zostały wydane przez Federalne Ministerstwo Finansów Niemiec (BMF) jako interpretacja istniejących wymogów, a nie jako samodzielne prawo.

GoBD precyzuje sposób, w jaki wymogi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencjonowania, przechowywania i dostępu do danych, zgodnie z niemieckim kodeksem fiskalnym (Abgabenordnung, AO), niemieckim kodeksem handlowym (Handelsgesetzbuch, HGB) oraz powiązanymi przepisami, mają zastosowanie zarówno do procesów tradycyjnych, jak i cyfrowych.

Ramy ewidencjonowania GoBD określają zasady zarządzania i przechowywania danych:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (możliwość śledzenia i weryfikacji): Każda transakcja i etap procesu powinny być rejestrowane, aby umożliwić późniejszą rekonstrukcję i weryfikację.
• Vollständigkeit (kompletność): Rejestry powinny obejmować wszystkie niezbędne wpisy i dokumenty.
• Richtigkeit (dokładność): Rejestry muszą prawidłowo odzwierciedlać podstawowe transakcje i obowiązujące wymagania.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (terminowe rejestrowanie): Wpisy są dokumentowane w określonym terminie po wystąpieniu zdarzeń.
• Ordnung (porządek): Rejestry muszą być prowadzone systematycznie.
• Niezmienność (ochrona przed nieudokumentowanymi zmianami): Oryginalne dane pozostają niezmienione, a wszelkie późniejsze zmiany muszą być możliwe do śledzenia.

GoBD określa standardy integralności, przechowywania, dokumentacji i dostępności zapisów związanych z podatkami. Niemieckie krajowe zasady dotyczące e-faktur precyzują, kiedy ustrukturyzowane faktury elektroniczne są wykorzystywane w przypadku konkretnych transakcji B2B.

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorstwa w Niemczech muszą posiadać możliwość odbierania E-Rechnungen, podczas gdy niektóre formaty faktur pozostają ważne w ramach przepisów przejściowych do 2026 r. lub, dla niektórych firm, do 2027 r. E-Rechnung musi być wystawiana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, aby umożliwić jej elektroniczne przetwarzanie.

ViDA, czyli VAT w erze cyfrowej, to odrębny pakiet reform VAT w UE przyjęty w marcu 2025 roku. Plany wdrożenia ViDA są realizowane etapami. Cyfrowe raportowanie w UE dla zidentyfikowanych transakcji transgranicznych B2B ma wejść w życie 1 lipca 2030 roku.

KassenSichV określa kryteria techniczne dla określonych elektronicznych systemów rejestrujących, takich jak komputerowe systemy kasowe, o których mowa w Sekcji 146a AO. Systemy te są zobowiązane do wdrożenia certyfikowanych Technicznych Urządzeń Zabezpieczających (TSE) w celu dokumentowania i zabezpieczania zapisów transakcji przed manipulacją.

GoBD dotyczy organizacji i zarządzania wszystkimi odpowiednimi zapisami, dokumentami i procesami cyfrowymi, a nie tylko tymi objętymi KassenSichV. W rezultacie, posiadanie TSE spełnia pewne potrzeby techniczne, ale nie świadczy automatycznie o pełnej zgodności ze wszystkimi wytycznymi GoBD.

W celach praktycznych firmy powinny sprawdzić, czy ich systemy księgowe, rozliczeniowe i fakturowania przechowują kompletne zapisy i śledzą zmiany zgodnie z wymogami. Dokumentacja musi pozostać dostępna i czytelna przez okres wymagany przepisami oraz musi być strukturyzowana pod kątem ewentualnej kontroli przez organy podatkowe.

Kluczowym wymogiem jest Verfahrensdokumentation, lub dokumentacja proceduralna. Dokumentacja ta jest tworzona w celu umożliwienia stronom trzecim, zaznajomionym z tematem, przeglądu działania systemu. Zmiany w systemie lub procedurach są również rejestrowane, jeśli mają wpływ na istniejącą dokumentację.

Okresy przechowywania zależą od rodzaju zapisu. Sekcja 147 AO stanowi, że pewne zapisy i księgi są przechowywane przez dziesięć lat, dowody księgowe przez osiem lat, a szereg innych wyszczególnionych dokumentów przez sześć lat, chyba że obowiązują wyjątki.