¿Qué es GoBD?

Las GoBD se refieren a directrices emitidas en Alemania que especifican cómo deben almacenarse y gestionarse los registros contables. Esto se relaciona con situaciones en las que las leyes alemanas relativas a regulaciones fiscales o comerciales exigen que los contribuyentes mantengan los registros requeridos en relación con sus transacciones fiscales y/o comerciales. Las GoBD especifican requisitos con respecto a la integridad de los registros, la trazabilidad y la verificabilidad de las entradas realizadas, la protección contra manipulaciones y la disponibilidad.

GoBD significa “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Esta guía fue emitida por el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania (BMF) como una interpretación de los requisitos existentes, en lugar de ser una ley independiente.

GoBD clarifica cómo los requisitos de contabilidad, mantenimiento de registros, retención y acceso, según el Código Fiscal Alemán (Abgabenordnung, AO), el Código Mercantil Alemán (Handelsgesetzbuch, HGB) y las normativas relacionadas, se aplican tanto a los procesos tradicionales como a los digitales.

El marco de mantenimiento de registros de GoBD establece los principios para la gestión y retención de registros:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (trazabilidad y verificabilidad): Cada transacción y paso del proceso debe registrarse para permitir su posterior reconstrucción y revisión.
• Vollständigkeit (exhaustividad): Se espera que los registros cubran todas las entradas y documentos necesarios.
• Richtigkeit (exactitud): Los registros deben reflejar correctamente las transacciones subyacentes y los requisitos aplicables.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (registro oportuno): Las entradas se documentan dentro de un plazo definido después de que ocurran los eventos.
• Ordnung (orden): Los registros deben mantenerse de forma sistemática.
• Inmutabilidad (protección contra cambios indocumentados): Los datos originales se mantienen inalterados, y cualquier cambio posterior debe ser rastreable.

GoBD establece estándares para la integridad, conservación, documentación y accesibilidad de los registros relacionados con impuestos. Las normas nacionales de facturación electrónica de Alemania aclaran cuándo se utilizan las facturas electrónicas estructuradas para transacciones B2B específicas.

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania deberán tener la capacidad de recibir facturas electrónicas, mientras que ciertos formatos de factura seguirán siendo válidos bajo medidas transitorias hasta 2026 o, para algunas empresas, hasta 2027. Las facturas electrónicas deben producirse en un formato electrónico estructurado para permitir su procesamiento electrónico.

ViDA, o IVA en la Era Digital, es un paquete distintivo de reforma del IVA de la UE adoptado en marzo de 2025. Los planes para implementar ViDA están organizados en etapas. La notificación digital dentro de la UE para transacciones B2B transfronterizas identificadas está programada para entrar en vigor el 1 de julio de 2030.

KassenSichV establece los criterios técnicos para sistemas de registro electrónico específicos, como los sistemas de caja registradora basados en computadora, que se abordan en la Sección 146a de la AO. Estos sistemas deben implementar un Equipo de Seguridad Técnica (TSE) certificado para documentar y proteger los registros de transacciones contra la manipulación.

GoBD aborda la organización y gestión de todos los registros, documentos y procesos digitales relevantes, no solo aquellos cubiertos por KassenSichV. Como resultado, disponer de un TSE satisface ciertas necesidades técnicas, pero no demuestra automáticamente una alineación completa con todas las directrices de GoBD.

A efectos prácticos, las empresas deben revisar si sus sistemas de contabilidad, facturación y cobro conservan registros completos y rastrean los cambios según lo requerido. Los registros deben permanecer accesibles y legibles durante el plazo exigido por la normativa, y deben estar estructurados para una posible revisión por parte de las autoridades fiscales.

Un requisito clave es Verfahrensdokumentation, o documentación de procedimientos. Esta documentación se crea para permitir que terceros familiarizados con el tema revisen las operaciones del sistema. Los cambios en el sistema o los procedimientos también se registran si afectan a la documentación existente.

Los períodos de retención dependen del tipo de registro. La Sección 147 AO establece que ciertos registros y libros se conservan durante diez años, los comprobantes de reserva durante ocho años y una serie de otros documentos especificados durante seis años, a menos que se apliquen excepciones.