¿Qué es la jerarquía de cuentas de SaaS?

La jerarquía de cuentas SaaS es un modelo de datos multinivel que conecta una cuenta padre con cuentas hijas en filiales, sucursales o departamentos. Las empresas de software pueden gestionar organizaciones empresariales complejas empleando una estructura central a través de relaciones padre-hijo, en lugar de operar de forma independiente.

Una jerarquía funcional suele estar presente en las empresas SaaS B2B que hacen la transición a segmentos de mercado superiores. Una función podría implicar mantener la organización de los datos a medida que los clientes crecen para mitigar los registros desorganizados y ofrecer una vista centralizada de las interacciones con los clientes.

Una jerarquía definida puede influir en las operaciones de los equipos de facturación, ventas y éxito del cliente al ilustrar las relaciones entre las entidades.

•   Eficiencia de la facturación: La empresa puede elegir entre una única factura para toda la compañía o facturas separadas para cada sucursal local debido a medidas de eficiencia de facturación.
•   Estrategia de Ventas: Los equipos de ventas pueden identificar oportunidades potenciales de expansión al determinar qué subsidiarias de una empresa matriz global no están utilizando actualmente el producto.
•   éxito del cliente: Los gerentes de éxito pueden monitorear la “salud” general de una empresa identificando cuentas secundarias que puedan representar un riesgo para el valor total del contrato.
•   Precisión de los Informes: Consolidar datos evita el recuento duplicado de leads y asegura que los paneles ejecutivos reflejen la verdadera magnitud de una asociación.

En un modelo jerárquico, los datos contables “se consolidan” desde los niveles inferiores hasta la cima. Es decir, aunque una única sucursal tenga sus propias métricas, el registro de la empresa matriz corresponde a la suma acumulada de todas sus partes.

Para crear una jerarquía de cuentas, primero, alinee su CRM (como Salesforce) con su software de facturación. Comience creando un registro de “Master Parent” y utilice un campo de búsqueda o un “Parent ID” para conectar todas las demás cuentas, asegurando datos consistentes.

 Algunos puntos a considerar:

•   Restricciones del sistema: Verifique que su CRM y software de facturación sean compatibles con una estructura jerárquica que admita múltiples niveles de anidamiento sin causar problemas en los informes.
•     Permisos de acceso: Determinar si los usuarios a nivel principal deben tener autorización para gestionar todos los datos de las cuentas secundarias.

Uno de los problemas más importantes en la gestión de jerarquías es cómo fluirá el dinero. Facturación consolidada significa que todos los cargos de las cuentas secundarias se fusionan en una única factura, que luego se envía a la empresa matriz. La facturación dividida trata a todas las cuentas secundarias como pagadores individuales. En la mayoría de los casos, la decisión se basa en las preferencias contables internas del cliente y también en su residencia fiscal.

 Facturación Consolidada:

•   Es posible realizar modificaciones en los procesos de cuentas por cobrar para el proveedor, lo que puede estar relacionado con una supervisión financiera más amplia para el cliente.
•   Comprensión del cliente y contracargo los procedimientos pueden verse afectados por el método utilizado para asignar costes entre departamentos.

 Facturación dividida:

•   Las sucursales individuales tienen la autonomía para gestionar sus propios presupuestos, lo que también puede afectar a el cumplimiento fiscal local los procesos.
•   Un mayor volumen de facturas puede correlacionarse con una mayor implicación del proveedor en el seguimiento y la cobranza.

Los usos típicos de esta estructura son la facturación multisitio, donde el propietario de una franquicia es responsable de 50 ubicaciones diferentes, y los acuerdos empresariales, donde un conglomerado global opera instancias separadas para diferentes marcas.

Además, las redes de revendedores emplean jerarquías para administrar distribuidores “abuelos” que controlan a los revendedores “padres”, quienes a su vez gestionan a los usuarios finales “hijos”. Este arreglo es un factor en venta cruzada actividades, permitiendo a un proveedor vender una nueva línea de productos a una empresa hermana de un cliente actual.