¿Qué es el Ingreso No Devengado en SaaS?

Los ingresos no devengados de SaaS describen los pagos de clientes cobrados antes de la entrega de todos los servicios de software contratados. Este tipo de ingresos se conoce a menudo como ingresos diferidos o un pasivo contractual, términos que reflejan una obligación pendiente bajo acuerdos existentes. Según las normas contables ASC 606 e IFRS 15, los ingresos se reconocen oficialmente solo después de que se hayan cumplido las obligaciones de desempeño del servicio.

En la industria SaaS, estos pagos son comunes, dado que los ingresos suelen provenir de la facturación mensual, anual o de prepago. Por ejemplo, recibir el pago de una suscripción anual significa que los fondos se registran por adelantado, mientras que los ingresos se reconocen gradualmente durante la duración del contrato a medida que se prestan los servicios.

Las principales características de los ingresos no devengados en SaaS:

• Pasivo al primer registro
• A menudo relacionado con suscripciones de prepago
• Reconocido paso a paso a medida que se prestan los servicios
• Vinculado con los estándares relevantes de reconocimiento de ingresos
• Principalmente rastreado por la gerencia utilizando herramientas automatizadas

Los ingresos no devengados existen en todo tipo de industrias, y el SaaS no es una excepción. Sin embargo, los ingresos no devengados del SaaS difieren de los de las empresas tradicionales basadas en productos o proyectos.

Las empresas que venden productos suelen reconocer los ingresos cuando los bienes se venden o se entregan. Las empresas que realizan trabajos basados en un proyecto suelen reconocer los ingresos cuando completan una fase determinada del proyecto (un hito) o al finalizar el proyecto. Las empresas SaaS reconocen los ingresos por proporcionar a los clientes acceso al software y los servicios que la empresa aloja. En consecuencia, reconocen los ingresos de forma periódica.

El registro de ingresos no devengados de acuerdo con los procedimientos establecidos se incluye en las actividades continuas de monitoreo de transacciones. Cuando se sigue un proceso uniforme para los ingresos diferidos, los asientos se organizan para reflejar cuándo se prestan los servicios relacionados.

ASC 606 e IFRS 15 describen métodos para el reconocimiento de ingresos basados en la finalización de los servicios, de modo que la documentación financiera se alinee con los plazos de los servicios en lugar de la recepción del pago.

Beneficios y Desafíos

Los ingresos no devengados se incluyen en tres estados financieros principales, y cada uno refleja su tratamiento desde una perspectiva diferente.

Este método mantiene una distinción entre el dinero recibido y los ingresos que pueden reportarse según las reglas contables para empresas SaaS, y a menudo sorprende a los fundadores. La información sobre los ingresos diferidos apoya la medición de los ingresos a reconocer en períodos futuros a medida que se ejecutan los contratos.

Factores que pueden afectar cómo se registra el ingreso no devengado incluyen:

• Duración del contrato
• Frecuencia de los ciclos de facturación
• Acuerdos para renovaciones o cancelaciones de contratos
• Número y tipo de obligaciones asignadas a cada contrato

El proceso de contabilidad para los ingresos no devengados consta de una serie de pasos estándar.

Paso 1: Registrar el pago del cliente

Cuando se recibe el pago antes de la prestación del servicio:

• Débito: Efectivo
• Crédito: Ingreso no devengado

Este asiento inicial aumenta el efectivo y registra una obligación correspondiente por ingresos no devengados.

Paso 2: Reconocer Ingresos a lo Largo del Tiempo

A medida que se presta cada parte del servicio al cliente, se utilizan procedimientos contables para reflejar los ingresos devengados durante el período del acuerdo.

• Débito: Ingreso no devengado
• Crédito: Ingresos

El aumento del tamaño de las organizaciones SaaS puede requerir una consideración adicional para monitorear los ingresos no devengados. Con la mayor frecuencia de facturación (p. ej., intervalos de pago variados, cambios de suscripción, ofertas empaquetadas), se deben mantener muchos programas de reconocimiento diferentes. El seguimiento de los ingresos no devengados típicamente implica:

• Creación de cuentas de pasivo separadas para ingresos diferidos
• Uso de herramientas de programación automatizada de ingresos
• Integración facturación y sistemas contables para pistas de auditoría
• Escaneo periódico del libro mayor en busca de cambios en contratos
• Evaluación del impacto de los cambios de precios y actualizaciones en los importes reconocidos

Las preguntas de autoevaluación también pueden ayudar:

• ¿Tiene clientes que pagan de forma consistente por adelantado por las suscripciones?
• ¿Ofrece servicios que se consumen durante un plazo de tiempo prolongado?
• ¿Está experimentando un aumento en la complejidad de sus contratos?