¿Qué es la elaboración de informes de gastos SaaS?

La elaboración de informes de gastos de SaaS es la recopilación, clasificación y estudio a nivel de toda la organización de los registros financieros vinculados al uso de software basado en la nube. El departamento de finanzas emplea este sistema para obtener información sobre compras de software que están descentralizadas y con frecuencia eluden los canales estándar de adquisición corporativa.

Además de su función como herramienta contable, este sistema supervisa la entrega de contratos y proporciona notificaciones sobre la consolidación de proveedores, lo que se relaciona con la gestión presupuestaria. Los datos de gastos recurrentes en software, especialmente si están restringidos, se refieren a la actividad de TI en la sombra, las prácticas administrativas de recursos financieros y el entorno de seguridad. Por lo tanto, los CFOs de SaaS actuales recurren a datos precisos sobre el gasto en software para mantener un control estricto de las finanzas y gestionar el flujo de caja en línea con sus objetivos.

Compartir los informes de gastos de SaaS puede permitir a una empresa observar elementos como:

•   Ingesta Automatizada de Transacciones: Establece un enlace con tarjetas de crédito corporativas y sistemas de cuentas por pagar para la transmisión de información de puntos de venta de los proveedores, evitando así la entrada manual de datos.
•   Monitoreo de la Utilización: Proporcionar información precisa sobre los inicios de sesión de los usuarios y la tasa a la que las características/funcionalidades del software están aumentando/siendo adoptadas.
•   Alertas de Renovación de Contratos: Estas alertas comunican los detalles de las fechas de finalización de los contratos, influyendo potencialmente en los enfoques de las empresas para la participación en el ciclo de renovación.
•   Asignación de Costos: El software identifica internamente al propietario del contrato y al centro de costos para cada línea de software y facilita los procesos internos de contracargo.

Los equipos de finanzas corporativas que desean rastrear el gasto en la nube de manera efectiva deben establecer un buen conjunto de reglas operativas. Las políticas de tarjetas corporativas de la empresa pueden incluir disposiciones para gestionar las compras de suscripciones que requieran aprobación. Además, cada líder de equipo debe designar a un responsable comercial dentro de la empresa para el contrato de software original y para asegurar la responsabilidad personal. Establecer una carpeta digital centralizada y de acceso compartido para los acuerdos de servicio de software es relevante para gestionar las auditorías de proveedores y los requisitos de cumplimiento legal.

Para mantener un sistema de informes de gastos SaaS en funcionamiento, es necesario revisar el cronograma, conectando consistentemente las auditorías de software y los ciclos de cierre mensual y QBR (Revisión Comercial Trimestral) trimestral. Al decidir sobre un método de seguimiento de software para facilitar estas evaluaciones, las empresas deben considerar algunos factores operativos importantes:

• Amplitud de la integración: La capacidad de la plataforma de gastos para conectarse con sistemas ERP y bancarios.
• Límites de Escalabilidad: Las características de la herramienta de informes relacionadas con la capacidad de manejar mayores volúmenes de transacciones internacionales y conversiones de divisas.
• Granularidad de los Datos: El nivel de detalle en las métricas de informes, asegurando que el sistema registre datos a nivel de línea y no solo números agregados de transacciones.

Clasificación del gasto en SaaS (productividad, infraestructura, herramientas de ventas)

Empresas SaaS que experimentan un rápido expansión del mercado crecimiento deberían examinar si sus sistemas de seguimiento pueden soportar el crecimiento. Se pueden buscar signos de ineficiencia operativa a través de la dirección financiera, simplemente reflexionando sobre unas cuantas preguntas clave:

1.   ¿Están los procesos manuales de hojas de cálculo conectados con la identificación de errores durante los procedimientos de cierre mensual?
2.   ¿Los costos de renovación de software han contribuido frecuentemente a ajustes en las cifras presupuestarias trimestrales?

Beneficios (ahorro de costos mediante la consolidación, prevención de renovaciones automáticas)

Los indicadores de la disposición de una empresa para invertir en instalaciones dedicadas a la optimización de la nube pueden incluir aspectos relacionados con la gestión de costos mediante la consolidación y los ajustes de renovación automática:

•   Más de treinta proveedores de software diferentes están suministrando a la empresa suscripciones activas.
•   El proceso de conciliación manual de facturas de software generalmente involucra a los jefes de departamento por períodos superiores a 5 horas al mes.
•   La organización cuenta con múltiples equipos multifuncionales que realizan sus compras de software de forma independiente.
•   Las auditorías de cumplimiento son frecuentes y requieren la presentación inmediata de los registros de propiedad y uso del software.

Simplificando complejidades a través de analogías

Gestionar el entorno de software de una organización, especialmente cuando no se tiene una visibilidad completa, se asemeja al escenario de supervisar un edificio comercial de varios pisos que carece de medición individual de servicios. El administrador necesita medidores individuales para determinar la distribución del uso de luz y agua por piso. La elaboración de informes de gastos de SaaS es un sistema de submedición que permite asignar con precisión los costos de consumo a los departamentos específicos que generan dichos gastos.