¿Qué es un permiso de impuesto sobre las ventas de SaaS?

El permiso de impuesto sobre las ventas de SaaS suele referirse a un registro estatal que permite o exige a una empresa recaudar el impuesto sobre las ventas y remitirlo a partir de las transacciones imponibles. Los estados denominan a este documento de forma diferente; algunos lo llaman permiso de impuesto sobre las ventas, permiso de vendedor, licencia de impuesto sobre las ventas o certificado de autoridad.

Una empresa de software como servicio debe, en primer lugar, determinar si tiene nexo con un estado determinado. Esto suele ocurrir con la presencia física en el estado a través de empleados o propiedades, o por una actividad económica que haya alcanzado o superado el umbral de vendedor remoto de un estado. Estar sujeto al impuesto estatal no se deduce automáticamente; influyen otros factores, como el tratamiento del impuesto en función de la naturaleza de la oferta de software, si la empresa tributa según la ubicación del cliente y si se aplican exenciones u otras normas especiales.

Tras el histórico caso de 2018 del Tribunal Supremo de los EE. UU., South Dakota contra Wayfair, se anuló el denominado requisito de presencia física que limitaba la capacidad de los estados para imponer a los vendedores remotos la responsabilidad de recaudar el impuesto sobre las ventas. Como consecuencia de esa decisión, los estados pueden exigir a los vendedores remotos que recauden y remitan el impuesto sobre las ventas en función de la actividad económica. Los vendedores deben cumplir con la ley incluso si no tienen una oficina física u otros activos tangibles en el estado. No se prescribió ningún umbral único de nexo económico como resultado de Wayfair. Por lo tanto, los diferentes estados establecen sus propios estándares, requisitos de registro, umbrales y fechas de entrada en vigor.

La tributación del SaaS depende en gran medida del estado donde se realice la venta. Por ejemplo, el estado A podría considerar exento de impuestos el acceso por suscripción remota, pero el estado B podría gravarlo como un servicio para uso en línea. Por lo tanto, la clasificación del producto como artículo gravable o no gravable suele tener todo que ver con lo que hace el software, lo que recibe el cliente, si se aplica la exención o qué disposiciones especiales se están utilizando.

Un permiso de impuesto sobre las ventas y un certificado de reventa sirven para fines diferentes.

Un EIN (Número de Identificación del Empleador) es un número asignado por el Tesoro de los EE. UU. a empresas y otras organizaciones cuando una empresa opera como empresa unipersonal o en sociedad donde el propietario utiliza un Número de Seguro Social como número de identificación del contribuyente (TIN). Una empresa puede utilizarlo para cumplir con los requisitos federales de declaración de impuestos, gestionar la nómina de una empresa, abrir una cuenta bancaria y para otros fines similares, pero obtener un EIN no otorga el privilegio de recaudar el impuesto sobre las ventas estatal. Además, una licencia comercial es diferente. Por lo general, otorga permiso para dirigir una empresa en un estado o localidad específicos; el registro del impuesto sobre las ventas está relacionado principalmente con la administración de los impuestos sobre las ventas y el uso.

Una Merchant of Record (MoR) la configuración determina qué entidad se encarga de declarar y remitir el impuesto sobre las ventas para cada transacción de venta. Un Merchant of Record que es el vendedor en un contrato comercial generalmente se encarga de la impuestos sobre las ventas: cálculo, recaudación, preparación/presentación de impuestos, remisión de impuestos y cumplimiento/registro fiscal para todas las ventas incluidas en este acuerdo. No obstante, quién asume estas responsabilidades depende principalmente de cómo se haya estructurado el contrato y de cuáles sean las leyes estatales sobre fiscalidad y demás, incluidas las leyes relativas al facilitador de mercado (Marketplace-Facilitator).

Trabajar con un Merchant of Record no significa que las obligaciones fiscales estatales de la empresa de SaaS queden totalmente eliminadas. Es posible que la empresa siga teniendo la obligación de declarar impuestos, u otros asuntos relacionados, por separado, por ejemplo, de sus ventas directas, otros canales de venta, sus actividades comerciales o una transacción no cubierta por un acuerdo de Merchant of Record.

Antes de registrarse en un estado, las empresas deben revisar:

• Si tienen nexo físico o económico;
• Si su producto SaaS específico está sujeto a impuestos;
• Cómo determina el estado el origen de la transacción;
• Si se aplican exenciones;
• Si un mercado, revendedor o Merchant of Record es responsable de la recaudación para la transacción correspondiente;
• Cuándo comienzan las obligaciones de registro y presentación.