Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture pro forma SaaS est un document commercial préliminaire qu'une entreprise de logiciels envoie à un client avant de fournir les services ou de recevoir le paiement. 

Elle relie les ventes de logiciels informelles aux achats d'entreprise formels en établissant des attentes commerciales à un stade initial.

Pour les équipes opérationnelles, différencier le statut juridique d'un document pro forma des documents officiels est une considération. Une facture pro forma ne crée généralement pas d'obligation légale de paiement. Cet élément n'est pas classé comme une créance client dans le grand livre général du fournisseur, ni reconnu comme un document de crédit d'impôt pour l'acheteur. Au contraire, c'est un document formel qui prévisualise la transaction envisagée.

Les entreprises SaaS doivent fournir une documentation, incluant les variables opérationnelles nécessaires, pour maintenir une efficacité de facturation élevée et une bonne compréhension interne. Chaque document doit spécifiquement inclure l'entrée suivante :

• L'intitulé évident “Facture Pro Forma” pour la distinguer des obligations fiscales et financières générales.
• Composants logiciels détaillés, durées d'abonnement et principaux niveaux de plateforme.
• Frais sous-totaux calculés, remises logicielles régionales applicables et prix finaux attendus.
• Les conditions de paiement prévues doivent être accompagnées des méthodes de paiement les plus courantes de la plateforme.

Une facture pro forma est un document qui décrit les termes potentiels d'une transaction ; elle n'engage pas non plus les aspects légaux ou financiers d'un document comptable exécutoire. Étant donné qu'elle est émise avant la finalisation de la transaction, elle ne constitue ni une véritable obligation financière pour l'acheteur, ni un actif à recevoir effectif pour le vendeur. Pour les acheteurs professionnels, ce document n'est pas utilisable pour réclamer des crédits de taxe sur les intrants régionaux ou des déductions fiscales pour les services numériques.

Lorsque les équipes opérationnelles choisissent d'utiliser cela, elles devraient opter pour un logiciel de facturation fonctionnant sur une plateforme unique pour automatiser la création de ces documents, plutôt que de créer manuellement le modèle de texte à chaque fois. La nouvelle infrastructure de revenus prévoit que la plateforme crée ces ébauches lorsque l'état de l'accord d'entreprise passe aux processus de négociation ou d'approbation. Génération automatisée de la facturation est associé à la livraison de données depuis les plateformes CRM vers la file d'attente d'approvisionnement de l'acheteur (indépendamment de la saisie manuelle de données). ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

Généralement,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ les vendeurs sont tenus d'établir des délais d'expiration clairs, 14 à 30 jours étant les plus courants. L'établissement d'un délai défini pour la validité de l'offre répond aux préoccupations du vendeur de logiciels concernant les changements potentiels de prix de base par siège, les ajustements de palier, ou taux de change des devises étrangères qui peuvent survenir lors de processus de négociation d'entreprise prolongés.

Voici quelques points pour vous aider à déterminer si votre entreprise de logiciels B2B devrait envisager de mettre en œuvre un flux de travail de pré-facturation structuré :

1. Votre public cible d'entreprise a-t-il besoin de documents d'achat formalisés avant d'accorder une autorisation de dépense ?
2. Comment les ajustements manuels de factures, découlant des demandes des clients, affectent-ils vos processus opérationnels ?

L'introduction de ce flux de travail de documentation peut entraîner des variations en matière de clarté et d'efficacité opérationnelles, principalement pour les entreprises ayant des besoins spécifiques. Il peut être approprié d'évaluer l'utilisation d'une facture pro forma lorsque le modèle de vente implique des contrats de vente d'entreprise substantiels, intègre une facturation personnalisée à plusieurs niveaux des arrangements, ou inclut des transactions avec des acheteurs mondiaux soumis aux réglementations bancaires internationales.