Wat is SaaS-omzetautomatisering?

SaaS-inkomstenautomatisering is een methode waarbij computerprogramma's worden ingezet om de gehele inkomstencyclus te beheren. Beginnend met de abonnementsdatum, vordert de workflow naar de kasafwikkeling en werkt grotendeels onafhankelijk van handmatige invoer bij elke stap.

Een abonnementsfacturatiesysteem kan planupgrades, downgrades, verlengingen en annuleringen verwerken.

Voor SaaS-financieteams is dit belangrijk, aangezien inkomstengebeurtenissen voortdurend plaatsvinden, niet per kwartaal.

Een uitgebreide oplossing voor omzetautomatisering omvat meestal de volgende vijf segmenten:

• Facturering — Automatisch facturen aanmaken en verzenden op basis van abonnementsvoorwaarden, gebruik of aantal licenties (seats). Het beheert ook pro rata berekeningen die optreden wanneer abonnementen tijdens een factuurcyclus worden gewijzigd.
• Omzetverantwoording (rev rec) — Stemt omzetuitstel en -erkenning af op de levering van de dienst, een sleutelfactor bij het naleven van boekhoudkundige standaarden.
• Financiële Rapportagesystemen — Het genereert rapporten met details over maandelijkse terugkerende omzet (MRR), jaarlijkse terugkerende omzet (ARR), churnpercentage en netto omzetbehoud, wat mogelijk van invloed is op handmatige processen.
• Prognoses — Het schat toekomstige inkomsten in op basis van huidige contractwaarden, vernieuwingskansen en pijplijngegevens.
• Incasso en aanmaningen — Doet automatisch een nieuwe poging om betaling te innen voor mislukte transacties en stuurt achterstallige rekeningen een aanmaning of escaleert deze indien nodig, om onvrijwillige churn te verminderen.

Elk van deze onderdelen kan onafhankelijk functioneren en enig voordeel bieden, maar hun ware potentieel ligt in hun integratie als een verbonden systeem (dat dezelfde datalaag deelt).

Hier volgt het stappenplan:  

1. Onderzoek uw huidige omzetprocessen. Identificeer de plaatsen waar handmatige gegevensinvoer plaatsvindt, waar de meeste fouten optreden en welke rapporten het meest tijdrovend zijn om te genereren.
2. Selecteer een platform dat aansluit bij uw facturatiemodel. Verschillende automatiseringsbehoeften voor op gebruik gebaseerde, op aantal plaatsen gebaseerde en abonnementen met een vaste prijs — zorg ervoor dat de tool uw model ondersteunt.
3. Koppel uw CRM, facturatie en grootboek. Het delen van gegevens tussen uw systemen is een vereiste om automatisering te laten werken. Individuele tools kunnen procesafhankelijkheden creëren, of omgekeerd, alternatieve oplossingen genereren.
4. Stel uw regels voor omzetverantwoording in voordat u live gaat. Wijzigingen in het verantwoordschema kunnen een cumulatief effect hebben, wat de kosten beïnvloedt die gepaard gaan met retroactieve aanpassingen.
5. Begin met één productlijn of klantsegment voor uw pilot voordat u het binnen het hele bedrijf uitrolt.   

Het vermogen van de financiële afdeling om modelleringsscenario’s uit te voeren in een verkorte tijdsduur, van meerdere dagen naar enkele minuten, houdt verband met de automatische overdracht van factureringsgegevens naar een omzetprognoses systeem. Geautomatiseerde oplossingen maken het volgen van de start- en einddata van contracten mogelijk, verlenging percentages, en uitbreiding meetgegevens, wat het begrip van de inkomstenbasis door financiële planners kan beïnvloeden.

Een omzetautomatiseringstool die de gehele omzetlevenscyclus beheert, verkleint de mogelijkheid van niet-naleving aanzienlijk; het is slechts een hulpmiddel, en het zal niet voor u denken. ASC 606, evenals IFRS 15, zijn standaarden die aangeven dat bedrijven inkomsten pas mogen erkennen wanneer ze de gerelateerde activiteiten (exploitatie of verkoop) naar tevredenheid hebben uitgevoerd.

Indien correct geconfigureerd, automatiseringssoftware kan de naleving van deze principes bij alle contracten ondersteunen, waardoor mogelijk fouten bij gegevensinvoer en inconsistenties worden verminderd. Het configureren van de regels vereist echter doorgaans een persoon met relevante kennis en vaardigheden.