Co to jest zezwolenie na podatek od sprzedaży SaaS (SaaS Sales Tax Permit)?

Zezwolenie na podatek od sprzedaży SaaS zazwyczaj odnosi się do rejestracji stanowej, która pozwala lub wymaga od firmy pobierania podatku od sprzedaży i odprowadzania go z transakcji podlegających opodatkowaniu. Stany różnie nazywają ten dokument; niektóre określają go jako zezwolenie na podatek od sprzedaży (Sales tax permit), zezwolenie sprzedawcy (Seller’s permit), licencję na podatek od sprzedaży (Sales tax license) lub certyfikat upoważnienia (certificate of Authority).

Firma oferująca oprogramowanie jako usługę (SaaS) powinna przede wszystkim ustalić, czy posiada związek podatkowy (nexus) z danym stanem. Zazwyczaj dzieje się tak w przypadku fizycznej obecności w stanie poprzez pracowników lub nieruchomości, bądź też działalności gospodarczej, która osiągnęła lub przekroczyła próg dla sprzedawców zdalnych (remote-seller threshold) w danym stanie. Podleganie stanowemu podatkowi nie następuje automatycznie; znaczenie mają inne czynniki, w tym sposób traktowania podatku w zależności od charakteru oferowanego oprogramowania, to, czy firma jest opodatkowana na podstawie lokalizacji klienta, oraz czy mają zastosowanie zwolnienia lub inne zasady specjalne.

Po przełomowym wyroku Sądu Najwyższego USA z 2018 roku w sprawie South Dakota v. Wayfair, tak zwany wymóg fizycznej obecności, ograniczający zdolność stanów do nakładania na zdalnych sprzedawców obowiązku poboru podatku od sprzedaży, został uchylony. W następstwie tej decyzji stany mogą wymagać od zdalnych sprzedawców pobierania i odprowadzania podatku od sprzedaży na podstawie aktywności ekonomicznej. Sprzedawcy muszą przestrzegać prawa, nawet jeśli nie posiadają fizycznego biura ani innych rzeczowych aktywów w danym stanie. W wyniku sprawy Wayfair nie określono jednego uniwersalnego progu powiązania ekonomicznego (economic nexus). W związku z tym poszczególne stany ustalają własne standardy, wymogi rejestracyjne, progi i daty wejścia w życie.

Opodatkowanie SaaS zależy w dużej mierze od stanu, w którym ma miejsce sprzedaż. Na przykład stan A może traktować zdalny dostęp subskrypcyjny jako zwolniony z podatku, ale stan B może opodatkować go jako usługę świadczoną online. Zatem klasyfikacja produktu jako pozycji nieopodatkowanej lub opodatkowanej zależy najczęściej od tego, co robi oprogramowanie, co otrzymuje klient, czy ma zastosowanie zwolnienie lub jakie przepisy szczególne są stosowane.

Zezwolenie na pobór podatku obrotowego i certyfikat odsprzedaży służą do różnych celów.

Numer EIN (Employer Identification Number) to numer nadawany przez Departament Skarbu USA przedsiębiorstwom i innym organizacjom, gdy firma działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka osobowa, w której właściciel używa numeru ubezpieczenia społecznego (SSN) jako numeru identyfikacji podatkowej (TIN). Przedsiębiorstwo może go używać do celów federalnych rozliczeń podatkowych, prowadzenia listy płac, otwierania konta w banku i innych podobnych celów, ale uzyskanie numeru EIN nie daje uprawnienia do pobierania stanowego podatku obrotowego. Ponadto licencja na prowadzenie działalności gospodarczej (business license) to zupełnie inny dokument. Zazwyczaj daje ona pozwolenie na prowadzenie działalności w określonym stanie lub miejscowości; rejestracja do podatku obrotowego wiąże się głównie z administrowaniem podatkami od sprzedaży i użytkowania (sales and use taxes).

A Merchant of Record (MoR) określa, który podmiot zajmuje się raportowaniem i odprowadzaniem podatku obrotowego z tytułu każdej transakcji sprzedaży. Merchant of Record będący sprzedawcą w umowie handlowej zazwyczaj zajmuje się podatkiem od sprzedaży: obliczaniem, poborem, przygotowaniem/składaniem deklaracji podatkowych, odprowadzaniem podatku oraz zgodnością podatkową/rejestracją dla wszystkich transakcji sprzedaży objętych tą umową. Niemniej jednak to, na kim spoczywają te obowiązki, zależy głównie od struktury umowy oraz przepisów stanowych dotyczących opodatkowania i tym podobnych, w tym przepisów odnoszących się do pośredników handlowych (Marketplace-Facilitator).

Współpraca z Merchant of Record nie oznacza, że obowiązki podatkowe firmy SaaS wobec danego stanu zostaną całkowicie zniesione. Firma może nadal mieć obowiązek samodzielnego składania deklaracji podatkowych lub załatwiania innych powiązanych spraw, na przykład w odniesieniu do sprzedaży bezpośredniej, innych kanałów sprzedaży, swojej działalności gospodarczej lub transakcji nieobjętych umową z Merchant of Record.

Przed rejestracją w danym stanie firmy powinny przeanalizować:

• Czy posiadają fizyczny lub ekonomiczny związek podatkowy (nexus);
• Czy ich konkretny produkt SaaS podlega opodatkowaniu;
• W jaki sposób stan określa źródło transakcji (sourcing);
• Czy mają zastosowanie zwolnienia podatkowe;
• Czy za pobór podatku dla danej transakcji odpowiada platforma handlowa (marketplace), odsprzedawca (reseller) czy Merchant of Record;
• Kiedy zaczynają obowiązywać wymogi rejestracji i składania deklaracji.