O que é uma Fatura Pro Forma?

Uma fatura pro forma de SaaS é uma fatura comercial preliminar que uma empresa de software envia a um cliente antes de prestar serviços ou receber o pagamento. 

Ela conecta vendas de software informais com compras empresariais formais ao estabelecer expectativas comerciais em uma fase inicial.

Para equipes de operações, diferenciar o status legal de um documento pro forma de documentos oficiais é uma consideração. Uma fatura pro forma geralmente não cria uma obrigação legal de pagamento. Este item não é classificado como uma conta a receber no livro-razão geral do fornecedor, nem é reconhecido como um documento de crédito fiscal para o comprador. Pelo contrário, é um documento formal que antecipa a transação pretendida.

Empresas SaaS devem fornecer documentação, incluindo variáveis operacionais necessárias, para manter alta eficiência de faturamento e compreensão interna. Cada documento deve apresentar especificamente a seguinte entrada:

• O óbvio cabeçalho “Pro Forma Invoice” para o distinguir das obrigações fiscais e financeiras gerais.
• Componentes de software detalhados, durações de assinatura e principais níveis da plataforma.
• Taxas subtotais calculadas, descontos regionais de software aplicáveis e preços finais esperados.
• Os termos de pagamento pretendidos devem ser acompanhados pelos métodos de pagamento mais comuns da plataforma.

Uma fatura proforma é um documento que descreve como seria uma transação; ela também não implica os aspetos legais ou financeiros de um documento contabilístico vinculativo. Visto que ocorre antes da finalização da transação, não representa uma verdadeira responsabilidade financeira para o comprador nem um ativo de contas a receber para o vendedor. Para compradores empresariais, este documento não é aplicável para efeitos de reivindicação de créditos de imposto de entrada regional ou abatimentos de imposto sobre serviços digitais.

Quando as equipes de operações escolhem usar isso, elas devem optar por um software de faturamento executado em uma única plataforma para automatizar a criação desses documentos, em vez de criar manualmente o modelo de texto a cada vez. A nova infraestrutura de receita prevê que a plataforma crie esses rascunhos quando o status do acordo empresarial mudar para fluxos de trabalho de negociação ou aprovação. Geração de faturamento automatizada está associado à entrega de dados de plataformas CRM para a fila de aquisição do comprador (independentemente da inserção manual de dados).

Normalmente, os fornecedores são obrigados a estabelecer prazos de expiração claros, sendo 14 a 30 dias o mais comum. O estabelecimento de um prazo definido para a validade da oferta aborda as preocupações do vendedor de software relativamente a potenciais alterações no preço base por licença, ajustes de nível, ou taxas de câmbio de moeda estrangeira que podem ocorrer durante processos prolongados de negociação empresarial.

Estes são alguns pontos para ajudar a determinar se sua empresa de software B2B deve considerar implementar um fluxo de trabalho de pré-faturamento estruturado:

1. O seu público-alvo empresarial precisa de documentação de compra formalizada antes de conceder autorização de gastos?
2. Como os ajustes manuais de fatura, decorrentes de solicitações de clientes, afetam seus processos operacionais?

A introdução deste fluxo de trabalho de documentação pode levar a variações na clareza operacional e eficiência, principalmente para empresas com necessidades específicas. Pode ser apropriado avaliar o uso de uma fatura pro forma quando o modelo de vendas envolve contratos substanciais de vendas empresariais, incorpora faturamento personalizado multinível acordos, ou inclui transações com compradores globais sujeitas a regulamentações bancárias internacionais.