O que é Relatório de Despesas SaaS?

O relatório de despesas de SaaS é a coleta, organização e estudo em toda a organização de registros financeiros vinculados ao uso de software baseado em nuvem. O departamento financeiro utiliza este sistema para obter informações sobre compras de software que são descentralizadas e frequentemente ignoram os canais de aquisição corporativos padrão.

Além de seu papel como ferramenta contábil, este sistema monitora a entrega de contratos e fornece notificações sobre a consolidação de fornecedores, o que se relaciona à gestão orçamentária. Dados de despesas recorrentes com software, especialmente se restritos, referem-se à atividade de shadow IT, às práticas administrativas de recursos financeiros e ao ambiente de segurança. Portanto, os CFOs de SaaS de hoje recorrem a dados precisos de gastos com software para manter um controle rigoroso sobre as finanças e gerenciar o fluxo de caixa de acordo com seus objetivos.

Compartilhar relatórios de despesas SaaS pode permitir que uma empresa observe elementos como:

•   Ingestão Automatizada de Transações: Estabelece uma ligação com cartões de crédito corporativos e sistemas de contas a pagar para a transmissão de informações de ponto de venda de fornecedores, evitando assim a entrada manual de dados.
•   Monitoramento de Utilização: Fornecer informações precisas sobre os logins de usuários e a taxa em que os recursos/funcionalidades do software estão crescendo/sendo adotados.
•   Alertas de Renovação de Contrato: Estes alertas fornecem detalhes das datas de conclusão de contratos, potencialmente influenciando as abordagens das empresas ao engajamento do ciclo de renovação.
•   Alocação de Custos: O software identifica o proprietário do contrato e o centro de custo para cada linha de software internamente e facilita os processos internos de estorno.

Equipes financeiras corporativas que desejam rastrear os gastos com a nuvem de forma eficaz precisam estabelecer um conjunto rigoroso de regras operacionais. As políticas de cartão corporativo da empresa podem incluir disposições para gerenciar compras de assinaturas que exigem aprovação. Além disso, cada líder de equipe deve nomear um responsável pelo contrato dentro da empresa para o contrato original do software e para garantir a responsabilidade pessoal. O estabelecimento de uma pasta digital centralizada e abertamente compartilhada para acordos de serviços de software é relevante para gerenciar auditorias de fornecedores e requisitos de conformidade legal.

Para manter um sistema de relatório de despesas SaaS em pleno funcionamento, é necessário rever o cronograma, conectando consistentemente as auditorias de software e os ciclos de fechamento mensal e QBR (Revisão Trimestral de Negócios) trimestrais. Ao decidir sobre um método de rastreamento de software para facilitar estas avaliações, as empresas devem considerar alguns fatores operacionais importantes:

• Abrangência da Integração: A capacidade da plataforma de despesas de se conectar com sistemas ERP e bancários.
• Limites de Escalabilidade: As características da ferramenta de relatórios relacionadas à acomodação de maiores quantidades de transações internacionais e conversões de câmbio.
• Granularidade dos Dados: O nível de detalhe nas métricas de relatórios, garantindo que o sistema registre dados de item de linha e não apenas números de transações agregadas.

Classificando gastos com SaaS (produtividade, infraestrutura, ferramentas de vendas)

Empresas SaaS em rápido expansão de mercado devem examinar se os seus sistemas de acompanhamento podem suportar o crescimento. Pode-se verificar sinais de ineficiência operacional através da liderança financeira, apenas refletindo sobre algumas perguntas pontuais:

1.   Os processos manuais de planilhas estão conectados à identificação de erros durante os procedimentos de fechamento mensal?
2.   Os custos de renovação de software contribuíram frequentemente para ajustes nos valores do orçamento trimestral?

Benefícios (economia de custos via consolidação, renovações automáticas evitadas)

Indicadores da prontidão de uma empresa para investir em instalações dedicadas de otimização de nuvem podem incluir aspectos relacionados à gestão de custos por meio da consolidação e ajustes de renovação automática:

•   Mais de trinta fornecedores de software distintos estão fornecendo assinaturas ativas para a empresa.
•   O processo de conciliação manual de faturas de software geralmente envolve chefes de departamento por períodos superiores a 5 horas por mês.
•   A organização possui várias equipes multifuncionais realizando suas compras de software de forma independente.
•   As auditorias de conformidade são frequentes e exigem a produção imediata de registos de propriedade e utilização de software.

Simplificando complexidades através da analogia

Gerenciar o ambiente de software de uma organização, especialmente quando não há visibilidade completa, assemelha-se ao cenário de supervisionar um edifício comercial de vários andares que carece de medição individual de serviços públicos. Medidores individuais são necessários pelo gerente para determinar a distribuição do uso de iluminação e água por andar. O relatório de despesas de SaaS é um sistema de submedição que permite que os custos de consumo sejam atribuídos com precisão a departamentos específicos que geram as despesas.