Como Escrever uma Cotação de Vendas SaaS para Fechar Mais Negócios

Para criar uma vendas cotação para um SaaS produto que resultem em transações concluídas, uma empresa de software precisa integrar os conceitos de precificação, uso e licenciamento em um processo claro. A aplicação de planilhas para cálculo manual pode resultar em discrepâncias, influenciando potencialmente a duração da aprovação de propostas e o ritmo da entrada de documentos para consideração de compra empresarial. 

Este guia fornece informações relevantes para o processo de cotação, particularmente sobre seu ritmo, precisão e duração total. Ele explica o processo típico, o processo de aprovação e a entrega do contrato.

O processo de definir os requisitos de um cliente em potencial serve como um pré-requisito para a criação de quaisquer itens de linha contidos na proposta final de software. 

Um Executivo de Contas deve ser o primeiro a iniciar o processo de descoberta para identificar o mercado-alvo, entender o que é o assento e definir os objetivos gerais de negócios.

Um Engenheiro de Vendas assume o processo dos requisitos técnicos, abrangendo funções como integração de API, SSO e integração de sistemas. É importante identificar esses aspectos específicos bem no início do processo para evitar apresentar um pacote que seja muito básico ou que não contenha recursos importantes. 

Estes métricas de uso fornecer à equipe de contas dados referentes a funcionalidade do software e interesses dos clientes.

Antes de fornecer esta resposta, pode ser realizada uma análise das perguntas subsequentes:

• Qual é o tamanho médio do negócio e a complexidade do contrato?  Se o negócio for para licenças padrão com valor inferior a US$ 10.000 anualmente, é melhor usar uma cotação direta para agilizar o processo. Se o negócio for superior a US$ 50.000 anualmente e também incluir integração personalizada, é melhor usar uma proposta detalhada. 
• Quantos tomadores de decisão internos há que aprovarão a compra?  Ao vender para uma pessoa, uma cotação simples é suficiente. Quando vários departamentos, por exemplo, os departamentos de vendas, jurídico e engenharia, estão envolvidos na aprovação da compra, uma proposta detalhada é suficiente para fornecer as informações de contexto necessárias.
• Qual é o requisito para o número de usuários?  Cotações de cobrança recorrente simples podem incorporar um número fixo de assentos. Uso variável ou padrões de implantação alterados exigem uma cotação personalizada com regras de uso precisas.

Identificar os diferentes estruturas de preços disponíveis com base nos requisitos do cliente:

Ao decidir entre uma proposta comercial e uma cotação de preço, a extensão das informações exigidas dos stakeholders da compra antes de darem seu consentimento deve ser considerada.

Um(a) proposta geralmente contém informações sobre o produto oferecido, suas especificações e o plano para a implementação do produto para a avaliação do produto por mais de um stakeholder.

Um(a) cotação contém apenas o preço, os termos de pagamento e os termos legais quando o público entende o que o software faz. 

A seleção desses dois documentos sugere que a velocidade da transação pode ser influenciada pelo volume de informações ou a interpretação do público sobre dados numéricos. Na medida do possível, a estrutura do documento deve ser de acordo com as necessidades do público; neste caso, a discussão será sobre os termos do acordo.

Ao elaborar documentos, a equipe de vendas frequentemente se refere a um exemplo de proposta SaaS ou um modelo de proposta de vendas SaaS para manter a consistência da marca em todos os processos complexos da proposta.

Para renovações de licenças com complexidade mínima ou um aumento no número de assentos, uma direta cotação de vendas SaaS pode ser suficiente para apresentação de documentos.

A criação de itens de linha nos força a definir métodos de precificação claros e ter um baseado em regras ou processo de aprovação para cada orçamento.

O Executivo de Contas insere a assinatura, o onboarding profissional e o uso antecipado no software de precificação. A incorporação de regras estruturadas de desconto ajuda a controlar a extensão dos descontos que os representantes de vendas aplicam, evitando que reduzam demais os preços apenas para fechar o negócio rapidamente. Se os representantes usarem descontos não padronizados, o fluxo de trabalho de aprovação integrado encaminha a cotação diretamente para gerentes ou executivos financeiros. Regras claras de desconto estão ligadas à manutenção das margens brutas e fornecem uma estrutura para as negociações dos representantes de vendas na fase final da interação com o cliente.

Em transações empresariais, empresas como Talend confiam em um Deal Desk para calcular o retorno sobre o investimento ou o valor presente líquido do negócio e só então fornecer um preço ao cliente potencial. Na Talend, a equipe de operações comerciais aborda as questões de precificação com a equipe financeira para entender o impacto do desconto na margem bruta. Se o desconto for superior a um determinado nível (por exemplo, mais de 20%), revise a cotação com o CFO ou a gestão financeira e obtenha aprovação no processo antes de ser apresentada ao cliente.

O uso de um modelo padrão para cotações está associado a uma apresentação consistente e a inclusão de informações precisas detalhes da empresa em cada cotação emitida.

As ferramentas de processamento de cotações obtêm informações de oportunidade do do CRM, que então preenche campos como preços, quantidade e detalhes de contato do cliente sem entrada manual. Evitar procedimentos de entrada manual de dados tende a reduzir a frequência de erros, incluindo aqueles relacionados a endereços de cobrança e totais de itens de linha. O modelo descreve detalhes sobre as taxas recorrentes, o custo de configuração única e os termos de pagamento em suas tabelas. A formatação de documentos pode impactar a eficiência operacional dos processos internos. Esses fatores se relacionam à confiança das partes interessadas e à eficiência das revisões jurídicas.

A adoção de um modelo de cotação SaaS padronizado é crucial para estabelecer uma abordagem consistente e alinhar diversas partes interessadas em preços e oportunidades de mercado.

Subskribemoderno da CPQ sistema é empregado por aplicativos como EvenUp e Beamery para criação de modelos e estabelecimento de preços, em correlação com os dados de oportunidades do CRM.

O documento final deve incluir:

• Dados de contato do comprador e do vendedor
• Preços dos itens de linha e dos períodos de faturamento
• Uso crescente ou decrescente Termo de rampa 
• Imposto sobre vendas de SaaS Termos
• Data de validade da cotação (geralmente de 14 a 30 dias).

A execução da transação está condicionada a sequência de assinaturas válida e a transmissão de informações do contrato para sistemas financeiros, sem que a intervenção manual cause atrasos.

Incorporação assinaturas eletrônicas em documentos permite que clientes em potencial aceitem os termos e condições no visualizador de documentos. Quando o cliente assina ou insere um Ordem de Compra (OC) número, uma ação automática ocorre para atualizar o status do CRM para 'fechado-ganho'. As integrações então assumem para registrar o cronograma de pagamento, a data de início da cobrança e os detalhes sobre o produto na aplicação central de contabilidade. Este procedimento visa manter uma correspondência entre as políticas de reconhecimento de receita e os termos do contrato desde o início do acordo.

Enviar a cotação finalizada juntamente com a assinatura eletrônica função.

Assim que o comprador concordar com os termos ou emitir um Ordem de Compra (OC):

1. Ajustar o status do CRM (por exemplo, no Salesforce ou HubSpot) para a “Fechado/Ganho” designação.
2. Extraia qualquer informação adicional que possa ser necessária para fins contábeis, como a data de início do serviço, termos de renovação ou o total dos itens de linha, e entregue-a ao software de contabilidade, como Xero ou QuickBooks, usando o ScaleXP.  
3. Criar ASC 606/ IFRS 15 Reconhecimento de receita cronogramas para acompanhar receita diferida ao longo da duração da assinatura.