Cum să scrii o ofertă de vânzare SaaS pentru a încheia mai multe tranzacții

Pentru a crea o vânzări cotație pentru un SaaS produs care duce la tranzacții finalizate, o companie de software trebuie să integreze conceptele de prețuri, utilizare și licențiere într-un un proces clar. Utilizarea foilor de calcul pentru calcul manual poate duce la discrepanțe, influențând potențial durata aprobării propunerilor și ritmul introducerii documentelor pentru luarea în considerare a achizițiilor la nivel de întreprindere. 

Acest ghid oferă informații relevante pentru procesul de ofertare, în special în ceea ce privește ritmul, acuratețea și durata sa totală. Explică procesul tipic, procesul de aprobare și predarea contractului.

Procesul de stabilire a cerințelor unui client potențial servește ca o condiție prealabilă pentru crearea oricăror articole de linie cuprinse în propunerea finală de software. 

Un Account Executive ar trebui să fie primul care inițiază procesul de descoperire pentru a identifica piața țintă, a înțelege ce înseamnă un „seat” și a defini obiectivele generale de afaceri.

Un Inginer Tehnic de Vânzări preia procesul cerințelor tehnice, incluzând funcționalități precum integrarea API, SSO și integrarea de sistem. Este important să se identifice aceste aspecte specifice foarte devreme în proces pentru a evita prezentarea unui pachet care este fie prea simplist, fie căruia îi lipsesc funcționalități importante. 

Acestea metrici de utilizare furnizează echipei de cont date referitoare la funcționalitate software și interesele clienților.

Înainte de a oferi acest răspuns, o revizuire a întrebărilor ulterioare ar putea fi întreprinsă:

• Care este valoarea medie a tranzacției și complexitatea contractului?  Dacă tranzacția este pentru locuri standard în valoare de mai puțin de 10.000 USD anual, este mai bine să utilizați o ofertă directă pentru a accelera procesul. Dacă tranzacția depășește 50.000 USD anual și include, de asemenea, integrare personalizată, este mai bine să utilizați o propunere detaliată. 
• Câți decidenți interni există care vor aproba achiziția?  Când se vinde unei singure persoane, o ofertă simplă este suficientă. Când mai multe departamente, de exemplu, departamentele de vânzări, juridic și inginerie, sunt implicate în aprobarea achiziției, o propunere detaliată este suficientă pentru a furniza informațiile de fond necesare.
• Care este cerința privind numărul de utilizatori?  Ofertele simple de taxe recurente pot include un număr fix de locuri. Utilizarea variabilă sau modelele de implementare modificate necesită o ofertă personalizată cu reguli precise de utilizare.

Identificați diferitele structuri de preț disponibile în funcție de cerințele clienților:

Atunci când decideți între o propunere de vânzare și o ofertă de preț, ar trebui luată în considerare amploarea informațiilor solicitate de la părțile interesate ale achiziției înainte de a-și da consimțământul.

A propunere de obicei conține informații despre produsul oferit, specificațiile sale și planul de implementare a produsului pentru evaluarea acestuia de către mai mulți factori interesați.

A cotație conține doar prețurile, termenii de plată și termenii legali atunci când publicul înțelege ce face software-ul. 

Selecția acestor două documente sugerează că viteza tranzacției poate fi influențată de volumul de informații sau interpretarea publicului asupra datelor numerice. Pe cât posibil, structura documentului ar trebui să fie în conformitate cu nevoile publicului; în acest caz, discuția va fi despre termenii acordului.

La elaborarea documentelor, echipa de vânzări consultă adesea un exemplu de propunere SaaS sau o șablon de propunere de vânzare SaaS pentru a menține coerența mărcii pe parcursul proceselor complicate ale propunerii.

Pentru reînnoiri de licențe cu complexitate minimă sau o creștere a numărului de locuri, un ofertă de vânzare SaaS poate fi suficientă pentru prezentarea documentului.

Crearea de articole de linie ne obligă să definim metode de prețificare clare și să avem un bazat pe reguli sau proces de verificare pentru fiecare ofertă.

Account Executive-ul introduce abonamentul, onboarding-ul profesional și utilizarea anticipată în software-ul de prețificare. Integrarea unor reguli de discount ajută la controlul amplorii discounturilor pe care reprezentanții de vânzări le aplică, reducând prețurile prea mult doar pentru a încheia rapid afacerea. Dacă agenții de vânzări utilizează reduceri nestandardizate, fluxul de lucru de aprobare integrat transmite oferta direct managerilor sau directorilor financiari. Regulile clare de discount sunt legate de menținerea marjelor brute și oferă o structură pentru negocierile reprezentanților de vânzări în etapa finală a interacțiunii cu clientul.

În tranzacțiile enterprise, companii precum Talend se bazează pe un Deal Desk pentru a calcula rentabilitatea investiției sau valoarea actuală netă a tranzacției și abia apoi a oferi un preț clientului potențial. La Talend, echipa de operațiuni comerciale discută problemele de prețuri cu echipa financiară pentru a înțelege impactul reducerii asupra marjei brute. Dacă reducerea depășește un anumit nivel (de exemplu, mai mult de 20%), oferta este analizată cu CFO-ul sau cu managementul financiar și se obține aprobarea în cadrul procesului înainte de a fi prezentată clientului.

Utilizarea unui șablon standard pentru oferte este asociată cu o prezentare consistentă și includerea unor detalii exacte despre companie în fiecare ofertă emisă.

Instrumentele de prelucrare a ofertelor obțin informații despre oportunități din CRM, care apoi completează câmpuri precum prețuri, cantitate și detalii de contact ale clientului fără introducere manuală. Evitarea procedurilor de introducere manuală a datelor tinde să reducă frecvența erorilor, inclusiv cele legate de adresele de facturare și totalurile articolelor de pe factură. Șablonul prezintă detalii privind taxele recurente, costul unic de configurare și termenii de plată în cadrul tabelelor sale. Formatarea documentelor poate influența eficiența operațională a proceselor interne. Acești factori sunt legați de încrederea părților interesate și eficiența revizuirilor juridice.

Adoptarea unui șablon standardizat de ofertă SaaS este crucială pentru a stabili o abordare consistentă și alinierea diverselor părți interesate în ceea ce privește prețurile și oportunitățile de piață.

Subskribemodern CPQ sistemul este utilizat de aplicații precum EvenUp și Beamery pentru crearea șabloanelor și stabilirea prețurilor, în corelație cu datele oportunităților CRM.

Documentul final ar trebui să includă:

• Detalii de contact ale cumpărătorului și ale vânzătorului
• Prețurile elementelor de linie și perioadele de facturare
• Utilizare în creștere sau în scădere termen de rampă 
• Taxă de vânzări SaaS termeni
• Data expirării ofertei (de obicei 14 până la 30 de zile).

Execuția tranzacției depinde de secvențierea validă a semnăturilor și de transmiterea informațiilor contractuale către sistemele financiare fără intervenție manuală care să cauzeze întârzieri.

Integrarea semnăturilor electronice în documente permite potențialilor clienți să accepte termenii și condițiile în cadrul vizualizatorului de documente. Atunci când clientul semnează sau introduce o Comandă de Achiziție (PO) număr, are loc o acțiune automată pentru a actualiza statusul CRM la 'închis-câștigat'. Integrările preiau apoi controlul pentru a introduce programul de plată, data de începere a facturării și detaliile despre produs în aplicația contabilă principală. Această procedură urmărește să mențină o concordanță între politicile de recunoaștere a veniturilor și termenii contractului încă de la începutul acordului.

Trimite oferta finalizată împreună cu semnătura electronică funcția.

Odată ce cumpărătorul este de acord cu termenii sau emite un Comandă de Achiziție (PO):

1. Ajustează statusul CRM (ex., în Salesforce sau HubSpot) la „Închis/Câștigat” denumire.
2. Extrageți orice informații suplimentare care ar putea fi necesare în scopuri contabile, cum ar fi data de începere a serviciului, termenii de reînnoire sau totalul elementelor de linie, și livrați-le către software-ul de contabilitate, cum ar fi Xero sau QuickBooks, utilizând ScaleXP.  
3. Creați ASC 606/ IFRS 15 recunoașterea veniturilor planuri de urmărire venit amânat pe durata abonamentului.