Como Escrever uma Cotação de Vendas SaaS para Fechar Mais Negócios

Para criar uma vendas cotação para um SaaS produto que resulte em transações concluídas, uma empresa de software precisa integrar os conceitos de precificação, uso e licenciamento em um processo claro. A aplicação de planilhas para cálculo manual pode resultar em discrepâncias, podendo influenciar a duração da aprovação de propostas e o ritmo de entrada de documentos para avaliação de compra empresarial. 

Este guia fornece informações relevantes para o processo de cotação, particularmente no que diz respeito ao seu ritmo, precisão e duração geral. Ele explica o processo típico, o processo de aprovação e a entrega do contrato.

O processo de definir um requisitos do cliente em potencial serve como um pré-requisito para a criação de quaisquer itens contidos na proposta final de software. 

Um Gerente de Contas deve ser o primeiro a iniciar o processo de descoberta para identificar o mercado-alvo, entender o que é o 'seat' e definir os objetivos gerais do negócio.

Um Engenheiro de Vendas assume o processo de requisitos técnicos, englobando funções como integração de API, SSO e integração de sistemas. É importante identificar esses aspectos específicos muito cedo no processo para evitar apresentar um pacote que seja muito básico ou que careça de funcionalidades importantes. 

Esses métricas de uso fornecer à equipe de contas dados relativos a funcionalidade do software e interesses do cliente.

Antes de fornecer esta resposta, uma revisão das perguntas subsequentes pode ser realizada:

• Qual é o tamanho médio do negócio e a complexidade do contrato?  Se o negócio for para licenças padrão com valor inferior a $10.000 anuais, é melhor usar uma cotação direta para agilizar as coisas. Se o negócio for superior a $50.000 anuais e também incluir integração personalizada, é melhor usar uma proposta detalhada. 
• Quantos tomadores de decisão internos existem que aprovarão a compra?  Ao vender para uma pessoa, uma cotação simples é suficiente. Quando vários departamentos, por exemplo, os departamentos de vendas, jurídico e engenharia, estão envolvidos na aprovação da compra, uma proposta detalhada é suficiente para fornecer as informações contextuais necessárias.
• Qual é o requisito para o número de usuários?  Cotações de cobrança recorrente simples podem incorporar um número fixo de assentos. O uso variável ou padrões de implantação alterados exigem uma cotação personalizada com regras de uso precisas.

Identificar os diferentes estruturas de preços disponíveis com base nos requisitos do cliente:

Ao decidir entre uma proposta de vendas e um orçamento, a extensão das informações exigidas das partes interessadas da compra antes de darem o seu consentimento deve ser considerada.

A proposta geralmente contém informações sobre o produto oferecido, suas especificações e o plano de implementação do produto para a avaliação do produto por mais de uma parte interessada.

A cotação contém apenas o preço, os termos de pagamento e os termos legais quando o público entende o que o software faz. 

A seleção desses dois documentos sugere que a velocidade da transação pode ser influenciada pelo volume de informações ou a interpretação do público de dados numéricos. Na medida do possível, a estrutura do documento deve ser de acordo com as necessidades do público; neste caso, a discussão será sobre os termos do acordo.

Ao elaborar documentos, a equipe de vendas frequentemente se refere a um Exemplo de proposta SaaS ou um Modelo de proposta de vendas SaaS para manter a consistência da marca nos processos complexos da proposta.

Para renovações de licença com complexidade mínima ou um aumento no número de licenças, uma Cotação de vendas SaaS pode ser suficiente para a apresentação do documento.

A criação de itens de linha precisos nos força a definir métodos de precificação claros e ter um baseado em regras ou processo de validação para cada cotação.

O Executivo de Contas insere a assinatura, o onboarding profissional e o uso previsto no software de precificação. A incorporação de regras de desconto estruturadas ajuda a controlar a extensão dos descontos que os representantes de vendas aplicam, impedindo que reduzam os preços excessivamente apenas para fechar o negócio rapidamente. Se os representantes usarem descontos não padronizados, o fluxo de aprovação integrado encaminha a cotação diretamente para gerentes ou executivos financeiros. Regras de desconto claras estão ligadas à manutenção das margens brutas e fornecem uma estrutura para as negociações dos representantes de vendas na fase final da interação com o cliente.

Em transações empresariais, empresas como Talend dependem de um Deal Desk para calcular o retorno sobre o investimento ou o valor presente líquido do negócio e só então fornecer um preço ao cliente em potencial. Na Talend, a equipe de operações comerciais aborda as questões de precificação com a equipe financeira para entender o impacto do desconto na margem bruta. Se o desconto for superior a um determinado nível (por exemplo, mais de 20%), revise a cotação com o CFO ou a gerência financeira e obtenha aprovação no processo antes de ser apresentada ao cliente.

O uso de um modelo padrão para cotações está associada a uma apresentação consistente e a inclusão de informações precisas da empresa em cada cotação emitida.

Ferramentas de processamento de cotações obtêm informações de oportunidades do CRM, que então preenche campos como preços, quantidade e detalhes de contato do cliente sem entrada manual. Evitar procedimentos de entrada manual de dados tende a reduzir a frequência de erros, incluindo aqueles relacionados a endereços de cobrança e totais de itens de linha. O modelo descreve detalhes sobre as taxas recorrentes, o custo de configuração única e os termos de pagamento dentro de suas tabelas. A formatação de documentos pode impactar a eficiência operacional dos processos internos. Esses fatores se relacionam à confiança das partes interessadas e à eficiência das análises jurídicas.

A adoção de um modelo de cotação SaaS padronizado é crucial para estabelecer uma abordagem consistente e alinhar diversas partes interessadas quanto à precificação e oportunidades de mercado.

Subskribe‘s moderno CPQ sistema é empregado por aplicativos como EvenUp e Beamery para criação de modelos e estabelecimento de preços, em correlação com dados de oportunidade do CRM.

O documento final deve incluir:

• Dados de contato do comprador e do vendedor
• Preços dos itens de linha e os períodos de faturamento
• Uso crescente ou decrescente termo de rampa 
• Imposto sobre vendas de SaaS termos
• Data de validade da cotação (geralmente de 14 a 30 dias).

A execução da transação depende de sequência de assinaturas válida e a transmissão de informações do contrato para sistemas financeiros sem intervenção manual, evitando atrasos.

Incorporar assinaturas eletrônicas em documentos permite que clientes potenciais aceitem os termos e condições dentro do visualizador de documentos. Quando o cliente assina ou insere um Pedido de Compra (PO) número, uma ação automática ocorre para atualizar o status do CRM para fechado e ganho. As integrações então assumem para inserir o cronograma de pagamento, a data de início da faturação e os detalhes sobre o produto na aplicação central de contabilidade. Este procedimento visa manter uma correspondência entre as políticas de reconhecimento de receita e os termos do contrato desde o início do acordo.

Enviar a cotação finalizada juntamente com a assinatura eletrônica função.

Assim que o comprador concordar com os termos ou emitir um Pedido de Compra (PO):

1. Ajustar o status do CRM (por exemplo, no Salesforce ou HubSpot) para o “Fechado/Ganho” designação.
2. Extraia qualquer informação adicional que possa ser necessária para fins contábeis, como a data de início do serviço, termos de renovação ou o total dos itens de linha, e entregue-a ao software de contabilidade, como Xero ou QuickBooks, usando ScaleXP.  
3. Crie ASC 606/ IFRS 15 reconhecimento de receita cronogramas para rastrear receita diferida ao longo da duração da assinatura.