Jak napisać ofertę sprzedaży SaaS, aby zamknąć więcej transakcji

Aby stworzyć sprzedaż oferta dla SaaS produkt co skutkuje zrealizowanymi transakcjami, firma programistyczna musi zintegrować koncepcje cen, użytkowania i licencjonowania w jeden przejrzysty proces. Stosowanie arkuszy kalkulacyjnych do ręcznych obliczeń może prowadzić do rozbieżności, potencjalnie wpływając na czas zatwierdzania propozycji i tempo wprowadzania dokumentów przy rozważaniu zakupu przez przedsiębiorstwo. 

Ten przewodnik zawiera informacje dotyczące procesu ofertowania, szczególnie w odniesieniu do jego tempa, dokładności i ogólnego czasu trwania. Wyjaśnia typowy proces, proces zatwierdzania oraz przekazanie umowy.

Proces ustalania wymagań potencjalnego klienta służy jako warunek wstępny do tworzenia wszelkich pozycji zawartych w ostatecznej propozycji oprogramowania. 

Kierownik ds. Klientów powinien jako pierwszy rozpocząć proces rozpoznania, aby zidentyfikować rynek docelowy, zrozumieć, czym jest stanowisko, i zdefiniować ogólne cele biznesowe.

Inżynier Sprzedaży odpowiada za proces wymagań technicznych, obejmując takie obszary jak integracja API, SSO i integracja systemowa. Wczesne zidentyfikowanie tych specyficznych aspektów jest kluczowe, aby uniknąć oferowania pakietu, który jest zbyt podstawowy lub nie zawiera ważnych funkcji. 

Te metryki wykorzystania przekazać zespołowi handlowemu dane dotyczące funkcjonalność oprogramowania oraz interesów klienta.

Przed udzieleniem tej odpowiedzi, można przeprowadzić przegląd kolejnych pytań:

• Jaka jest średnia wartość transakcji i złożoność umowy?  Jeśli transakcja dotyczy standardowych licencji o wartości poniżej 10 000 USD rocznie, lepiej jest użyć bezpośredniej wyceny, aby przyspieszyć proces. Jeśli transakcja przekracza 50 000 USD rocznie i obejmuje również niestandardową integrację, lepiej jest użyć szczegółowej oferty. 
• Ilu jest wewnętrznych decydentów, którzy zatwierdzą zakup?  Gdy sprzedajesz jednej osobie, prosta wycena wystarczy. Gdy w zatwierdzenie zakupu zaangażowanych jest kilka działów, na przykład działy sprzedaży, prawne i inżynieryjne, szczegółowa propozycja wystarczy, aby dostarczyć niezbędnych informacji kontekstowych.
• Jakie jest wymaganie dotyczące liczby użytkowników?  Proste wyceny opłat cyklicznych mogą obejmować stałą liczbę stanowisk. Zmienne zużycie lub zmienione wzorce wdrożenia wymagają niestandardowej wyceny z precyzyjnymi zasadami użytkowania.

Zidentyfikuj różne struktury cenowe dostępne na podstawie wymagań klienta:

Przy podejmowaniu decyzji pomiędzy propozycją sprzedaży oraz a wyceną, należy wziąć pod uwagę zakres informacji wymaganych od interesariuszy zakupu przed wyrażeniem zgody.

A propozycję zazwyczaj zawiera informacje o oferowanym produkcie, jego specyfikacjach oraz planie wdrożenia produktu do oceny produktu przez więcej niż jednego interesariusza.

A oferta po prostu zawiera cennik, warunki płatności oraz warunki prawne, gdy odbiorcy rozumieją, co robi oprogramowanie. 

Wybór tych dwóch dokumentów sugeruje, że szybkość transakcji może być zależna od ilości informacji lub interpretacja odbiorców danych liczbowych. W miarę możliwości, struktura dokumentu powinna być zgodna z potrzebami odbiorców; w tym przypadku, dyskusja będzie dotyczyła warunków umowy.

Podczas tworzenia dokumentów, zespół sprzedaży często korzysta z przykład oferty SaaS lub szablon oferty sprzedaży SaaS aby zachować spójność marki w skomplikowanych procesach oferty.

W przypadku odnowień licencji o minimalnej złożoności lub wzrostu liczby stanowisk, bezpośrednia wycena sprzedaży SaaS może być wystarczająca do prezentacji dokumentu.

Tworzenie dokładnych pozycji zamówienia zmusza nas do zdefiniowania jasnych metod wyceny i posiadania opartego na zasadach lub procesu weryfikacji dla każdej oferty.

Opiekun klienta wprowadza subskrypcję, profesjonalne wdrożenie oraz przewidywane zużycie do oprogramowania do wyceny. Włączenie ustrukturyzowanych zasad rabatowania pomaga kontrolować zakres rabatów, zapobiegając zbyt daleko idącemu obniżaniu cen przez przedstawicieli handlowych jedynie w celu szybkiego zamknięcia transakcji. Jeśli przedstawiciele handlowi stosują niestandardowe rabaty, wbudowany przepływ pracy zatwierdzania kieruje ofertę bezpośrednio do menedżerów lub dyrektorów finansowych. Jasne zasady rabatowania są powiązane z utrzymaniem marż brutto i zapewniają strukturę dla negocjacji przedstawicieli handlowych na końcowym etapie interakcji z klientem.

W transakcjach korporacyjnych firmy takie jak Talend polegają na Deal Desk aby obliczyć zwrot z inwestycji lub wartość bieżącą netto transakcji i dopiero wtedy przedstawić cenę potencjalnemu klientowi. W firmie Talend, zespół operacji handlowych omawia kwestie cenowe z zespołem finansowym, aby zrozumieć wpływ rabatu na marżę brutto. Jeśli rabat przekracza określony poziom (np. ponad 20%), wycena musi zostać omówiona z dyrektorem finansowym (CFO) lub zarządem finansowym, a zgoda uzyskana w procesie, zanim zostanie przedstawiona klientowi.

Użycie standardowy szablon dla ofert jest związany z spójna prezentacja oraz uwzględnieniem dokładnych danych firmowych w każdej wystawionej ofercie.

Narzędzia do przetwarzania ofert pozyskują informacje o możliwościach z CRM, co następnie automatycznie wypełnia pola takie jak ceny, ilość i dane kontaktowe klienta, bez ręcznego wprowadzania. Unikanie ręcznych procedur wprowadzania danych zazwyczaj zmniejsza częstotliwość błędów, w tym tych związanych z adresami rozliczeniowymi i sumami pozycji. Szablon przedstawia szczegóły dotyczące opłat cyklicznych, jednorazowego kosztu konfiguracji oraz warunków płatności w swoich tabelach. Formatowanie dokumentów może wpływać na efektywność operacyjną wewnętrznych procesów. Czynniki te wpływają na zaufanie interesariuszy i efektywność przeglądów prawnych.

Przyjęcie ustandaryzowanego szablonu oferty SaaS jest kluczowe dla ustalenia spójnego podejścia i dostosowania różnych interesariuszy w zakresie cen i możliwości rynkowych.

Subskribenowoczesny CPQ system jest używany przez aplikacje takie jak EvenUp oraz Beamery dla tworzenia szablonów i ustalania cen, w korelacji z danymi o szansach sprzedaży w CRM.

Ostateczny dokument powinien zawierać:

• Dane kontaktowe kupującego i sprzedającego
• Ceny poszczególnych pozycji i okresy rozliczeniowe
• Rosnące lub malejące użycie okres stopniowego wzrostu 
• Podatek od sprzedaży SaaS Warunki
• Data wygaśnięcia oferty (zazwyczaj od 14 do 30 dni).

Realizacja transakcji jest uzależniona od prawidłowej kolejności podpisów oraz przekazania informacji kontraktowych do systemów finansowych bez ręcznej interwencji powodującej opóźnienia.

Osadzanie podpisów elektronicznych w dokumentach umożliwia potencjalnym klientom zaakceptowanie warunków w przeglądarce dokumentów. Gdy klient podpisze lub wprowadzi Zamówienie zakupu (PO) numer, następuje automatyczna akcja aktualizująca status CRM na „zamknięte – wygrane”. Następnie integracje przejmują zadanie wprowadzenia harmonogramu płatności, daty rozpoczęcia rozliczenia oraz szczegółów produktu do podstawowej aplikacji księgowej. Procedura ta ma na celu utrzymanie zgodności między zasadami rozpoznawania przychodów a warunkami umowy od początku jej obowiązywania.

Wyślij finalną ofertę wraz z e-podpis funkcja.

Gdy tylko kupujący zaakceptuje warunki lub wystawi Zamówienie zakupu (PO):

1. Dostosuj status CRM (np. w Salesforce lub HubSpot) na “Zamknięte/Wygrane” oznaczenie.
2. Wyodrębnij wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być niezbędne do celów księgowych, takie jak data rozpoczęcia usługi, warunki odnowienia lub suma pozycji wierszy, i dostarcz je do oprogramowania księgowego, takiego jak Xero czy QuickBooks, za pomocą ScaleXP.  
3. Utwórz ASC 606/ MSSF 15 Rozpoznanie przychodu harmonogramy do śledzenia odroczony przychód przez cały okres trwania subskrypcji.