Come scrivere una quotazione di vendita SaaS per chiudere più affari

Per creare una vendite preventivo per un SaaS prodotto che si traduce in transazioni completate, un'azienda di software deve integrare i concetti di pricing, utilizzo e licenze in un unico processo chiaro. L'uso di fogli di calcolo per il calcolo manuale può portare a discrepanze, influenzando potenzialmente la durata dell'approvazione delle proposte e il ritmo dell'inserimento dei documenti per la valutazione degli acquisti aziendali. 

Questa guida fornisce informazioni rilevanti per il processo di quotazione, in particolare per quanto riguarda il suo ritmo, l'accuratezza e la durata complessiva. Spiega il processo tipico, il processo di approvazione e la consegna del contratto.

Il processo di definizione di un requisiti del potenziale cliente serve da prerequisito per la creazione di tutte le voci d'offerta contenute nella proposta software finale. 

Un Account Executive dovrebbe essere il primo ad avviare il processo di scoperta per identificare il mercato di riferimento, comprendere cosa sia il posto utente e definire gli obiettivi aziendali complessivi.

Un Sales Engineer si occupa del processo dei requisiti tecnici, comprendendo funzioni come l'integrazione API, l'SSO e l'integrazione di sistema. È importante identificare questi aspetti specifici molto presto nel processo per evitare di presentare un pacchetto troppo basilare o privo di funzionalità importanti. 

Questi metriche di utilizzo fornire al team account dati relativi a funzionalità del software e interessi dei clienti.

Prima di fornire questa risposta, potrebbe essere opportuno esaminare le domande successive:

• Qual è la dimensione media dell'affare e la complessità del contratto?  Se l'affare riguarda licenze standard del valore inferiore a $10.000 all'anno, è meglio utilizzare un preventivo diretto per accelerare i tempi. Se l'affare supera i $50.000 all'anno e include anche integrazioni personalizzate, è meglio utilizzare una proposta dettagliata. 
• Quanti decisori interni ci sono che approveranno l'acquisto?  Quando si vende a una singola persona, è sufficiente un semplice preventivo. Quando più dipartimenti, ad esempio quelli di vendita, legale e ingegneria, sono coinvolti nell'approvazione dell'acquisto, una proposta dettagliata è sufficiente per fornire le informazioni di base necessarie.
• Qual è il requisito per il numero di utenti?  Preventivi per canoni ricorrenti semplici possono includere un numero fisso di postazioni. L'utilizzo variabile o i modelli di implementazione modificati richiedono un preventivo personalizzato con regole di utilizzo precise.

Identificare i diversi strutture di prezzo disponibili in base alle esigenze del cliente:

Quando si decide tra una proposta di vendita e un preventivo, l'ampiezza delle informazioni richieste agli stakeholder dell'acquisto prima di dare il proprio consenso dovrebbe essere considerata.

L' proposta di solito contiene informazioni sul prodotto offerto, le sue specifiche e il piano per l'implementazione del prodotto per la valutazione del prodotto da parte di più stakeholder.

L' preventivo contiene semplicemente i prezzi, i termini di pagamento e i termini legali quando il pubblico comprende cosa fa il software. 

La selezione di questi due documenti suggerisce che la velocità delle transazioni potrebbe essere influenzata dal volume di informazioni o la l'interpretazione dei dati numerici da parte del pubblico. Per quanto possibile, la struttura del documento dovrebbe essere in base alle esigenze del pubblico; in questo caso, la discussione riguarderà i termini dell'accordo.

Nella preparazione dei documenti, il team di vendita spesso si riferisce a un Esempio di proposta SaaS o un' Modello di proposta di vendita SaaS per mantenere la coerenza del marchio attraverso i complessi processi della proposta.

Per i rinnovi di licenza con complessità minima o un aumento del numero di posti, un diretto Preventivo di vendita SaaS potrebbe essere sufficiente per la presentazione del documento.

Creare accurate voci di riga ci obbliga a definire metodi di tariffazione chiari e ad avere un basato su regole o la processo di verifica per ogni preventivo.

L'Account Executive inserisce l'abbonamento, l'onboarding professionale e l'utilizzo previsto nel software di tariffazione. L'integrazione di regole di sconto strutturate regole di sconto aiuta a controllare l'entità degli sconti applicati dai venditori, evitando che riducano troppo i prezzi solo per chiudere rapidamente l'affare. Se i rappresentanti utilizzano sconti non standard, il flusso di lavoro di approvazione integrato indirizza direttamente il preventivo a manager o dirigenti finanziari. Regole di sconto chiare sono legate al mantenimento dei margini lordi e forniscono una struttura per le negoziazioni dei rappresentanti di vendita nella fase finale dell'interazione con il cliente.

Nelle transazioni aziendali, aziende come Talend si affidano a un Deal Desk per calcolare il ritorno sull'investimento o il valore attuale netto dell'affare e solo allora fornire un prezzo al potenziale cliente. Presso Talend, il team delle operazioni commerciali esamina le questioni relative ai prezzi con il team finanziario per comprendere l'impatto dello sconto sul margine lordo. Se lo sconto supera un certo livello (ad esempio, più del 20%), è necessario esaminare il preventivo con il CFO o la direzione finanziaria e ottenere l'approvazione nel processo prima di presentarlo al cliente.

L'uso di un modello standard per i preventivi è associata a una presentazione coerente e all'inclusione di dettagli accurati dettagli aziendali in ogni preventivo emesso.

Gli strumenti di elaborazione dei preventivi ottengono le informazioni sulle opportunità dal il CRM, che poi popola campi come prezzi, quantità e dettagli di contatto del cliente senza inserimento manuale. Evitare procedure di immissione manuale dei dati tende a ridurre la frequenza degli errori, inclusi quelli relativi agli indirizzi di fatturazione e ai totali degli articoli. Il modello illustra i dettagli relativi alle commissioni ricorrenti, al costo di configurazione una tantum e ai termini di pagamento all'interno delle sue tabelle. La formattazione dei documenti può influire sull'efficienza operativa dei processi interni. Questi fattori sono correlati alla fiducia degli stakeholder e all'efficienza delle revisioni legali.

L'adozione di un modello di preventivo SaaS standardizzato è cruciale per stabilire un approccio coerente e allineare le varie parti interessate su prezzi e opportunità di mercato.

Subskribe‘s moderno CPQ sistema è utilizzato da applicazioni come EvenUp e Beamery per la creazione di modelli e la definizione dei prezzi, in correlazione con i dati delle opportunità CRM.

Il documento finale dovrebbe includere:

• Dati di contatto dell'acquirente e del venditore
• Prezzi delle voci e dei periodi di fatturazione
• Utilizzo crescente o decrescente periodo di incremento graduale 
• Imposta sulle vendite SaaS termini
• Data di scadenza del preventivo (di solito da 14 a 30 giorni).

L'esecuzione della transazione è subordinata a un sequenziamento valido delle firme e la trasmissione di informazioni contrattuali ai sistemi finanziari senza intervento manuale che causi ritardi.

L'integrazione di firme elettroniche nei documenti consente ai potenziali clienti di accettare i termini e le condizioni all'interno del visualizzatore di documenti. Quando il cliente firma o inserisce un Ordine d'Acquisto (OA) numero, si verifica un'azione automatica per aggiornare lo stato del CRM a 'chiuso-vinto'. Le integrazioni poi si occupano di inserire il programma di pagamento, la data di inizio della fatturazione e i dettagli del prodotto nell'applicazione contabile principale. Questa procedura mira a mantenere una corrispondenza tra le politiche di riconoscimento dei ricavi e i termini del contratto fin dall'inizio dell'accordo.

Invia il preventivo finalizzato insieme alla firma elettronica funzione.

Una volta che l'acquirente accetta i termini o emette un Ordine d'Acquisto (OA):

1. Modifica lo stato CRM (ad es., in Salesforce o HubSpot) alla “Chiuso/Vinto” denominazione.
2. Estrai qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere necessaria a fini contabili, come la data di inizio del servizio, i termini di rinnovo o il totale delle voci, e consegnala al software di contabilità, come Xero o QuickBooks, utilizzando ScaleXP.  
3. Crea ASC 606/ IFRS 15 La rilevazione dei ricavi scadenziari da monitorare ricavi differiti per tutta la durata dell'abbonamento.