Ce este Automatizarea Veniturilor SaaS?

Automatizarea veniturilor SaaS este o metodă de utilizare a programelor informatice pentru a gestiona întregul ciclu de viață al veniturilor. Începând cu data abonamentului, fluxul de lucru progresează până la decontarea numerarului, funcționând în mare măsură independent de introducerile manuale la fiecare pas.

Un sistem de facturare a abonamentelor poate gestiona actualizări de plan, retrogradări, reînnoiri și anulări.

Pentru echipele financiare SaaS, acest lucru este semnificativ, deoarece evenimentele legate de venituri au loc continuu, nu trimestrial.

O soluție completă de automatizare a veniturilor include de obicei următoarele cinci segmente:

• Facturare și emiterea facturilor — Crearea și trimiterea automată a facturilor pe baza termenilor de abonament, a utilizării sau a numărului de locuri. De asemenea, gestionează prorata care apare atunci când planurile sunt modificate în timpul unui ciclu de facturare.
• Recunoașterea veniturilor (rev rec) — Aliniază amânarea și recunoașterea veniturilor la livrarea serviciului, un factor cheie în respectarea standardelor contabile.
• Sisteme de raportare financiară — Generează rapoarte detaliate privind venitul recurent lunar (MRR), venitul recurent anual (ARR), rata de churn și retenția netă a veniturilor, influențând potențial procesele manuale.
• Prognoză — Estimează veniturile viitoare pe baza valorilor curente ale contractelor, a probabilităților de reînnoire și a datelor din pipeline.
• Colectare și somare de plată — Efectuează automat o altă încercare de a colecta plata pentru tranzacțiile eșuate și trimite o notificare conturilor restante sau le escaladează atunci când este necesar, pentru a reduce dezabonarea involuntară.

Oricare dintre aceste componente poate funcționa independent și poate oferi anumite beneficii, dar adevăratul lor potențial constă în integrarea lor ca un sistem conectat (partajând același strat de date).

Iată procesul pas cu pas de urmat:  

1. Examinați-vă procesele actuale de venituri. Identificați locurile unde introducerea datelor este manuală, unde apar cele mai multe erori și care rapoarte necesită cel mai mult timp pentru a fi generate.
2. Selectați o platformă care reflectă modelul dumneavoastră de facturare. Nevoi diferite de automatizare pentru abonamentele bazate pe utilizare, pe număr de locuri și cu tarif fix — asigurați-vă că instrumentul acoperă modelul dumneavoastră.
3. Integrați-vă CRM-ul, sistemul de facturare și registrul general. Partajarea datelor între sistemele dumneavoastră este o condiție prealabilă pentru ca automatizarea să funcționeze. Instrumentele individuale ar putea crea dependențe de proces sau, dimpotrivă, ar putea genera soluții alternative.
4. Stabiliți setările regulilor de recunoaștere a veniturilor înainte de lansare. Modificările aduse programului de recunoaștere ar putea avea un efect cumulativ, influențând costurile asociate cu ajustările retroactive.
5. Începeți cu o singură linie de produs sau un segment de clienți pentru proiectul pilot, înainte de a-l implementa în întreaga companie.   

Capacitatea departamentului financiar de a efectua scenarii de modelare într-un interval de timp redus, de la câteva zile la câteva minute, este legată de transferul automat al datelor de facturare către un previzionarea veniturilor sistem. Soluțiile automatizate permit urmărirea datelor de inițiere și de încetare a contractelor, reînnoire procente, și extindere metrici, care pot afecta înțelegerea planificatorilor financiari asupra bazei de venituri.

Un instrument de automatizare a veniturilor care gestionează întregul ciclu de viață al veniturilor reduce semnificativ posibilitatea nerespectării; este doar un instrument și nu va gândi în locul tău. ASC 606, precum și IFRS 15, sunt standarde care indică faptul că societățile vor recunoaște veniturile numai atunci când au efectuat în mod satisfăcător activitățile aferente (operaționale sau de vânzare).

Atunci când este configurat corect, software de automatizare poate susține respectarea acestor principii în cadrul contractelor, reducând potențial erorile de introducere a datelor și inconsecvențele. Cu toate acestea, configurarea regulilor necesită de obicei o persoană cu cunoștințe și abilități relevante.