Що таке звітність витрат SaaS?

Звітність про витрати на SaaS — це загальноорганізаційний збір, сортування та вивчення фінансових записів, пов'язаних з використанням хмарного програмного забезпечення. Фінансовий відділ використовує цю систему для отримання інформації про закупівлі програмного забезпечення, які є децентралізованими та часто обходять стандартні корпоративні канали закупівель.

Окрім ролі облікового інструменту, ця система контролює виконання контрактів та надає сповіщення щодо консолідації постачальників, що стосується управління бюджетом. Дані про регулярні витрати на програмне забезпечення, особливо якщо вони обмежені, стосуються тіньової ІТ-діяльності, адміністративних практик управління фінансовими ресурсами та безпекового середовища. Тому сьогодні фінансові директори SaaS-компаній звертаються до точних даних про витрати на програмне забезпечення, щоб жорстко контролювати фінанси та управляти грошовими потоками відповідно до своїх цілей.

Обмін звітами про витрати на SaaS може дозволити компанії спостерігати такі елементи, як:

•   Автоматизоване завантаження транзакційВін встановлює зв'язок з корпоративними кредитними картками та системами обліку кредиторської заборгованості для передачі інформації про продажі від постачальників, тим самим уникаючи ручного введення даних.
•   Моніторинг використання: Надавати точну інформацію про входи користувачів та темпи, з якими функції/функціональні можливості програмного забезпечення збільшуються/освоюються.
•   Сповіщення про поновлення контрактуЦі сповіщення передають деталі дат завершення контрактів, потенційно впливаючи на підходи компаній до залучення в цикл поновлення.
•   Розподіл витратПрограмне забезпечення ідентифікує власника контракту та центр витрат для кожної лінійки програмного забезпечення всередині компанії та полегшує внутрішні процеси списання витрат.

Корпоративні фінансові команди, які хочуть ефективно відстежувати витрати на хмарні послуги, повинні розробити чіткий набір операційних правил. Політики корпоративних карток компанії можуть включати положення щодо управління покупками підписок, які вимагають погодження. Більше того, кожен керівник команди повинен призначити відповідальну особу в компанії для оригінального контракту на програмне забезпечення та для забезпечення персональної відповідальності. Створення централізованої, відкритої цифрової папки для угод про надання послуг програмного забезпечення є актуальним для управління аудитами постачальників та вимогами щодо дотримання законодавства.

Щоб підтримувати систему звітності про витрати SaaS у робочому стані, необхідно переглядати графік, послідовно поєднуючи аудити програмного забезпечення та цикли щомісячного закриття і щоквартальних бізнес-оглядів (QBR). При виборі методу відстеження програмного забезпечення для полегшення цих оцінок компаніям слід враховувати кілька основних операційних факторів:

• Широта інтеграції: Здатність платформи для управління витратами підключатися до систем ERP та банківських систем.
• Обмеження масштабованості: Характеристики інструменту звітності, що стосуються обробки більших обсягів міжнародних транзакцій та конвертації валют.
• Деталізація даних: Рівень деталізації метрик звітності, що забезпечує запис системою даних по окремих позиціях, а не лише агрегованих даних про транзакції.

Класифікація витрат на SaaS (продуктивність, інфраструктура, інструменти для продажів)

SaaS-компанії, що переживають швидкий розширення ринку повинні перевірити, чи їхні системи відстеження можуть підтримувати зростання. Можна перевірити на наявність ознак операційної неефективності через фінансове керівництво, просто розмірковуючи над низкою гострих питань:

1.   Чи пов'язані процеси ручної обробки таблиць із виявленням помилок під час процедур щомісячного закриття?
2.   Чи часто витрати на поновлення програмного забезпечення призводили до коригувань у квартальних бюджетних показниках?

Переваги (економія коштів завдяки консолідації, запобігання автоматичному поновленню)

Показники готовності компанії інвестувати в спеціалізовані засоби оптимізації хмарних ресурсів можуть включати аспекти, пов'язані з управлінням витратами через консолідацію та коригуваннями автоматичного поновлення:

•   Понад тридцять різних постачальників програмного забезпечення забезпечують фірму активними підписками.
•   Процес ручної звірки рахунків за програмне забезпечення зазвичай залучає керівників відділів на період понад 5 годин на місяць.
•   Організація має декілька міжфункціональних команд, які самостійно здійснюють закупівлі програмного забезпечення.
•   Перевірки відповідності проводяться часто і вимагають негайного надання записів про право власності та використання програмного забезпечення.

Спрощення складних питань за допомогою аналогій

Керування програмним середовищем організації, особливо за відсутності повної видимості, схоже на сценарій нагляду за багатоповерховою комерційною будівлею, де відсутній індивідуальний облік комунальних послуг. Менеджеру потрібні індивідуальні лічильники, щоб визначити розподіл споживання освітлення та води по поверхах. Звітність про витрати SaaS — це система сублічильників, що дозволяє точно призначати витрати на споживання конкретним відділам, які генерують ці витрати.