Was ist SaaS-Umsatzautomatisierung?

Die Automatisierung von SaaS-Einnahmen ist eine Methode, bei der Computerprogramme eingesetzt werden, um den gesamten Umsatzlebenszyklus zu verwalten. Beginnend mit dem Abonnementdatum schreitet der Workflow bis zur Abrechnung der Zahlungseingänge fort und läuft dabei in jedem Schritt weitgehend unabhängig von manuellen Eingaben ab.

Ein Abonnement-Abrechnungssystem kann Tarif-Upgrades, Downgrades, Verlängerungen und Kündigungen abwickeln.

Für SaaS-Finanzteams ist dies bedeutsam, da Umsatzereignisse kontinuierlich und nicht quartalsweise auftreten.

Eine umfassende Lösung zur Umsatzautomatisierung umfasst normalerweise die folgenden fünf Segmente:

• Abrechnung und Rechnungsstellung — Automatisches Erstellen und Versenden von Rechnungen basierend auf Abonnementbedingungen, Nutzung oder Sitzplatzanzahl. Es verwaltet auch die anteilige Abrechnung, die auftritt, wenn Pläne während eines Abrechnungszyklus geändert werden.
• Umsatzrealisierung (Rev Rec) — Gleicht die Umsatzstundung und -realisierung der Erbringung der Dienstleistung an, ein Schlüsselfaktor für die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards.
• Finanzberichtssysteme — Es generiert Berichte, die monatlich wiederkehrende Einnahmen (MRR), jährlich wiederkehrende Einnahmen (ARR), die Abwanderungsrate und die Nettoumsatzbindung detailliert darstellen, was potenziell manuelle Prozesse beeinflusst.
• Prognosen — Es schätzt zukünftige Einnahmen auf der Grundlage aktueller Vertragswerte, Erneuerungswahrscheinlichkeiten und Pipelinedaten.
• Inkasso und Mahnwesen – Unternimmt automatisch einen weiteren Versuch, Zahlungen für fehlgeschlagene Transaktionen einzuziehen, und sendet überfälligen Konten eine Mahnung oder eskaliert diese bei Bedarf, um unfreiwillige Abwanderung zu reduzieren.

Jede dieser Komponenten kann unabhängig funktionieren und einen gewissen Nutzen bieten, aber ihr wahres Potenzial liegt in ihrer Integration als vernetztes System (das dieselbe Datenschicht teilt).

Im Folgenden finden Sie den Schritt-für-Schritt-Prozess:  

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Umsatzprozesse. Identifizieren Sie die Stellen, an denen die Dateneingabe manuell erfolgt, wo die meisten Fehler auftreten und welche Berichte am zeitaufwendigsten zu erstellen sind.
2. Wählen Sie eine Plattform, die Ihr Abrechnungsmodell widerspiegelt. Nutzungsbasierte, sitzplatzbasierte und Pauschalpreis-Abonnements erfordern unterschiedliche Automatisierung – stellen Sie sicher, dass das Tool Ihr Modell abdeckt.
3. Verknüpfen Sie Ihr CRM, Ihre Abrechnung und Ihr Hauptbuch. Der Datenaustausch zwischen Ihren Systemen ist eine Voraussetzung für den Betrieb der Automatisierung. Einzelne Tools könnten Prozessabhängigkeiten schaffen oder umgekehrt alternative Lösungen generieren.
4. Nehmen Sie Ihre Einstellungen für die Umsatzrealisierungsregeln vor, bevor Sie live gehen. Änderungen am Realisierungsplan könnten einen kumulativen Effekt haben, der die Kosten für rückwirkende Anpassungen beeinflusst.
5. Beginnen Sie für Ihr Pilotprojekt mit einer einzigen Produktlinie oder einem Kundensegment, bevor Sie es unternehmensweit einführen.   

Die Fähigkeit der Finanzabteilung, Modellierungsszenarien in einem verkürzten Zeitrahmen, von mehreren Tagen auf wenige Minuten, durchzuführen, hängt mit der automatischen Übertragung von Rechnungsdaten an ein Umsatzprognose System. Automatisierte Lösungen ermöglichen die Nachverfolgung von Vertragsbeginn- und Kündigungsdaten, Verlängerung Prozentsätzen und Expansion Kennzahlen, die das Verständnis der Umsatzbasis durch Finanzplaner beeinflussen können.

Ein Tool zur Umsatzautomatisierung, das den gesamten Umsatzlebenszyklus abdeckt, verringert die Wahrscheinlichkeit einer Nichteinhaltung erheblich; es ist nur ein Werkzeug und wird nicht für Sie denken. ASC 606, sowie IFRS 15, sind Standards, die besagen, dass Unternehmen Umsätze erst dann anerkennen dürfen, wenn sie die zugehörigen Aktivitäten (Betrieb oder Verkauf) zufriedenstellend erbracht haben.

Bei korrekter Konfiguration, Automatisierungssoftware kann die Einhaltung dieser Prinzipien über Verträge hinweg unterstützen, wodurch Dateneingabefehler und Inkonsistenzen potenziell reduziert werden. Die Konfiguration der Regeln erfordert jedoch in der Regel eine Person mit entsprechendem Wissen und Fähigkeiten.