Comment passer des licences perpétuelles aux abonnements SaaS

Pour convertir le modèle commercial d’une entreprise de logiciels passant de vente de licences perpétuelles à un modèle d'abonnement SaaS, la l'entreprise doit être restructurée, des rapports financiers aux processus métier. L'adoption d'un modèle d'abonnement pour le produit implique une reclassification des dépenses d'acquisition de clients du CapEx à l'OpEx et établit une source de revenus récurrents. 

Ce guide fournit des étapes opérationnelles, financières et techniques pertinentes pour un changement de modèle économique, avec des considérations pour la gestion des flux de trésorerie.

Avant de donner le signal de l'exécution de la migration, tenez compte de l' architecture du produit et le public qui inclut le produit et aussi le mode de présentation du produit, qu'il soit trop dépendant des locaux de l'utilisateur ou si les clients principaux sont très exigeants concernant la souveraineté des données, c'est-à-dire où leurs informations sont conservées et si elles sont autorisées à être dans le cloud, le cas échéant.  

Vérifiez également les soldes disponibles pour voir si elles sont suffisantes pour la durée de la période habituellement rencontrée lors d'une réduction des flux de trésorerie, qui dure généralement de 12 à 18 mois.

Les entreprises qui proposent des fonctionnalités simples et disposent d'une large clientèle ont la possibilité de fixer simplement une date limite pour la vente de licences perpétuelles. En revanche, les solutions d'entreprise comportent de nombreuses intégrations qui nécessitent une approche de migration progressive, dans laquelle les clients peuvent continuer à utiliser leur propre hébergement tout en ayant recours à des modalités de paiement récurrentes.

La première étape pour créer un modèle d'affaires par abonnement est de considérer la livraison, le packaging, et les processus de facturation du logiciel. Licences perpétuelles donnent accès à un produit pour la durée de vie de la licence, indépendamment des mises à jour, avec un paiement initial. En revanche, un Abonnement SaaS offre l'accès au produit uniquement pendant la durée de l'accord, qui est généralement renouvelé périodiquement.  

Cette étape nécessite d'étudier les modèles d'utilisation par les clients existants et de les affecter aux nouveaux plans récurrents appropriés ou de mettre à niveau les utilisateurs existants. Il est nécessaire de définir l'unité de mesure principale, qui peut être les utilisateurs actifs, les données stockées ou les appels API, de manière à ce que les frais augmentent avec la croissance des clients. 

Il est préférable de poser cette base dès le début, car cela fera gagner du temps et des efforts à tout le monde, et évitera également les complications liées à la préparation de l'accord et à la fixation des revenus attendus.

Lors du lancement initial d'un produit SaaS, la trésorerie de l'entreprise a tendance à être affectée par le montant du paiement initial réduit. Cela se produit parce que le client payait auparavant les frais pour obtenir la licence du logiciel en une seule fois, mais dans le cas d'un produit SaaS, le client paie les frais en plusieurs fois sur la période de l'abonnement, généralement mensuellement ou annuellement. Ce concept, désigné sous le nom de «vallée de la mort du SaaS», désigne une phase où le chiffre d'affaires d'une entreprise SaaS, sur la base de sa documentation financière, montre une diminution par rapport à sa fourchette prévue, malgré un nombre stable de clients.

Pour préparer la mise en œuvre de cette approche, vous devrez mettre à niveau vos outils de reporting afin de permettre le suivi des facturations effectuées pour les contrats à revenus reconnus selon les règles de ASC 606  et de l'IFRS 15. De plus, il est préférable de préparer les ressources financières soit en obtenant un financement externe, soit en créant une réserve de trésorerie suffisante pour couvrir toutes les dépenses pendant la période d'expansion, car la croissance de vos revenus récurrents en dépend.

Modèle Perpétuel :

Année 1 : Important paiement initial + Petits frais de maintenance

Année 2 : Frais de maintenance uniquement

Année 3 : Frais de maintenance uniquement

Modèle d'abonnement SaaS :

Année 1 : Paiements mensuels/annuels

Année 2 : Paiements d'abonnement récurrents

Année 3 : Paiements d'abonnement récurrents + Revenus d'upsell

Indicateurs financiers essentiels à suivre

• Revenu annuel récurrent (ARR): Les revenus d'abonnement annuels générés par un groupe d'abonnements activement renouvelés.
• Revenu mensuel récurrent (MRR): La somme des frais d'abonnement facturés régulièrement sur une base mensuelle. 
• coût d'acquisition client (CAC): Les dépenses engagées en termes d'argent, de temps ou de ressources pour acquérir un nouveau client.
• Valeur vie client (LTV/CLV): Le bénéfice brut estimé qui sera généré par un client sur l'ensemble de la période de sa relation avec votre entreprise
• Facturations : Le montant total de la facture adressée aux clients au moment de son émission, car il est le reflet direct des flux de trésorerie disponibles.

Selon IDC, le taux de croissance composé du marché du cloud, qui comprend le Logiciel en tant que Service (SaaS) et la Plateforme en tant que Service (PaaS), était de 18,8 % par an de 2020 à 2025, passant de 240,9 milliards de dollars à 570,1 milliards de dollars.

En 2012, AdobeLa transition du logiciel packagé vers le modèle d'abonnement Creative Cloud a été associée à une baisse de revenus à court terme au cours du trimestre initial, pendant la période d'établissement de son activité récurrente, avec des changements à long terme ultérieurs dans la valorisation de l'entreprise à mesure que l'ARR se développait.

Les attributs de est indispensable subissent également un changement de nature, plutôt que seulement en quantité. Dans une entreprise typique, il n'y avait que quelques transactions importantes effectuées annuellement avec l'aide de revendeurs qui s'occupaient des taxes locales, et c'était du B2B.  

Les abonnements récurrents, comme des services numériques transfrontaliers vendus directement en ligne, impliquent des seuils d'enregistrement à la TVA et à la TPS sur leurs marchés opérationnels, des considérations de nexus économique des États américains et des exigences de déclaration basées sur le nombre de clients plutôt que sur les transactions. Cela devrait être fait à l'avance, pas après l'entrée sur le premier marché étranger.

La gestion de la facturation récurrente et des modifications de compte, tâches typiques du modèle d'affaires par abonnement, peut être moins efficace avec les méthodes de facturation manuelles. Cependant, l'application d' logiciel de facturation et de gestion des contrats facilite la collecte des paiements récurrents, l'exécution des services de mise à niveau et l'organisation des processus de renouvellement, influençant la charge de travail administrative. Ces outils s'intègrent généralement aux logiciels CRM et au grand livre comptable, ce qui permet le suivi des obligations à travers tous les niveaux de compte.  

La mise en œuvre de conditions contractuelles standard et la facturation automatisée peut influencer la fréquence des erreurs manuelles et affecter les cas de une fuite de revenus concernant les renouvellements incomplets ou les frais pour services rendus. Il est préférable de mettre de tels systèmes en place avant de migrer les comptes existants, surtout lorsque le volume d'affaires est en augmentation. Le choix de l'outil dans ce cas dépend de si vous effectuerez les tâches vous-même ou si vous les sous-traiterez.

1. Déployer un logiciel de reconnaissance des revenus : Cette action peut avoir des implications pour la gestion des revenus d’une entreprise. Les capacités d'intégration de ces outils connectent les applications comptables aux systèmes CRM et ERP, influençant le développement de modèles de reconnaissance et la conformité avec l'ASC 606. 
2. Standardiser les conditions contractuelles : L'un des défis majeurs pour les entreprises est de créer des modèles de contrat standardisés qui définissent clairement la durée de l'abonnement, les politiques de renouvellement, le niveau de service, le traitement des informations et les politiques de résiliation.  
3. Automatiser la facturation récurrente : La facturation récurrente automatisée représente une méthode que les entreprises peuvent adopter dans un souci d'efficacité. De tels systèmes permettent de configurer des paiements récurrents, tels que des prélèvements mensuels par carte de crédit ou une redevance d'abonnement annuelle, qui arrive à échéance à la fin de la période d'abonnement.  
4. Mettre en place la gestion des relances : D'autres fonctionnalités importantes d'un système de facturation incluent la gestion des relances et la capacité d'envoyer des e-mails d'escalade pour recouvrer le solde impayé.  
5. Envisagez les vendeurs tiers : Si votre entreprise autorise des vendeurs tiers à proposer vos produits et services, alors vous n'êtes pas le seul vendeur officiel. Dans ce cas, vous serez déchargé du fardeau de nombreux processus vitaux tels que l'enregistrement fiscal, les déclarations, les méthodes de paiement, les rejets de débit et les remboursements. En revanche, un Merchant of Record prend en charge toutes ces tâches.

Afin d'assurer la rentabilité à long terme d'une entreprise, un modèle commercial SaaS nécessite une haute qualité La fidélisation de la clientèle car la vente initiale ne couvre pas le coût de Acquisition de clients. Dans la vente de logiciels traditionnelle, la charge de travail diminue après la livraison de la clé de licence, tandis que dans le cas des produits basés sur l'abonnement, pour garantir les renouvellements, l'accent doit être mis sur l'engagement continu. 

Si vous voulez transformer votre entreprise, c'est un processus qui implique de changer la façon dont l'entreprise est structurée et en particulier, la façon dont le équipe de vente est organisé. 

Les équipes de support client devraient être transformées en groupes de réussite client qui incluent une section dédiée à la surveillance de l'utilisation du logiciel et à aider les utilisateurs à utiliser les fonctionnalités appropriées. Simultanément, l'ingénierie produit devrait être modifiée de manière à ce qu'elle concentre ses efforts sur la création de nouvelles versions tous les 18 mois au lieu des projets habituels de cinq ans.  

Lors de la migration des utilisateurs existants d'applications installées localement vers un environnement cloud fourni par un fournisseur, de nombreux facteurs doivent être pris en compte pour éviter les pannes système et la perte d'informations critiques. L'un des défis est de mettre en place des outils sécurisés ou des méthodes pour transférer les anciennes bases de données vers le cloud, tout en conservant de bons registres des utilisateurs et de leurs autorisations. Cela inclut la mise en œuvre de strictes politiques de sécurité, en créant des politiques claires de conservation des données, et en mettant en place Accords de niveau de service (SLA) liées à la disponibilité des applications et aux temps de réponse aux incidents. 

Pour obtenir la coopération des utilisateurs existants, il est important d'offrir des avantages immédiats tels que l'accès anticipé à de nouvelles fonctionnalités ou des tarifs d'abonnement réduits, pour les encourager à accepter les nouvelles conditions. Il est également nécessaire de mettre en place des procédures opérationnelles claires et efficaces, afin que le volume croissant de données de compte soit bien organisé.

Déploiement sur site :  

Infrastructure client ← Reçoit les binaires ← Fournisseur de logiciels 

Déploiement SaaS : 

Accès client →  Accès Web/API à distance → Cloud hébergé par le fournisseur 

Résolution des défis courants de transition