Como Migrar de Licenças Perpétuas para Assinaturas SaaS

Para converter o modelo de negócio de uma empresa de software de venda de licenças perpétuas a um modelo de assinatura SaaS, o a empresa precisa ser reestruturada, desde relatórios financeiros até processos de negócios. A adoção de um modelo de assinatura para o produto envolve uma reclassificação das despesas de aquisição de clientes de CapEx para OpEx e estabelece uma fonte de receita recorrente. 

Este guia fornece etapas operacionais, financeiras e técnicas pertinentes a uma mudança de modelo de negócios, com considerações para a gestão do fluxo de caixa.

Antes de dar o sinal para a execução da migração, considere a arquitetura do produto e a público que inclui o produto e também o modo de apresentação do produto, se ele é muito dependente das instalações do usuário ou se os clientes principais são muito rigorosos quanto à soberania dos dados, ou seja, onde as suas informações são mantidas e se é permitido que elas estejam na nuvem, se for o caso.  

Além disso, verifique os saldos disponíveis para ver se são suficientes para a duração do período geralmente experimentado durante a redução do fluxo de caixa, que geralmente dura de 12 a 18 meses.

Empresas que oferecem funcionalidades simples e possuem uma vasta base de clientes têm a opção de apenas definir um prazo para a venda de licenças perpétuas. Em contraste, produtos empresariais possuem muitas integrações que exigem uma abordagem de migração faseada, na qual os clientes podem continuar a usar a sua própria hospedagem enquanto também utilizam termos de pagamento recorrentes.

O primeiro passo para criar um modelo de negócios de assinatura é considerar a entrega, o empacotamento e processos de faturamento do software. Licenças perpétuas garantem acesso a um produto pela vida útil da licença, independentemente das atualizações, com pagamento feito antecipadamente. Em contraste, um(a) assinaturas SaaS oferece acesso ao produto apenas durante a vigência do acordo, que é tipicamente renovado periodicamente.  

Esta etapa exige o estudo dos padrões de uso pelos clientes existentes e atribuí-los aos novos planos recorrentes apropriados ou atualizar os usuários existentes. É necessário definir a unidade de medida primária, que pode ser usuários ativos, dados armazenados ou chamadas de API, de forma que as taxas aumentem juntamente com o crescimento dos clientes. 

É melhor estabelecer esta base cedo, pois isso economizará o tempo e o esforço de todos, e também evitará complicações relacionadas à preparação do acordo e à definição da receita esperada.

No lançamento inicial de um produto SaaS, o fluxo de caixa da empresa tende a ser afetado pelo valor reduzido do pagamento inicial. Isso acontece porque o cliente costumava pagar a taxa para obter a licença do software de uma vez, mas no caso de um produto SaaS, o cliente paga a taxa em partes durante o período da assinatura, geralmente mensal ou anualmente. Este conceito, referido como o “vale da morte do SaaS“, denota uma fase em que a receita de uma empresa SaaS, com base em sua documentação financeira, mostra uma diminuição em relação à sua faixa esperada, apesar de ter um número estável de clientes.

Para se preparar para a implementação desta abordagem, você terá que atualizar suas ferramentas de relatórios para permitir o rastreamento das faturas emitidas para contratos com receita reconhecida de acordo com as regras de ASC 606  e IFRS 15. Além disso, é melhor preparar recursos financeiros seja através da obtenção de financiamento externo ou da criação de uma reserva de caixa grande o suficiente para cobrir todas as despesas durante o período de expansão, uma vez que o crescimento da sua receita recorrente depende disso.

Modelo Perpétuo:

Ano 1: Grande Pagamento Inicial + Pequena Taxa de Manutenção

Ano 2: Apenas Taxa de Manutenção

Ano 3: Apenas Taxa de Manutenção

Modelo de Assinatura SaaS:

Ano 1: Pagamentos Mensais/Anuais

Ano 2: Pagamentos de Assinatura Recorrentes

Ano 3: Pagamentos de Assinatura Recorrentes + Receita de Upsell

Métricas financeiras essenciais para acompanhar

• Receita recorrente anual (ARR): A receita de assinatura anual gerada por um grupo de assinaturas ativamente renovadas.
• Receita recorrente mensal (MRR): A soma das taxas de assinatura que são cobradas regularmente mensalmente. 
• custo de aquisição de clientes (CAC): As despesas incorridas em termos de dinheiro, tempo ou recursos na busca por adquirir um novo cliente.
• Valor Vitalício do Cliente (LTV/CLV): O lucro bruto estimado que será gerado por um cliente durante todo o período de seu relacionamento com a sua empresa
• Faturamento: O valor total da fatura emitida aos clientes no momento da sua emissão, uma vez que é o reflexo direto do fluxo de caixa disponível.

Segundo a IDC, a taxa de crescimento composta do mercado de nuvem, que inclui Software como Serviço (SaaS) e Plataforma como Serviço (PaaS), foi de 18,8% anualmente de 2020 a 2025, aumentando de $240,9 bilhões para $570,1 bilhões.

Em 2012, AdobeA transição do software empacotado para o modelo de assinatura Creative Cloud foi associada a uma diminuição de receita de curto prazo no trimestre inicial, durante o período de estabelecimento do seu negócio recorrente, com subsequentes mudanças de longo prazo na avaliação da empresa à medida que o ARR se desenvolvia.

Os atributos de conformidade também sofrem uma mudança na natureza, em vez de apenas na quantidade. Num negócio típico, havia apenas algumas grandes transações feitas anualmente com a ajuda de revendedores que tratavam dos impostos locais e era B2B.  

Assinaturas recorrentes, como serviços digitais transfronteiriços vendidos diretamente online, envolvem limites de registro de IVA e GST em seus mercados operacionais, considerações de nexus econômico de estados dos EUA e requisitos de relatórios baseados na contagem de clientes, e não em transações. Isso deve ser feito com antecedência, não depois que o primeiro mercado estrangeiro for entrado.

Gerenciar cobrança recorrente e mudanças de conta, tarefas típicas do negócio de assinatura, pode ser menos eficiente com métodos de faturamento manual. No entanto, a aplicação de software de gerenciamento de faturamento e contratos facilita a cobrança de pagamentos recorrentes, a execução de serviços de upgrade e a organização de processos de renovação, influenciando a carga de trabalho administrativa. Essas ferramentas normalmente se integram com software CRM e o razão geral, o que permite o rastreamento de obrigações em todos os níveis de conta.  

A implementação de termos contratuais padrão e faturamento automatizado pode influenciar a frequência de erros manuais e afetar casos de perda de receita relacionadas a renovações não concluídas ou cobranças por serviços prestados. É melhor implementar tais sistemas antes de migrar as contas existentes, especialmente quando o volume de negócios está sendo aumentado. A escolha da ferramenta, neste caso, depende se você realizará as tarefas por conta própria ou as terceirizará.

1. Implementar Software de Reconhecimento de Receita: Esta ação pode ter implicações para a gestão de receita de uma empresa. As capacidades de integração dessas ferramentas conectam aplicativos de contabilidade com sistemas CRM e ERP, influenciando o desenvolvimento de modelos de reconhecimento e a conformidade com o ASC 606. 
2. Padronizar Termos de Contrato: Um dos principais desafios para as empresas é criar modelos de contrato padronizados que definam claramente a duração da assinatura, políticas de renovação, nível de serviço, processamento de informações e políticas de rescisão.  
3. Automatizar Faturamento Recorrente: O faturamento recorrente automatizado representa um método que as empresas podem empregar para a eficiência. Tais sistemas permitem a configuração de pagamentos recorrentes, como cobranças mensais de cartão de crédito ou uma taxa de assinatura anual, que vencem no final do período de assinatura.  
4. Estabelecer Gestão de Dunning: Outras funcionalidades importantes de um sistema de faturamento incluem a gestão de dunning e a capacidade de enviar e-mails de escalonamento para cobrar o saldo devedor.  
5. Considere vendedores terceirizados: Se o seu negócio permite que vendedores terceiros ofereçam os seus produtos e serviços, então você não é o único vendedor de registro. Neste caso, você será aliviado do peso de muitos processos vitais, como registro fiscal, declaração, métodos de pagamento, estornos e reembolsos. Em contraste, um Merchant of Record assume todas estas tarefas.

Para alcançar a lucratividade a longo prazo de uma empresa, um modelo de negócio SaaS requer alta qualidade Retenção de clientes já que a venda inicial não cobre o custo de aquisição de clientes. Nas vendas de software tradicionais, a carga de trabalho diminui após a entrega da chave de licença, enquanto no caso de produtos baseados em assinatura, para garantir as renovações, o foco deve ser colocado no engajamento contínuo. 

Se você deseja transformar sua empresa, é um processo que envolve mudar a forma como a empresa é estruturada e, em particular, a forma como o equipe de vendas é organizado. 

As equipes de suporte ao cliente devem ser transformadas em grupos de sucesso do cliente que incluam uma seção dedicada a monitorar o uso do software e a ajudar os usuários a utilizar os recursos apropriados. No mesmo período, a engenharia de produto deve ser alterada para que foque seus esforços na criação de novos lançamentos a cada 18 meses, em vez dos projetos usuais de cinco anos.  

Ao migrar usuários existentes de aplicativos instalados localmente para um ambiente de nuvem fornecido por um fornecedor, muitos fatores devem ser considerados para evitar falhas no sistema e perda de informações críticas. Um dos desafios é implementar ferramentas seguras ou métodos para transferir os bancos de dados antigos para a nuvem, e ao mesmo tempo manter bons registros de usuários e suas permissões. Isso inclui implementar rigorosas políticas de segurança, criando claras políticas de retenção de dados, e estabelecendo Acordos de Nível de Serviço (SLAs) relacionadas à disponibilidade de aplicativos e tempos de resposta a incidentes. 

Para obter a cooperação de usuários legados, é importante oferecer benefícios imediatos como acesso antecipado a novos recursos ou taxas de assinatura mais baixas, para incentivá-los a aceitar os novos termos. Também é necessário estabelecer procedimentos operacionais claros e eficientes, para que o volume crescente de dados de contas seja bem organizado.

Implantação Local:  

Infraestrutura do Cliente ← Recebe Binários ← Fornecedor de Software 

Implantação SaaS: 

Acesso do Cliente →  Acesso Remoto Web/API → Nuvem Hospedada pelo Fornecedor 

Solução de problemas comuns de transição