Come passare dalle licenze perpetue agli abbonamenti SaaS

Per convertire il modello di business di un'azienda software da vendita di licenze perpetue a un modello di abbonamento SaaS, la l'azienda deve essere ristrutturata, dalla rendicontazione finanziaria ai processi aziendali. L'adozione di un modello di abbonamento per il prodotto comporta una riclassificazione delle spese di acquisizione clienti da CapEx a OpEx e stabilisce una fonte di entrate ricorrenti. 

Questa guida fornisce passaggi operativi, finanziari e tecnici pertinenti a un cambiamento del modello di business, con considerazioni per la gestione del flusso di cassa.

Prima di dare il segnale per l'esecuzione della migrazione, considerate la architettura del prodotto e il pubblico che include il prodotto e anche la modalità di presentazione del prodotto, se sia troppo dipendente dalle infrastrutture dell'utente o se i clienti principali siano molto rigidi riguardo alla sovranità dei dati, ovvero dove sono conservate le loro informazioni e se è consentito che siano nel cloud, qualora lo fossero.  

Inoltre, controllate i saldi disponibili per verificare se siano sufficienti per la durata del periodo normalmente sperimentato durante la riduzione del flusso di cassa, che solitamente dura dai 12 ai 18 mesi.

Le aziende che offrono funzionalità semplici e hanno un'ampia base clienti hanno la possibilità di fissare semplicemente una scadenza per la vendita di licenze perpetue. Al contrario, i prodotti enterprise hanno molte integrazioni che richiedono un approccio di migrazione graduale in cui i clienti possono continuare a utilizzare il proprio hosting pur usufruendo anche di termini di pagamento ricorrenti.

Il primo passo per creare un modello di business in abbonamento è considerare la consegna, il packaging e i processi di fatturazione del software. Licenze perpetue concedono l'accesso a un prodotto per la durata della licenza, indipendentemente dagli aggiornamenti, con pagamento anticipato. Al contrario, un Abbonamento SaaS offre accesso al prodotto solo per la durata dell'accordo, che viene tipicamente rinnovato periodicamente.  

Questo passaggio richiede lo studio dei modelli di utilizzo da parte dei clienti esistenti e assegnandoli a nuovi piani ricorrenti appropriati o aggiornando gli utenti esistenti. È necessario definire l'unità di misura principale, che può essere utenti attivi, dati archiviati o chiamate API, in modo tale che le tariffe aumentino di pari passo con la crescita dei clienti. 

È meglio gettare queste basi in anticipo, poiché farà risparmiare tempo e fatica a tutti e inoltre eviterà complicazioni relative alla preparazione dell'accordo e alla definizione delle entrate previste.

Al lancio iniziale di un prodotto SaaS, il flusso di cassa dell'azienda tende ad essere influenzato dal ridotto importo del pagamento anticipato. Questo accade perché il cliente era solito pagare la tariffa per ottenere la licenza del software in un'unica soluzione, ma nel caso di un prodotto SaaS, il cliente paga la tariffa in parti per tutta la durata dell'abbonamento, di solito mensilmente o annualmente. Questo concetto, denominato “valle della morte del SaaS”, denota una fase in cui i ricavi di un'azienda SaaS, basandosi sulla sua documentazione finanziaria, mostrano una diminuzione rispetto all'intervallo previsto, nonostante un numero stabile di clienti.

Per prepararti all'implementazione di questo approccio, dovrai potenziare i tuoi strumenti di reporting per consentire il monitoraggio delle fatturazioni effettuate verso contratti con ricavi riconosciuti secondo le regole di ASC 606  e IFRS 15. Inoltre, è meglio preparare risorse finanziarie ottenendo finanziamenti esterni o creando una riserva di liquidità sufficientemente grande da coprire tutte le spese durante il periodo di espansione, poiché la crescita dei ricavi ricorrenti dipende da questo.

Modello Perpetuo:

Anno 1: Ampio Pagamento Anticipato + Piccola Quota di Manutenzione

Anno 2: Solo Quota di Manutenzione

Anno 3: Solo Quota di Manutenzione

Modello di Abbonamento SaaS:

Anno 1: Pagamenti Mensili/Annuali

Anno 2: Pagamenti di Abbonamento Ricorrenti

Anno 3: Pagamenti di Abbonamento Ricorrenti + Ricavi da Upselling

Metriche finanziarie essenziali da monitorare

• Ricavi ricorrenti annuali (ARR): Il ricavo annuale da abbonamenti generato da un gruppo di abbonamenti attivamente rinnovati.
• Ricavi ricorrenti mensili (MRR): La somma dei canoni di abbonamento che vengono addebitati regolarmente su base mensile. 
• costo di acquisizione del cliente (CAC): Le spese sostenute in termini di denaro, tempo o risorse per acquisire un nuovo cliente.
• Valore a Vita del Cliente (LTV/CLV): Il profitto lordo stimato che sarà generato da un cliente per l'intera durata del loro rapporto con la tua azienda
• Fatturazioni: L'importo totale della fattura emessa ai clienti al momento dell'emissione, in quanto è il riflesso diretto del flusso di cassa disponibile.

Secondo IDC, il tasso di crescita composto del mercato cloud, che include il Software as a Service (SaaS) e il Platform as a Service (PaaS), è stato del 18,8% annuo dal 2020 al 2025, aumentando da 240,9 miliardi di dollari a 570,1 miliardi di dollari.

Nel 2012, Adobetransizione di ‘s dal software confezionato al modello di abbonamento Creative Cloud è stata associata a una diminuzione dei ricavi a breve termine nel trimestre iniziale, durante il periodo di consolidamento della sua attività ricorrente, con successivi cambiamenti a lungo termine nella valutazione dell'azienda con lo sviluppo dell'ARR.

Gli attributi di compliance subiscono anche un cambiamento di tipo, piuttosto che solamente nella quantità. In un'azienda tipica, venivano effettuate solo poche grandi transazioni annualmente con l'aiuto di rivenditori che si occupavano delle tasse locali ed era B2B.  

Abbonamenti ricorrenti, come servizi digitali transfrontalieri venduti direttamente online, comportano soglie di registrazione IVA e GST nei loro mercati operativi, considerazioni sull'economic nexus negli stati USA e requisiti di rendicontazione basati sul numero di clienti anziché sulle transazioni. Questo dovrebbe essere fatto in anticipo, non dopo essere entrati nel primo mercato estero.

La gestione della fatturazione ricorrente e delle modifiche agli account, attività tipiche del business in abbonamento, può essere meno efficiente con metodi di fatturazione manuali. Tuttavia, l'applicazione di software di gestione della fatturazione e dei contratti facilita la riscossione dei pagamenti ricorrenti, l'esecuzione dei servizi di upgrade e l'organizzazione dei processi di rinnovo, influenzando il carico di lavoro amministrativo. Questi strumenti si integrano tipicamente con il software CRM e il libro mastro, il che consente il monitoraggio degli obblighi a tutti i livelli di account.  

L'implementazione di termini contrattuali standard e fatturazione automatizzata può influenzare la frequenza degli errori manuali e incidere sui casi di perdita di ricavi riguardo a rinnovi non completati o addebiti per servizi resi. È meglio implementare tali sistemi prima di trasferire gli account esistenti, specialmente quando il volume d'affari sta aumentando. La scelta dello strumento in questo caso dipende dal fatto che tu esegua le attività personalmente o le esternalizzi.

1. Implementare Software di Riconoscimento dei Ricavi: Questa azione può avere implicazioni per la gestione dei ricavi di un'azienda. Le capacità di integrazione di questi strumenti collegano le applicazioni contabili con i sistemi CRM ed ERP, influenzando lo sviluppo di modelli di riconoscimento e la conformità con l'ASC 606. 
2. Standardizzare i Termini del Contratto: Una delle maggiori sfide per le aziende è la creazione di modelli di contratto standardizzati che definiscano chiaramente la durata dell'abbonamento, le politiche di rinnovo, il livello di servizio, il trattamento delle informazioni e le politiche di risoluzione del contratto.  
3. Automatizza la Fatturazione Ricorrente: La fatturazione ricorrente automatizzata rappresenta un metodo che le aziende possono impiegare per l'efficienza. Tali sistemi consentono l'impostazione di pagamenti ricorrenti, come addebiti mensili su carta di credito o una quota di abbonamento annuale, che scadono alla fine del periodo di abbonamento.  
4. Stabilire la Gestione dei Solleciti: Altre importanti funzionalità di un sistema di fatturazione includono la gestione dei solleciti e la capacità di inviare email di escalation per riscuotere il saldo in sospeso.  
5. Considerare i venditori terzi: Se la tua attività consente a venditori terzi di offrire i tuoi prodotti e servizi, allora non sei l'unico venditore ufficiale. In questo caso, sarai sollevato dal peso di molti processi vitali come la registrazione fiscale, la dichiarazione, i metodi di pagamento, gli storni e i rimborsi. Al contrario, un Merchant of Record si occupa di tutti questi compiti.

Per raggiungere la redditività a lungo termine di un'azienda, un modello di business SaaS richiede alta qualità Fidelizzazione del Cliente poiché la vendita iniziale non copre il costo di Acquisizione Clienti. Nelle vendite di software tradizionali, il carico di lavoro diminuisce dopo la consegna della chiave di licenza, mentre nel caso dei prodotti basati su abbonamento, per assicurare i rinnovi l'attenzione dovrebbe essere posta sull'engagement continuo. 

Se vuoi trasformare la tua azienda, è un processo che implica cambiare il modo in cui l'azienda è strutturata e, in particolare, il modo in cui il/la team di vendita è organizzato/a. 

I team di supporto clienti dovrebbero essere trasformati in gruppi per il successo del cliente che includano una sezione dedicata al monitoraggio dell'utilizzo del software e all'aiuto agli utenti nell'uso delle funzionalità appropriate. Nello stesso periodo, l'ingegneria del prodotto dovrebbe essere modificata in modo tale da concentrare i propri sforzi sulla creazione di nuove release ogni 18 mesi invece dei soliti progetti quinquennali.  

Quando si migrano gli utenti esistenti da applicazioni installate localmente a un ambiente cloud fornito da un fornitore, è necessario considerare molti fattori per evitare crash di sistema e la perdita di informazioni critiche. Una delle sfide è implementare strumenti sicuri o metodi per trasferire i vecchi database al cloud, e allo stesso tempo mantenere registrazioni accurate degli utenti e delle loro autorizzazioni. Ciò include l'implementazione di rigide politiche di sicurezza, creando chiare politiche di conservazione dei dati, e mettendo in atto Accordi sul Livello di Servizio (SLA) relative alla disponibilità delle applicazioni e ai tempi di risposta agli incidenti. 

Per ottenere la collaborazione degli utenti legacy, è importante offrire benefici immediati come accesso anticipato a nuove funzionalità o tariffe di abbonamento più basse, per incoraggiarli ad accettare i nuovi termini. È inoltre necessario mettere in atto procedure operative chiare ed efficienti, affinché l'aumentato volume di dati degli account sia ben organizzato.

Distribuzione On-Premise:  

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Distribuzione SaaS: 

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Risoluzione dei problemi comuni di transizione