Як перейти від безстрокових ліцензій до SaaS-підписок

Щоб перетворити бізнес-модель компанії-розробника програмного забезпечення з продаж безстрокових ліцензій сторонній компанії. модель підписки SaaS, компанія має бути реструктуризована, від фінансової звітності до бізнес-процесів. Впровадження моделі підписки для продукту передбачає перекласифікацію витрат на залучення клієнтів з капітальних витрат (CapEx) на операційні витрати (OpEx) та створює джерело регулярного доходу. 

Цей посібник містить операційні, фінансові та технічні кроки, що стосуються зміни бізнес-моделі, з урахуванням управління грошовими потоками.

Перед тим, як дати сигнал для виконання міграції, врахуйте архітектуру продукту та аудиторію що включає продукт, а також спосіб представлення продукту, чи не є він занадто залежним від локальної інфраструктури користувача, або якщо ключові клієнти дуже суворі щодо суверенітету даних, що означає, де зберігається їхня інформація, і чи дозволено її розміщувати у хмарі, якщо це так.  

Також перевірте доступні залишки щоб визначити, чи достатньо їх на період зменшення грошового потоку, який зазвичай триває від 12 до 18 місяців.

Компанії, які пропонують прості функції та мають широку клієнтську базу, можуть просто встановити кінцевий термін для продажу безстрокових ліцензій. Натомість, корпоративні продукти мають багато інтеграцій, які вимагають поетапного підходу до міграції, за якого клієнти можуть продовжувати використовувати власний хостинг, водночас застосовуючи умови регулярних платежів.

Першим кроком у створенні моделі підпискового бізнесу є розгляд питань доставки, пакування та процесів виставлення рахунків програмного забезпечення. Безстрокові ліцензії надають доступ до продукту на весь термін дії ліцензії, незалежно від оновлень, з попередньою оплатою. Натомість, а Передплата SaaS пропонує доступ до продукту лише протягом терміну дії угоди, яка зазвичай періодично поновлюється.  

Цей крок вимагає вивчення шаблонів використання існуючими клієнтами та призначення їх до відповідних нових регулярних планів або оновлення існуючих користувачів. Необхідно визначити основну одиницю вимірювання, яка може бути активними користувачами, обсягом збережених даних або викликами API, таким чином, щоб плата збільшувалася разом зі зростанням клієнтів. 

Краще закласти цю основу завчасно, оскільки це заощадить час і зусилля всіх, а також дозволить уникнути ускладнень, пов'язаних з підготовкою угоди та визначенням очікуваного доходу.

При першому запуску SaaS-продукту грошовий потік компанії, як правило, зазнає впливу через зменшена сума передоплати. Це відбувається тому, що клієнт раніше сплачував комісію за отримання ліцензії на програмне забезпечення одноразово, але у випадку SaaS-продукту клієнт сплачує комісію частинами протягом періоду підписки, зазвичай щомісячно або щорічно. Ця концепція, що називається «долина смерті SaaS», означає фазу, коли дохід SaaS-компанії, згідно з її фінансовою документацією, демонструє зниження від очікуваного діапазону, попри стабільну кількість клієнтів.

Щоб підготуватися до впровадження цього підходу, вам доведеться оновити ваші інструменти звітності для відстеження нарахувань за контрактами з визнаним доходом відповідно до правил ASC 606  та IFRS 15. Більше того, варто підготувати фінансові ресурси або шляхом залучення зовнішнього фінансування, або створення грошового резерву, достатнього для покриття всіх витрат протягом періоду розширення, оскільки від цього залежить зростання вашого регулярного доходу.

Безстрокова модель:

Рік 1: Великий авансовий платіж + Невелика плата за обслуговування

Рік 2: Лише плата за обслуговування

Рік 3: Лише плата за обслуговування

Модель підписки SaaS:

Рік 1: Щомісячні/Щорічні платежі

Рік 2: Регулярні платежі за підпискою

Рік 3: Регулярні платежі за підпискою + Дохід від допродажів

Ключові фінансові показники для відстеження

• Річний регулярний дохід (ARR): Річний дохід від підписки, згенерований групою активно поновлюваних підписок.
• щомісячний регулярний дохід (MRR): Сума плати за підписку, яка регулярно стягується щомісяця. 
• вартість залучення клієнта (CAC): Витрати, понесені у вигляді грошей, часу або ресурсів на залучення нового клієнта.
• Пожиттєва цінність клієнта (LTV/CLV): Орієнтовний валовий прибуток, який буде згенерований клієнтом протягом усього періоду його відносин з вашою компанією
• Нарахування: Загальна сума рахунку, виставленого клієнтам на момент виставлення, оскільки це пряме відображення доступного грошового потоку.

За даними IDC, складний темп зростання хмарного ринку, який включає програмне забезпечення як послугу (SaaS) та платформу як послугу (PaaS), становив 18,8% щорічно з 2020 по 2025 рік, збільшившись з 240,9 мільярда доларів до 570,1 мільярда доларів.

У 2012 році, Adobeперехід від пакетного програмного забезпечення до моделі підписки Creative Cloud був пов'язаний з короткостроковим зниженням доходу в початковому кварталі, протягом періоду становлення її регулярного бізнесу, з подальшими довгостроковими змінами в оцінці компанії у міру розвитку ARR.

Атрибути відповідності також зазнають якісної зміни, а не лише кількісної. У типовому бізнесі щорічно відбувалося лише кілька великих транзакцій за допомогою реселерів, які займалися місцевими податками, і це був B2B.  

Регулярні підписки, як і онлайн-транскордонні цифрові послуги, що продаються безпосередньо,, передбачають порогові значення для реєстрації ПДВ та GST на ринках їхньої діяльності, врахування економічного зв'язку (nexus) штатів США та вимоги до звітності на основі кількості клієнтів, а не транзакцій. Це має бути зроблено заздалегідь, а не після виходу на перший іноземний ринок.

Управління регулярними платежами та змінами облікового запису, завдання, типові для підпискового бізнесу, може бути менш ефективним за допомогою ручних методів виставлення рахунків. Однак, застосування програмного забезпечення для управління білінгом та контрактами спрощує збір регулярних платежів, виконання послуг з оновлення та організацію процесів поновлення, впливаючи на адміністративне навантаження. Ці інструменти зазвичай інтегруються з програмним забезпеченням CRM та головною книгою, що дозволяє відстежувати зобов'язання на всіх рівнях облікових записів.  

Впровадження стандартних умов договору та автоматизованому виставленні рахунків може впливати на частоту ручних помилок та впливати на випадки витоку доходу щодо незавершених поновлень або нарахувань за надані послуги. Краще впровадити такі системи до перенесення наявних облікових записів, особливо коли обсяг бізнесу зростає. Вибір інструменту в цьому випадку залежить від того, чи будете ви виконувати завдання самостійно, чи передаватимете їх на аутсорсинг.

1. Впровадити програмне забезпечення для обліку доходу: Ця дія може мати наслідки для управління доходами бізнесу. Інтеграційні можливості цих інструментів пов'язують бухгалтерські програми з системами CRM та ERP, впливаючи на розробку моделей визнання та відповідність ASC 606. 
2. Стандартизувати Умови Договору: Одним з головних викликів для бізнесу є створення стандартизованих шаблонів договорів, які чітко визначають тривалість підписки, політику поновлення, рівень обслуговування, обробку інформації та умови розірвання.  
3. Автоматизуйте періодичне виставлення рахунків: Автоматизоване виставлення повторюваних рахунків є методом, який компанії можуть використовувати для підвищення ефективності. Такі системи дозволяють налаштовувати повторювані платежі, такі як щомісячні списання з кредитної картки або річна абонентська плата, термін сплати якої настає наприкінці періоду підписки.  
4. Запровадьте систему управління простроченими платежами: Серед інших важливих функцій системи виставлення рахунків — управління простроченими платежами та можливість надсилати ескалаційні електронні листи для стягнення непогашеного залишку.  
5. Розгляньте сторонніх продавців: Якщо ваш бізнес дозволяє стороннім продавцям пропонувати ваші продукти та послуги, то ви не є єдиним офіційним продавцем. У цьому випадку ви будете звільнені від тягаря багатьох життєво важливих процесів, таких як податкова реєстрація, подача податкових декларацій, методи оплати, чарджбеки та повернення коштів. Натомість, Merchant of Record бере на себе всі ці завдання.

Для досягнення довгострокової прибутковості компанії, бізнес-модель SaaS вимагає високоякісного Утримання клієнтів оскільки початковий продаж не покриває вартість Залучення клієнтів. У традиційному продажу програмного забезпечення робоче навантаження зменшується після доставки ліцензійного ключа, тоді як у випадку продуктів на основі підписки, для забезпечення поновлень фокус має бути на постійній взаємодії. 

Якщо ви хочете трансформувати свою компанію, це процес, який передбачає зміну способу її організації і, зокрема, способу, яким відділу продажів організована. 

Команди підтримки клієнтів мають бути трансформовані в групи успіху клієнтів, які включають підрозділ, присвячений моніторингу використання програмного забезпечення та допомозі користувачам у застосуванні відповідних функцій. Водночас розробка продукту повинна бути змінена таким чином, щоб зосередити свої зусилля на створенні нових релізів кожні 18 місяців замість звичайних п'ятирічних проектів.  

Під час міграції існуючих користувачів із локально встановлених програм у хмарне середовище, надане постачальником, необхідно врахувати багато факторів, щоб уникнути збою системи та втрати критично важливої інформації. Одним із завдань є впровадження безпечних інструментів або методи перенесення старих баз даних у хмару, і при цьому зберігати належний облік користувачів та їхніх дозволів. Це включає впровадження суворих політик безпеки, створення чітких політик зберігання даних, а також впровадження Угоди про рівень обслуговування (SLA) пов'язаних з доступністю додатків та часом реагування на інциденти. 

Щоб заручитися співпрацею застарілих користувачів, важливо запропонувати негайні переваги таких як ранній доступ до нових функцій або знижені тарифи підписки, щоб заохотити їх прийняти нові умови. Також необхідно запровадити чіткі та ефективні операційні процедури, щоб збільшений обсяг даних облікових записів був добре організований.

Локальне розгортання:  

Інфраструктура клієнта ← Отримує бінарні файли ← Постачальник програмного забезпечення 

Розгортання SaaS: 

Доступ клієнта  →  Віддалений веб/API доступ →  Хмара, розміщена постачальником 

Усунення поширених проблем переходу