Wat is een SaaS-omzetbelastingvergunning?

Een SaaS-belastingvergunning (sales tax permit) verwijst meestal naar een registratie in een Amerikaanse staat die een bedrijf toestaat of verplicht om sales tax te innen en af te dragen over belastbare transacties. Staten geven dit document verschillende namen; sommigen noemen het een Sales tax permit, Seller’s permit, Sales tax license of Certificate of Authority.

Een SaaS-bedrijf moet allereerst nagaan of het een 'nexus' (fiscale aanwezigheid) heeft in een bepaalde staat. Dit gebeurt meestal door fysieke aanwezigheid in de staat via werknemers of eigendommen, of door economische activiteit die de drempel voor externe verkopers van een staat’s heeft bereikt of overschreden. Onderworpen zijn aan staatsbelasting volgt niet automatisch; andere factoren spelen een rol, waaronder hoe de belasting wordt behandeld op basis van de aard van het softwareaanbod, of het bedrijf wordt belast op basis van de locatie van de klant’s, en of er vrijstellingen of andere speciale regels van toepassing zijn.

Na de historische uitspraak van het Amerikaanse Hooggerechtshof in 2018 in de zaak South Dakota v. Wayfair, werd de zogenaamde eis van fysieke aanwezigheid, die de bevoegdheid van staten om externe verkopers te verplichten sales tax te innen beperkte, verworpen. Als gevolg van die beslissing kunnen staten van externe verkopers eisen dat zij sales tax innen en afdragen op basis van economische activiteit. Verkopers moeten aan de wet voldoen, zelfs als ze geen fysiek kantoor of andere tastbare activa in de staat hebben. Er werd na Wayfair geen eenduidige drempel voor economische nexus voorgeschreven. Daarom bepalen verschillende staten hun eigen normen, registratievereisten, drempels en ingangsdata.

De belastbaarheid van SaaS is sterk afhankelijk van de staat waar de verkoop plaatsvindt. Staat A kan bijvoorbeeld externe abonnementstoegang behandelen als vrijgesteld van belasting, maar staat B kan dit belasten als een online te gebruiken dienst. De classificatie van het product’s als een niet-belastbaar of belastbaar item heeft dus vaak alles te maken met wat de software doet, wat de klant krijgt, of de vrijstelling van toepassing is, of welke speciale bepalingen worden gebruikt.

Een sales tax permit en een resale certificate dienen verschillende doelen.

Een EIN (Employer Identification Number) is een nummer dat door de Amerikaanse belastingdienst (US Treasury) wordt toegekend aan bedrijven en andere organisaties wanneer een bedrijf als eenmanszaak of in een maatschap opereert waarbij de eigenaar een burgerservicenummer (SSN) gebruikt als identificatienummer voor belastingbetalers (TIN). Een bedrijf kan dit gebruiken om te voldoen aan federale belastingaangiftevereisten, een loonadministratie te voeren, een bankrekening te openen en voor andere soortgelijke doeleinden, maar het verkrijgen van een EIN geeft niet het recht om sales tax van een staat te innen. Daarnaast is een bedrijfsvergunning (business license) iets anders. Deze geeft meestal toestemming om een bedrijf te runnen in een specifieke staat of gemeente; een sales tax-registratie is voornamelijk gerelateerd aan de administratie van sales en use taxes.

Een Merchant of Record (MoR) setup bepaalt welke entiteit de rapportage en afdracht van omzetbelasting voor elke verkooptransactie afhandelt. Een Merchant of Record die de verkoper is in een zakelijk contract, regelt over het algemeen de btw: berekening, inning, belastingaangifte/-voorbereiding, belastingafdracht en belastingnaleving/-registratie voor alle verkopen die onder deze regeling vallen. Niettemin hangt het wie deze verantwoordelijkheden draagt voornamelijk af van hoe het contract is gestructureerd en wat de staatswetten zijn met betrekking tot belastingheffing en dergelijke, inclusief de wetten die betrekking hebben op de Marketplace-Facilitator.

Samenwerken met een Merchant of Record betekent niet dat de staatsbelastingverplichtingen van het SaaS-bedrijf volledig komen te vervallen. Het bedrijf kan nog steeds de verplichting hebben om afzonderlijk belastingaangifte te doen, of andere gerelateerde zaken te regelen, bijvoorbeeld voor de directe verkoop, andere verkoopkanalen, de bedrijfsactiviteiten of een transactie die niet onder een Merchant of Record-regeling valt.

Voordat ze zich in een staat registreren, moeten bedrijven het volgende controleren:

• Of ze een fysieke of economische nexus hebben;
• Of hun specifieke SaaS-product belastbaar is;
• Hoe de staat de transactie herleidt;
• Of er vrijstellingen van toepassing zijn;
• Of een marktplaats, wederverkoper of Merchant of Record verantwoordelijk is voor de inning voor de desbetreffende transactie;
• Wanneer de registratie- en aangifteverplichtingen beginnen.