Co to jest konsolidacja dostawców SaaS?

Konsolidacja dostawców w SaaS polega na zmniejszeniu liczby narzędzi SaaS poprzez łączenie podobnych funkcjonalności, eliminowanie duplikatów i wybieranie wyłącznie strategicznych dostawców. Zamiast każdego z pięciu zespołów kupującego swoje ulubione oprogramowanie do zarządzania projektami, organizacja wybiera jedno i przenosi tam wszystkich. Zarządzanie zasobami finansowymi i bezpieczeństwo są kwestiami do rozważenia w scenariuszach niekontrolowanego wzrostu SaaS lub rozproszenia SaaS.

Średnio, nowoczesne firmy SaaS muszą zarządzać znacznie ponad 250 subskrypcjami SaaS. Nabycie konkretnych subskrypcji było inicjowane przez zespoły, bez bezpośredniego zaangażowania zarządu. Działania Shadow IT są związane z ogólnym zrozumieniem przez dział finansów danych dotyczących wydatków i użytkowania.

Dzięki temu mogą zająć się:

• Przeprowadzić audyt aktywnych subskrypcji każdego działu i stworzyć źródło informacji.
• Wykrywanie duplikacji, np. w sytuacji, gdy różne działy posiadają różne wersje narzędzi do sporządzania notatek lub cyfrowego podpisywania dla tej samej pracy.
• Wybór jedynego dostawcy dla danej funkcji wiąże się z zaprzestaniem korzystania z usług innych dostawców.

Wycofanie zbędnego narzędzia wiąże się z czynnikami kosztowymi i różnymi innymi konsekwencjami operacyjnymi.

• Alokacja zasobów IT na konserwację i usuwanie awarii jest związana z liczbą połączeń.
• Audyty bezpieczeństwa bywają mniej skomplikowane dzięki wcześniej wspomnianym czynnikom.
• Aspekty bezpieczeństwa danych odnoszą się do liczby repozytoriów danych zarządzanych przez jedno narzędzie.

Zazwyczaj inicjatywa konsolidacyjna składa się z następujących czterech faz:

1. Audyt – Uzyskaj wszystkie szczegóły dotyczące aktywnych subskrypcji, kosztów, właściciela i poziomu użytkowania każdej z nich. Działy finansowy i IT wspólnie zajmują się tym etapem.
2. Kategoryzacja – Grupując pakiety oprogramowania według funkcji, z których korzysta firma (np. komunikacja, analityka, HR), można znaleźć te najbardziej bezpośrednie.
3. Negocjuj – Udaj się do innych dostawców z nową propozycją, pokazując, że chcesz od nich kupić więcej i zabezpiecz warunki pakietowe.
4. Migruj – Przeszkolenie i przejście na nowy system w określonym czasie, przy minimalnych lub żadnych zakłóceniach.

Konsolidacja obciążenia pracą u jednego dostawcy obejmuje rozważania dotyczące tego, jak przerwy w działaniu dostawcy lub zmiany kosztów mogą wpłynąć na działalność operacyjną. Zrównoważenie konsolidacji z pewnym stopniem dywersyfikacji dostawców jest zazwyczaj bezpieczniejszym długoterminowym podejściem.

Zadaj kilka pytań przed rozpoczęciem projektu, które pomogą Ci ocenić, czy konsolidacja SaaS ma sens, czy nie:

• Czy w Twoim zespole ktoś na pewno zna dokładną liczbę narzędzi SaaS, za które firma obecnie płaci?
• Czy zdarzają się przypadki, że różne działy niezależnie pozyskują podobne narzędzia?

Czynniki mogące wskazywać na zmianę w relacjach z obecnymi dostawcami SaaS:

• Całkowite wydatki na SaaS wzrosły znacznie szybciej niż wzrost liczby pracowników.
• Czas potrzebny na przeglądy bezpieczeństwa i zgodności wykazuje tendencję wzrostową.
• Odpowiedzialność za ogólnofirmowe decyzje dotyczące zakupu SaaS nie jest formalnie przypisana jednej osobie.

Konsolidacja SaaS może trwać tylko wtedy, jeśli nowe rozprzestrzenianie się SaaS nie stanie na przeszkodzie na początku, w całej firmie. Firmy zapobiegają temu poprzez procedury zatwierdzania zakupów: etap formalnego zatwierdzenia, który każdy zakup SaaS musi przejść przed podpisaniem nowej umowy. Firmy przeprowadzają również regularne audyty wykorzystania (4 lub 6 miesięcy po ostatnim audycie), aby być bardziej efektywnymi. Ta metoda może wpłynąć na rozmiar stosu, potencjalnie wpływając na zapotrzebowanie na późniejsze zadania konserwacyjne.