Jak przejść z licencji wieczystych na subskrypcje SaaS

Aby przekształcić model biznesowy firmy programistycznej z sprzedaż licencji wieczystych zewnętrznemu model subskrypcyjny SaaS, a firma musi zostać zrestrukturyzowana, od sprawozdawczości finansowej po procesy biznesowe. Przyjęcie modelu subskrypcyjnego dla produktu wiąże się z przeklasyfikowaniem kosztów pozyskania klienta z CapEx na OpEx i ustanawia źródło cyklicznych przychodów. 

Ten przewodnik zawiera operacyjne, finansowe i techniczne kroki związane ze zmianą modelu biznesowego, z uwzględnieniem zarządzania przepływami pieniężnymi.

Przed wydaniem sygnału do wykonania migracji, rozważ architekturę produktu i grupę docelową która obejmuje produkt, a także sposób prezentacji produktu, czy jest on zbyt zależny od środowiska użytkownika, czy też kluczowi klienci są bardzo rygorystyczni w kwestii suwerenności danych, co oznacza, gdzie przechowywane są ich informacje i czy dozwolone jest ich przechowywanie w chmurze, jeśli tak.  

Sprawdź również dostępne salda aby sprawdzić, czy są wystarczające na czas trwania okresu zazwyczaj doświadczanego podczas redukcji przepływów pieniężnych, który zazwyczaj trwa od 12 do 18 miesięcy.

Firmy, które oferują proste funkcje i mają szeroką bazę klientów, mają możliwość ustalenia jedynie terminu sprzedaży licencji wieczystych. W przeciwieństwie do tego, produkty dla przedsiębiorstw mają wiele integracji, które wymagają fazowego podejścia do migracji, w którym klienci mogą nadal korzystać z własnego hostingu, jednocześnie korzystając z cyklicznych warunków płatności.

Pierwszym krokiem w tworzeniu subskrypcyjnego modelu biznesowego jest rozważenie dostawy, pakowania oraz procesów rozliczeniowych oprogramowania. Licencje wieczyste przyznają dostęp do produktu na cały okres ważności licencji, niezależnie od aktualizacji, z płatnością uiszczaną z góry. Natomiast Subskrypcji SaaS oferuje dostęp do produktu tylko na czas trwania umowy, która jest zazwyczaj odnawiana okresowo.  

Ten krok wymaga zbadania wzorców użytkowania przez obecnych klientów i przypisania ich do odpowiednich nowych planów cyklicznych lub uaktualnienia obecnych użytkowników. Konieczne jest zdefiniowanie podstawowej jednostki pomiaru, którą mogą być aktywni użytkownicy, przechowywane dane lub wywołania API, w taki sposób, aby opłaty rosły wraz ze wzrostem liczby klientów. 

Lepiej jest położyć te podwaliny wcześnie, ponieważ zaoszczędzi to czas i wysiłek wszystkim, a także pozwoli uniknąć komplikacji związanych z przygotowaniem umowy i ustaleniem spodziewanych przychodów.

Po początkowym uruchomieniu produktu SaaS, przepływy pieniężne firmy zwykle są dotknięte przez zmniejszona kwota płatności z góry. Dzieje się tak, ponieważ klient płacił za licencję na oprogramowanie jednorazowo, ale w przypadku produktu SaaS klient uiszcza opłatę w częściach przez cały okres subskrypcji, zazwyczaj co miesiąc lub co rok. Ta koncepcja, określana jako „dolina śmierci SaaS”, oznacza fazę, w której przychody firmy SaaS, oparte na dokumentacji finansowej, wykazują spadek poniżej oczekiwanego zakresu, pomimo stabilnej liczby klientów.

Aby przygotować się na wdrożenie tego podejścia, należy ulepszyć swoje narzędzia raportowania aby umożliwić śledzenie rozliczeń dokonanych w ramach umów z rozpoznanymi przychodami zgodnie z zasadami ASC 606  oraz MSSF 15. Ponadto, lepiej jest przygotować zasoby finansowe albo poprzez pozyskanie zewnętrznego finansowania, albo stworzenie rezerwy gotówkowej wystarczająco dużej, aby pokryć wszystkie wydatki w okresie ekspansji, ponieważ wzrost Twoich przychodów cyklicznych od tego zależy.

Model wieczysty:

Rok 1: Duża płatność z góry + Niewielka opłata za utrzymanie

Rok 2: Tylko opłata za utrzymanie

Rok 3: Tylko opłata za utrzymanie

Model subskrypcji SaaS:

Rok 1: Płatności miesięczne/roczne

Rok 2: Cykliczne płatności subskrypcyjne

Rok 3: Cykliczne płatności subskrypcyjne + Przychody z upsellu

Kluczowe wskaźniki finansowe do śledzenia

• Roczny Przychód Rekurencyjny (ARR): Roczny przychód z subskrypcji generowany przez grupę aktywnie odnawianych subskrypcji.
• Miesięczny Przychód Rekurencyjny (MRR): Suma opłat subskrypcyjnych, które są regularnie pobierane co miesiąc. 
• koszt pozyskania klienta (CAC): Koszty poniesione w zakresie pieniędzy, czasu lub zasobów w celu pozyskania nowego klienta.
• Wartość życiowa klienta (LTV/CLV): Szacowany zysk brutto, który zostanie wygenerowany przez klienta przez cały okres jego relacji z Twoją firmą
• Naliczenia: Całkowita kwota faktury wystawionej klientom w momencie jej wystawienia, ponieważ jest to bezpośrednie odzwierciedlenie dostępnych środków pieniężnych.

Według IDC, skumulowana stopa wzrostu rynku chmury obliczeniowej, który obejmuje Software as a Service (SaaS) i Platform as a Service (PaaS), wzrastał o 18,8% rocznie od 2020 do 2025 roku, zwiększając się z 240,9 miliarda dolarów do 570,1 miliarda dolarów.

W 2012 roku, Adobe‘s przejście z oprogramowania pudełkowego na model subskrypcyjny Creative Cloud wiązało się z krótkoterminowym spadkiem przychodów w początkowym kwartale, w okresie budowania stałych przychodów, z późniejszymi długoterminowymi zmianami w wycenie firmy w miarę rozwoju ARR.

Atrybuty to proces ciągły. również ulegają zmianie jakościowej, a nie tylko ilościowej. W typowej firmie przeprowadzano zaledwie kilka dużych transakcji rocznie z pomocą resellerów, którzy zajmowali się lokalnymi podatkami i były to transakcje B2B.  

Subskrypcje cykliczne, jako sprzedawane bezpośrednio online transgraniczne usługi cyfrowe, wiążą się z progami rejestracji VAT i GST na rynkach operacyjnych, uwzględnianiem powiązań gospodarczych w stanach USA oraz wymogami sprawozdawczymi opartymi na liczbie klientów, a nie transakcji. Należy to zrobić z wyprzedzeniem, a nie po wejściu na pierwszy rynek zagraniczny.

Zarządzanie cyklicznym fakturowaniem i zmianami na koncie, zadaniami typowymi dla modelu subskrypcyjnego, może być mniej wydajne przy ręcznych metodach fakturowania. Jednakże zastosowanie oprogramowanie do zarządzania fakturowaniem i umowami ułatwia pobieranie płatności cyklicznych, realizację usług aktualizacji i organizację procesów odnowienia, wpływając na obciążenie administracyjne. Narzędzia te zazwyczaj integrują się z oprogramowaniem CRM i księgą główną, co umożliwia śledzenie zobowiązań na wszystkich poziomach konta.  

Wdrożenie standardowych warunków umowy oraz zautomatyzowanym fakturowaniu może wpływać na częstotliwość błędów manualnych i dotyczyć przypadków utratą przychodów dotyczące niedokończonych odnowień lub opłat za wykonane usługi. Lepiej jest wdrożyć takie systemy przed przeniesieniem istniejących kont, zwłaszcza gdy skala działalności rośnie. Wybór narzędzia w tym przypadku zależy od tego, czy zadania będą wykonywane samodzielnie, czy zlecane na zewnątrz.

1. Wdróż Oprogramowanie do Uznawania Przychodów: To działanie może mieć wpływ na zarządzanie przychodami przedsiębiorstwa. Możliwości integracji tych narzędzi łączą aplikacje księgowe z systemami CRM i ERP, wpływając na rozwój modeli rozpoznawania przychodów i zgodność z ASC 606. 
2. Standaryzuj Warunki Umowne: Jednym z głównych wyzwań dla firm jest tworzenie ustandaryzowanych szablonów umów, które jasno określają czas trwania subskrypcji, zasady odnawiania, poziom usług, przetwarzanie informacji oraz zasady wypowiedzenia.  
3. Automatyzuj fakturowanie cykliczne: Automatyczne fakturowanie cykliczne stanowi metodę, którą firmy mogą stosować w celu zwiększenia efektywności. Takie systemy umożliwiają ustawienie płatności cyklicznych, takich jak miesięczne obciążenia karty kredytowej lub roczna opłata abonamentowa, która jest płatna na koniec okresu subskrypcji.  
4. Wprowadź zarządzanie windykacją: Inne ważne funkcje systemu fakturowania obejmują zarządzanie windykacją oraz możliwość wysyłania eskalacyjnych wiadomości e-mail w celu zebrania zaległej kwoty.  
5. Rozważ sprzedawców zewnętrznych: Jeśli Twoja firma pozwala zewnętrznym sprzedawcom oferować Twoje produkty i usługi, wówczas nie jesteś jedynym sprzedawcą rejestrowym. W takim przypadku zostaniesz odciążony z wielu kluczowych procesów, takich jak rejestracja podatkowa, składanie deklaracji, metody płatności, obciążenia zwrotne i zwroty pieniędzy. Natomiast Merchant of Record sprzedawca rejestrowy przejmuje wszystkie te zadania.

Aby osiągnąć długoterminową rentowność firmy, model biznesowy SaaS wymaga wysokiej jakości Retencja klientów ponieważ początkowa sprzedaż nie pokrywa kosztów Pozyskiwanie klientów. W tradycyjnej sprzedaży oprogramowania obciążenie pracą zmniejsza się po dostarczeniu klucza licencyjnego, natomiast w przypadku produktów subskrypcyjnych, aby zapewnić odnowienia, nacisk należy położyć na ciągłe zaangażowanie. 

Jeśli chcesz transformować swoją firmę, jest to proces, który wiąże się ze zmianą sposobu jej organizacji, a w szczególności sposobu, w jaki zespołu sprzedaży jest zorganizowana. 

Zespoły wsparcia klienta powinny zostać przekształcone w grupy sukcesu klienta, które obejmują sekcję dedykowaną monitorowaniu użytkowania oprogramowania i pomaganiu użytkownikom w korzystaniu z odpowiednich funkcji. W tym samym okresie inżynieria produktu powinna zostać zmieniona tak, aby skupiła swoje wysiłki na tworzeniu nowych wydań co 18 miesięcy zamiast zwyczajowych pięcioletnich projektów.  

Podczas migracji istniejących użytkowników z aplikacji zainstalowanych lokalnie do środowiska chmurowego dostarczanego przez dostawcę, należy wziąć pod uwagę wiele czynników, aby uniknąć awarii systemu i utraty krytycznych informacji. Jednym z wyzwań jest wdrożenie bezpieczne narzędzia lub metody przenoszenia starych baz danych do chmury i jednocześnie zachować dobrą ewidencję użytkowników i ich uprawnień. Obejmuje to wdrożenie ścisłych polityk bezpieczeństwa, tworzenie jasnych polityk retencji danych, oraz wprowadzenie Umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA) związanych z dostępnością aplikacji oraz czasami reakcji na incydenty. 

Aby zyskać współpracę użytkowników starszych systemów, ważne jest, aby zaoferować natychmiastowe korzyści takich jak wcześniejszy dostęp do nowych funkcji lub niższe stawki abonamentowe, aby zachęcić ich do zaakceptowania nowych warunków. Konieczne jest również wprowadzenie jasnych i skutecznych procedur operacyjnych, aby zwiększona ilość danych kont była dobrze zorganizowana.

Wdrożenie lokalne:  

Infrastruktura klienta ← Odbiera pliki binarne ← Dostawca oprogramowania 

Wdrożenie SaaS: 

Dostęp klienta  →  Zdalny dostęp przez Web/API →  Chmura hostowana przez dostawcę 

Rozwiązywanie typowych wyzwań związanych z przejściem