O que é uma Licença Fiscal de Vendas de SaaS?

A licença fiscal de SaaS refere-se geralmente a um registo estadual que permite ou exige que uma empresa cobre o imposto sobre vendas e o remeta a partir de transações tributáveis. Os estados designam este documento de forma diferente; alguns chamam-lhe licença de imposto sobre vendas (Sales tax permit), licença de vendedor (Seller's permit) ou certificado de autoridade.

Uma empresa de software como serviço deve, antes de mais, determinar se tem nexo com um determinado estado. Isto ocorre normalmente com a presença física no estado através de funcionários ou propriedades, ou atividade económica que atingiu ou ultrapassou o limiar de vendedor remoto de um estado. Estar sujeito ao imposto estadual não é uma consequência automática; outros fatores importam, incluindo como o imposto é tratado com base na natureza da oferta de software, se a empresa é tributada com base na localização do cliente e se se aplicam isenções ou outras regras especiais.

Na sequência do caso histórico de 2018 do Supremo Tribunal dos EUA, South Dakota v. Wayfair, o chamado requisito de presença física que limitava a capacidade dos estados de impor aos vendedores remotos a responsabilidade de cobrança do imposto sobre vendas foi anulado. Como consequência dessa decisão, os estados podem exigir que os vendedores remotos cobrem e remetam o imposto sobre vendas com base na atividade económica. Os vendedores têm de cumprir a lei mesmo que não tenham um escritório físico ou outros ativos tangíveis no estado. Nenhum limiar de nexo económico único foi prescrito como resultado do caso Wayfair. Por conseguinte, diferentes estados definem os seus próprios padrões, requisitos de registo, limiares e datas de vigência.

A tributação de SaaS está altamente dependente do estado onde a venda ocorre. Por exemplo, o estado A pode tratar o acesso remoto por subscrição como isento de impostos, mas o estado B pode tributá-lo como um serviço a ser utilizado online. Assim, a classificação do produto como um item não tributável ou tributável tem frequentemente tudo a ver com o que o software faz, o que o cliente recebe, se a isenção é aplicável ou quais as disposições especiais que estão a ser utilizadas.

Uma licença de imposto sobre vendas e um certificado de revenda servem propósitos diferentes.

Um EIN (Employer Identification Number) é um número atribuído pelo Tesouro dos EUA a empresas e outras organizações quando uma empresa opera em nome individual ou em parceria onde o proprietário utiliza um Número de Segurança Social como número de identificação fiscal (TIN). Uma empresa pode utilizá-lo para cumprir os requisitos de declaração de impostos federais, processar salários, abrir uma conta bancária e para outros fins semelhantes, mas a obtenção de um EIN não concede o privilégio de cobrar o imposto sobre vendas estadual. Além disso, a licença comercial é distinta. Geralmente concede permissão para gerir um negócio num estado ou localidade específica; o registo do imposto sobre vendas está principalmente relacionado com a administração dos impostos sobre vendas e de utilização.

A Comerciante Registrado (MoR) determina qual a entidade que lida com a declaração e entrega do imposto sobre vendas para cada transação de venda. Um Merchant of Record que seja o vendedor num contrato comercial geralmente lida com o imposto sobre vendas: cálculo, cobrança, preparação/declaração de impostos, entrega de impostos e conformidade/registo fiscal para todas as vendas incluídas neste acordo. No entanto, quem assume estas responsabilidades depende principalmente de como o contrato foi estruturado e de quais são as leis estaduais sobre tributação e afins, incluindo as leis que se aplicam ao Facilitador de Marketplace.

Trabalhar com um Merchant of Record não significa que as obrigações fiscais estaduais da empresa de SaaS sejam totalmente eliminadas. A empresa ainda pode ter a obrigação de declarar impostos, ou outros assuntos relacionados, separadamente, por exemplo, das suas vendas diretas, outros canais de vendas, das suas atividades comerciais ou de uma transação não abrangida por um acordo de Merchant of Record.

Antes de se registarem num estado, as empresas devem analisar:

• Se têm nexo físico ou económico;
• Se o seu produto SaaS específico é tributável;
• Como o estado determina a origem da transação;
• Se se aplicam isenções;
• Se um marketplace, revendedor ou Merchant of Record é responsável pela cobrança da transação relevante;
• Quando começam as obrigações de registo e declaração.