O que é Cobrança Recorrente de SaaS?

O faturamento recorrente de SaaS refere-se à cobrança automática de clientes em intervalos regulares (mensal, anual ou outro período definido) e à entrega contínua de software durante esses períodos, para que os clientes sejam cobrados pelo acesso. Nessa situação, os pagamentos são processados em um cronograma recorrente até que ocorra um cancelamento ou uma modificação em seu plano de faturamento. Essa abordagem indica o papel do sistema de faturamento nos processos de fluxo de caixa, seu efeito no esforço de criação manual de faturas e o fornecimento de dados de MRR e ARR para a equipe financeira.

Embora estes quatro possam ser usados de forma intercambiável, vale a pena notar que cada um tem seu lugar no cenário de faturamento:

•       Faturamento único refere-se a um cliente sendo cobrado uma única vez, sem pagamentos subsequentes previstos.
•       Pagamentos recorrentes são o processo real de uma transação, ou seja, o armazenamento seguro dos seus dados bancários ou do cartão, seguido de uso repetido.
•       Cobrança por consumo (também chamada de faturamento baseado em uso) é um modelo onde os clientes são cobrados proporcionalmente ao que realmente utilizam, como chamadas de API, armazenamento ou o número de contas ativas.
•       A cobrança recorrente de SaaS inclui emissão de faturas, prorrateio, alterações de plano, gestão de inadimplência, etc., e incorpora preços fixos, baseados em níveis ou baseados em uso.

Empresas de SaaS raramente dependem de apenas um tipo de cobrança e geralmente têm alguma combinação de vários métodos, como:

•       A cobrança de valor fixo envolve uma taxa consistente para cada instância, independentemente da quantidade de uso.
•       A cobrança escalonada é para casos em que, quanto mais um cliente utiliza o serviço, maior o preço, mas em níveis (Básico, Pro, Corporativo).
•       A cobrança baseada no uso ocorre quando você paga pelo que usa, sem levar em conta mínimos ou limites.
•       A cobrança por usuário é um modo de cobrança em que o cliente é cobrado apenas pelos usuários que estão utilizando o software, ou seja, detentores de licença ou clientes ativos.
•       O faturamento híbrido é uma combinação de uma taxa de assinatura e cobranças baseadas em uso.

A eficácia operacional do processamento de pagamentos influencia se a receita de assinatura atinge seus níveis projetados. 

Considere os seguintes pontos:

•       As previsões de receita são precisas apenas quando os dados de faturamento subjacentes estão totalmente atualizados e completos.
•       À medida que uma base de clientes cresce além de sua fundação inicial, a aplicação da cobrança manual pode exigir ajustes.
•       As faturas devem indicar modificações de plano, alterações de nível ou rebaixamentos.
•       Um sistema de cobrança robusto deve integrar as funções de contabilidade, CRM e relatórios.

Interrupções de assinaturas baseadas no status do processamento de pagamento são chamadas de ‘churn involuntário’, distinguindo-as de cancelamentos iniciados pelo assinante. Uma pilha de dunning eficiente consiste em grande parte de lógica de retentativa combinada com e-mails de lembrete automatizados ou mensagens no aplicativo que pedem ao cliente para renovar/substituir o método de pagamento.

Processos de faturamento recorrente estão sujeitos a influências externas, pois as regulamentações fiscais e de conformidade variam entre jurisdições e estão sujeitas a ajustes. As questões fiscais e de conformidade são específicas para diferentes países ou estados. Um padrão para faturas e impostos poderia ser aplicado a IVA e GST sistemas na UE/Reino Unido/Ásia-Pacífico. Os sistemas de impostos sobre vendas apresentam diferenças quando comparados ao modelo dos EUA. As regulamentações da rede de cartões estipulam que os clientes recebam informações claras sobre os detalhes da assinatura, os aspectos operacionais e um processo definido de fluxo de trabalho de cancelamento, consistente com requisitos de renovação automática na UE e em estados específicos dos EUA.

Pergunte a si mesmo:

1.   Existem clientes que atendo que moram em jurisdições, estados ou países onde tenho que seguir diferentes regulamentações fiscais?
2.   Meu sistema possui tal registro para comprovar que estamos em conformidade ou para mostrar que seguimos as regulamentações de renovação automática?
3.   Ser um(a) Merchant of Record uma forma de diminuir o ônus e a responsabilidade da conformidade?

Fatores de decisão:

•       Pagamentos únicos versus receita dos clientes que pagam pelo acesso ao serviço repetidamente
•       Escala do negócio e quão rápido ou lentamente ele está projetado para crescer
•       A capacidade de gerenciar e calcular impostos em diversos países
•       Planos para oferecer Baseado em Uso ou precificação híbrida
•       Disponibilidade da força de trabalho interna para construir a infraestrutura de cobrança e mantê-la em ordem