O que é Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos SaaS (CLM)?

SaaS CLM (Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos como Serviço de Software) é uma solução de software baseada em nuvem que gerencia digitalmente o ciclo de vida completo dos contratos dentro de uma organização. Além do armazenamento de documentos, o sistema inclui automação de processos, governança por procedimentos prescritos e funções analíticas para rastreamento de conformidade e observação de desempenho.

A gestão de contratos pode ser amplamente separada em estágios principais através dos quais vários aspectos do CLM são suportados:

• Criação & Elaboração: Atividades suportadas por funcionalidades de solicitação/iniciação, gestão de modelos e uso da biblioteca de cláusulas.
• Negociação & Revisão: Conduzida com o auxílio de rastreamento de versões, ferramentas colaborativas e um registro de auditoria.
• Aprovação & Execução: A automação de aprovações e a assinatura eletrônica foram utilizadas para o processamento.
• Gestão & Administração: Gerenciado por meio de monitoramento de obrigações/desempenho, emendas, relatórios e gestão de renovação ou rescisão para evitar perdas de valor pós-assinatura.

A implementação de uma solução SaaS CLM pode afetar a eficiência, o custo e os resultados de negócios. As principais métricas e áreas de impacto:

• Prazos do ciclo de contrato geralmente apresentam reduções, com algumas fontes apontando mudanças de 30% a 50%.
• A implementação da automação de tarefas correlaciona-se com uma diminuição nas despesas e esforços administrativos, tipicamente de 25-30%.
• A implementação da digitalização pode estar relacionada à adesão a leis e procedimentos, com variações observadas nos níveis de conformidade atingindo 55%.

Do ponto de vista operacional:

•       A padronização de processos está ligada a uma taxa ajustada de erros manuais e a um padrão alterado de colaboração entre as equipes jurídica, de compras, vendas, finanças e operações.
•       Contratos estáticos são convertidos para um formato que permite a busca e a geração de relatórios como informação de negócio.
•       SaaS CLM está associado a aspectos como o prazo de reconhecimento de receita, a velocidade de integração de fornecedores, as taxas de renovação e a preparação para auditorias.

• Jurídico: As equipes utilizam cláusulas padronizadas para gestão de riscos legais.
• Aquisições: Refere-se aos processos de criação e controle de contratos com fornecedores.
• Vendas: Está associado à duração da finalização de contratos e fechamento de negócios.
• Finanças: Possui conhecimento sobre orçamentos, renovações e compromissos financeiros.

• Fragmentação: Um repositório central pode consolidar arquivos diversos, fluxos de trabalho baseados em e-mail e elementos de armazenamento dispersos.
• Erro Humano: Reduz erros de rastreamento, a confusão de diferentes versões e detalhes ignorados.
• Atrito Operacional: Lidar com o atrito operacional pode influenciar os processos de aprovação e as atividades que envolvem o acompanhamento de prazos.
• Exposição a Riscos: Trilhas de auditoria abrangentes e monitoramento rigoroso de conformidade podem contribuir para a gestão de riscos legais, financeiros e de segurança.

Ao avaliar uma ferramenta, categorizar os recursos considerando a escala da empresa e a maturidade do contrato pode influenciar os resultados de investimento para as partes interessadas jurídicas e de negócios.

1. Recursos principais

• Repositório centralizado de contratos
• Automação de fluxo de trabalho e roteamento de aprovações
• Bibliotecas de modelos e cláusulas
• Assinaturas eletrônicas integradas
• Controle de versão

2. Recursos Avançados

• Alertas automatizados e lembretes de renovação constituem parte das funções do sistema
• Relatórios e análises de desempenho
• Integrações de sistemas CRM e ERP

3. Recursos Empresariais

• A configuração do ambiente inclui segurança e conformidade de dados controles
• Trilhas de auditoria indicando um amplo escopo de atividades, mantidas em um formato imutável
• Pesquisa com IA para extração de obrigações e identificação de riscos

Além da sua instalação inicial, o SaaS CLM oferece governança contínua destinada a influenciar os níveis de risco jurídico e financeiro:

• Padronização: Ele padroniza a linguagem de aprovação e de contrato para todos que estão alinhados com a organização.
• Acompanhamento: O mecanismo de rastreamento observa as obrigações contratuais e identifica os prazos relevantes de renovação e conformidade, operando sem intervenção direta do usuário.
• Monitoramento Pós-Assinatura: Envolve a observação contínua de contratos após sua execução para identificar mudanças regulatórias.
• Prontidão para Auditoria: O design do sistema inclui mecanismos para o registro de trilhas de auditoria relacionadas a várias funções organizacionais, suportando os processos de auditoria.