Co to jest zarządzanie cyklem życia umowy SaaS (CLM)?

SaaS CLM (Zarządzanie Cyklem Życia Umów w modelu Software-as-a-Service) to oparte na chmurze rozwiązanie programowe, które cyfrowo obsługuje cały cykl życia umów w organizacji. Oprócz przechowywania dokumentów, system obejmuje automatyzację procesów, zarządzanie zgodne z ustalonymi procedurami oraz funkcje analityczne do monitorowania zgodności i monitorowania wydajności.

Zarządzanie umowami można w dużej mierze podzielić na główne etapy, na których wspierane są różne aspekty CLM:

• Tworzenie & Sporządzanie: Działania wspierane przez funkcje zgłoszeń/inicjowania, obsługę szablonów oraz korzystanie z biblioteki klauzul.
• Negocjacje & Przegląd: Prowadzone z pomocą śledzenia wersji, narzędzi do współpracy oraz ścieżki audytu.
• Zatwierdzanie & Realizacja: Automatyzacja zatwierdzania i elektroniczne podpisywanie zostały wykorzystane do przetwarzania.
• Zarządzanie & Administracja: Obsługiwane poprzez monitorowanie zobowiązań/wykonania, poprawki, raportowanie oraz zarządzanie odnowieniem lub rozwiązaniem, aby uniknąć utraty wartości po podpisaniu.

Wdrożenie rozwiązania SaaS CLM może wpłynąć na efektywność, koszty i wyniki biznesowe. Główne wskaźniki i obszary wpływu:

• Czas trwania cyklu umownego zazwyczaj ulega skróceniu, przy czym niektóre źródła wskazują na zmiany od 30% do 50%.
• Wdrożenie automatyzacji zadań wiąże się ze spadkiem wydatków i nakładów administracyjnych, zazwyczaj o 25-30%.
• Wdrożenie cyfryzacji może dotyczyć przestrzegania prawa i procedur, przy obserwowanych wahaniach poziomu zgodności sięgających 55%.

Z operacyjnego punktu widzenia:

•       Standaryzacja procesów wiąże się ze zmniejszoną liczbą błędów manualnych i zmienionym wzorcem współpracy między zespołami prawnymi, zakupowymi, sprzedażowymi, finansowymi i operacyjnymi.
•       Statyczne umowy są konwertowane do formatu, który umożliwia wyszukiwanie i raportowanie jako informacje biznesowe.
•       SaaS CLM jest związany z aspektami takimi jak moment rozpoznawania przychodów, szybkość wdrażania dostawców, wskaźniki odnowień i gotowość do audytu.

• Informacje prawne: Zespoły wykorzystują standaryzowane klauzule do zarządzania ryzykiem prawnym.
• Zamówienia: Odnosi się do procesów tworzenia i kontroli umów z dostawcami.
• Sprzedaż: Jest związany z czasem finalizacji umów i zamknięcia transakcji.
• Finanse: Posiada wiedzę dotyczącą budżetów, odnowień i zobowiązań finansowych.

• Fragmentacja: Centralne repozytorium może konsolidować różnorodne pliki, procesy oparte na poczcie e-mail oraz rozproszone elementy przechowywania.
• Błąd ludzki: Zmniejsza błędy w śledzeniu, mylenie różnych wersji i ignorowanie szczegółów.
• Tarcia operacyjne: Eliminowanie tarć operacyjnych może wpływać na procesy zatwierdzania i działania związane ze śledzeniem terminów.
• Narażenie na ryzyko: Kompleksowe ścieżki audytu i ścisłe monitorowanie zgodności mogą przyczynić się do zarządzania ryzykami prawnymi, finansowymi i bezpieczeństwa.

Podczas oceny narzędzia, kategoryzowanie funkcji z uwzględnieniem skali firmy i dojrzałości kontraktów może wpływać na wyniki inwestycyjne dla interesariuszy prawnych i biznesowych.

1. Główne funkcje

• Scentralizowane repozytorium umów
• Automatyzacja przepływów pracy i routing zatwierdzeń
• Biblioteki szablonów i klauzul
• Zintegrowane e-podpisy
• Kontrola wersji

2. Zaawansowane funkcje

• Automatyczne alerty i przypomnienia o odnowieniu stanowią część funkcji systemu
• Raportowanie i analityka wydajności
• Integracje z systemami CRM i ERP

3. Funkcje dla przedsiębiorstw

• Konfiguracja środowiska obejmuje bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami kontrole
• Ślady audytu wskazujące na szeroki zakres działań, przechowywane w niezmienionym formacie
• Wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji do ekstrakcji zobowiązań i identyfikacji ryzyka

Poza początkową instalacją, SaaS CLM oferuje bieżące zarządzanie, mające na celu wpływanie na poziomy ryzyka prawnego i finansowego:

• Standaryzacja: Standaryzuje język zatwierdzeń i umów dla każdego, kto jest związany z organizacją.
• Śledzenie: Mechanizm śledzenia monitoruje zobowiązania umowne i identyfikuje odpowiednie terminy odnowienia oraz zgodności, działając bez bezpośredniego udziału użytkownika.
• Monitorowanie po podpisaniu: Obejmuje to bieżące monitorowanie umów po ich wykonaniu w celu identyfikacji zmian regulacyjnych.
• Gotowość do audytu: Projekt systemu obejmuje mechanizmy do rejestrowania ścieżek audytu związanych z różnymi funkcjami organizacyjnymi, wspierające procesy audytowe.