Що таке управління життєвим циклом контрактів SaaS (CLM)?

SaaS CLM (управління життєвим циклом контрактів як послуга, або Software-as-a-Service Contract Lifecycle Management) — це хмарне програмне рішення, яке в цифровому форматі управляє повним життєвим циклом контрактів в організації. Окрім зберігання документів, система включає автоматизацію процесів, управління згідно з встановленими процедурами, а також аналітичні функції для відстеження відповідності та спостереження за продуктивністю.

Управління контрактами здебільшого можна розділити на основні етапи, через які підтримуються різні аспекти CLM:

• Створення & Складання: Діяльність, що підтримується функціоналом запиту/ініціювання, обробкою шаблонів та використанням бібліотеки пунктів.
• Узгодження & Перегляд: Проводиться за допомогою відстеження версій, інструментів для співпраці та аудиторського сліду.
• Затвердження & Виконання: Для обробки використовувалися автоматизація затвердження та електронний підпис.
• Управління & Адміністрування: Здійснюється через моніторинг зобов'язань/виконання, внесення змін, звітність та управління поновленням або припиненням, щоб уникнути втрат вартості після підписання.

Впровадження рішення SaaS CLM може вплинути на ефективність, витрати та ділові результати. Основні показники та сфери впливу:

• Тривалість циклу контрактів зазвичай скорочується, причому деякі джерела вказують на зменшення на 30-50%.
• Впровадження автоматизації завдань корелює зі зменшенням адміністративних витрат та зусиль, як правило, на 25-30%.
• Впровадження цифровізації може стосуватися дотримання законів та процедур, при цьому спостерігаються коливання рівня відповідності, що сягають 55%.

З операційної точки зору:

•       Стандартизація процесів пов'язана зі скоригованою частотою ручних помилок та зміненим характером співпраці між командами юридичного відділу, закупівель, продажів, фінансів та операційної діяльності.
•       Статичні контракти перетворюються на формат, що дозволяє пошук та звітність у вигляді бізнес-інформації.
•       SaaS CLM пов'язаний з такими аспектами, як час визнання доходу, швидкість адаптації постачальників, показники поновлення та готовність до аудиту.

• Юридична інформація: Команди використовують стандартизовані положення для управління юридичними ризиками.
• Закупівлі: Це стосується процесів створення та контролю договорів з постачальниками.
• Продажі: Пов'язаний з тривалістю фіналізації контракту та закриття угоди.
• Фінанси: Володіє знаннями щодо бюджетів, поновлень та фінансових зобов'язань.

• Фрагментація: Центральне сховище може об'єднувати різноманітні файли, робочі процеси на основі електронної пошти та розрізнені елементи зберігання.
• Людська помилка: Це зменшує помилки відстеження, плутанину версій та ігноровані деталі.
• Операційні труднощі: Усунення операційних тертів може впливати на процеси затвердження та діяльність, пов'язану з відстеженням термінів.
• Схильність до ризику: Комплексні аудиторські сліди та суворий моніторинг відповідності можуть сприяти управлінню юридичними, фінансовими та безпековими ризиками.

Під час оцінки інструменту, категоризація функцій з урахуванням масштабу компанії та зрілості контракту може впливати на результати інвестицій для юридичних та бізнес-зацікавлених сторін.

1. Основні функції

• Централізоване сховище контрактів
• Автоматизація робочих процесів та маршрутизація погоджень
• Бібліотеки шаблонів та положень
• Інтегровані електронні підписи
• Контроль версій

2. Розширені функції

• Автоматичні сповіщення та нагадування про поновлення є частиною функцій системи
• Звітність та аналітика ефективності
• Інтеграції з системами CRM та ERP

3. Корпоративні функції

• Конфігурація середовища включає безпеку даних та відповідність елементи керування
• Журнали аудиту що вказує на широкий спектр діяльності, що зберігається у незмінному форматі
• Пошук на базі ШІ для вилучення зобов’язань та виявлення ризиків

Окрім початкового встановлення, SaaS CLM пропонує постійне управління, спрямоване на вплив на рівні юридичних та фінансових ризиків:

• Стандартизація: Вона стандартизує мову погоджень та договорів для всіх, хто пов'язаний з організацією.
• Відстеження: Механізм відстеження відстежує договірні зобов'язання та визначає відповідні терміни поновлення та відповідності, працюючи без прямого введення користувача.
• Післяпідписний моніторинг: Це передбачає постійне спостереження за контрактами після їх виконання для виявлення регуляторних змін.
• Готовність до аудиту: Дизайн системи включає механізми для запису аудиторських слідів, пов’язаних з різними організаційними функціями, підтримуючи аудиторські процеси.