Wat is SaaS Contract Lifecycle Management (CLM)?

SaaS CLM (Software-as-a-Service Contract Lifecycle Management) is een cloudgebaseerde softwareoplossing die de complete levenscyclus van contracten binnen een organisatie digitaal beheert. Naast documentopslag omvat het systeem procesautomatisering, governance door middel van voorgeschreven procedures en analytische functies voor compliance-monitoring en prestatieobservatie.

Het contractbeheer kan grotendeels worden onderverdeeld in belangrijke fasen waarin verschillende aspecten van CLM worden ondersteund:

• Aanmaak & Opstellen: Activiteiten ondersteund door aanvraag-/initiatiefuncties, sjabloonbeheer en gebruik van de clausulebibliotheek.
• Onderhandeling & Beoordeling: Uitgevoerd met behulp van versiebeheer, samenwerkingstools en een audittrail.
• Goedkeuring & Uitvoering: Goedkeuringsautomatisering en elektronische handtekeningen werden gebruikt voor de verwerking.
• Beheer & Administratie: Afgehandeld via bewaking van verplichtingen/prestaties, wijzigingen, rapportage en beheer van verlenging of beëindiging om waardeverlies na ondertekening te voorkomen.

De implementatie van een SaaS CLM-oplossing kan de efficiëntie, kosten en bedrijfsresultaten beïnvloeden. De belangrijkste statistieken en impactgebieden:

• Contractcyclusduren vertonen over het algemeen reducties, waarbij sommige bronnen een daling van 30% tot 50% aangeven.
• De implementatie van taakautomatisering correleert met een daling van de administratieve kosten en inspanningen, doorgaans 25-30%.
• De implementatie van digitalisering kan verband houden met de naleving van wetten en procedures, waarbij waargenomen variaties in nalevingsniveaus 55% bereiken.

Vanuit operationeel oogpunt:

•       Processtandaardisatie hangt samen met een aangepast aantal handmatige fouten en een gewijzigd samenwerkingspatroon tussen juridische, inkoop-, verkoop-, financiële en operationele teams.
•       Statische contracten worden geconverteerd naar een formaat dat zoeken en rapporteren als bedrijfsinformatie mogelijk maakt.
•       SaaS CLM wordt geassocieerd met aspecten zoals de timing van omzetherkenning, de snelheid van leveranciersonboarding, verlengingspercentages en auditvoorbereiding.

• Juridisch: Teams gebruiken gestandaardiseerde clausules voor juridisch risicobeheer.
• Inkoop: Het heeft betrekking op de processen voor het opstellen en beheren van leverancierscontracten.
• Verkoop: Houdt verband met de duur van contractfinalisatie en het sluiten van deals.
• Financiën: Beschikt over kennis van budgetten, verlengingen en financiële verplichtingen.

• Fragmentatie: Een centrale opslagplaats kan diverse bestanden, op e-mail gebaseerde workflows en verspreide opslagelementen consolideren.
• Menselijke Fout: Het vermindert volg-/trackingfouten, verwarring over verschillende versies en genegeerde details.
• Operationele Frictie: Het aanpakken van operationele frictie kan van invloed zijn op goedkeuringsprocessen en activiteiten met betrekking tot het bijhouden van deadlines.
• Risicoblootstelling: Uitgebreide auditsporen en strikte compliancebewaking kunnen bijdragen aan het beheer van juridische, financiële en veiligheidsrisico's.

Bij de evaluatie van een instrument kan het categoriseren van kenmerken, rekening houdend met de bedrijfsgrootte en contractvolwassenheid, de investeringsresultaten voor juridische en zakelijke belanghebbenden beïnvloeden.

1. Kernfuncties

• Gecentraliseerd contractenarchief
• Workflowautomatisering en routering van goedkeuringen
• Sjabloon- en clausulebibliotheken
• Geïntegreerde e-handtekeningen
• Versiebeheer

2. Geavanceerde Functies

• Geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen voor verlenging maken deel uit van de functies van het systeem
• Rapportage en prestatieanalyse
• CRM- en ERP-systeemintegraties

3. Enterprise-functies

• De configuratie van de omgeving omvat gegevensbeveiliging en compliance controles
• Audittrails wat duidt op een breed scala aan activiteiten, in een onveranderlijk formaat
• AI-gestuurde zoektocht naar extractie van verplichtingen en risico-identificatie

Naast de initiële installatie biedt SaaS CLM doorlopend beheer dat is gericht op het beïnvloeden van de juridische en financiële risiconiveaus:

• Standaardisatie: Het standaardiseert goedkeurings- en contracttaal voor iedereen die bij de organisatie hoort.
• Opvolging: Het volgsysteem observeert contractuele verplichtingen en identificeert relevante verlengings- en nalevingsdeadlines, zonder directe gebruikersinvoer.
• Post-ondertekeningsmonitoring: Het omvat de doorlopende observatie van contracten na hun uitvoering, om verschuivingen in de regelgeving te identificeren.
• Auditgereedheid: Het ontwerp van het systeem omvat mechanismen voor het vastleggen van audittrails met betrekking tot diverse organisatorische functies, ter ondersteuning van auditprocessen.