O que é Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM) de SaaS?

SaaS CLM (Software-as-a-Service Contract Lifecycle Management) é uma solução de software baseada na nuvem que gerencia digitalmente todo o ciclo de vida dos contratos dentro de uma organização. Além do armazenamento de documentos, o sistema inclui automação de processos, governança por procedimentos prescritos e funções analíticas para rastreamento de conformidade e observação de desempenho.

A gestão de contratos pode ser amplamente separada em etapas principais através das quais vários aspectos do CLM são suportados:

• Criação & Rascunho: Atividades suportadas por funcionalidades de solicitação/iniciação, manuseio de modelos e uso de biblioteca de cláusulas.
• Negociação & Revisão: Realizada com o auxílio de rastreamento de versões, ferramentas colaborativas e um rastro de auditoria.
• Aprovação & Execução: Automação de aprovação e assinatura eletrônica foram utilizadas para o processamento.
• Gestão & Administração: Gerida através de monitoramento de obrigações/desempenho, alterações, relatórios e gestão de renovação ou rescisão para evitar fugas de valor pós-assinatura.

A implementação de uma solução CLM SaaS pode afetar a eficiência, o custo e os resultados de negócios. As principais métricas e áreas de impacto:

• A duração dos ciclos de contrato geralmente apresenta reduções, com algumas fontes indicando variações de 30% a 50%.
• A implementação da automação de tarefas correlaciona-se com uma diminuição nos gastos e esforços administrativos, tipicamente de 25-30%.
• A implementação da digitalização pode estar relacionada à adesão a leis e procedimentos, com variações observadas nos níveis de conformidade atingindo 55%.

Do ponto de vista operacional:

•       A padronização de processos está ligada a uma taxa ajustada de erros manuais e a um padrão alterado de colaboração entre as equipes jurídica, de compras, vendas, financeira e de operações.
•       Contratos estáticos são convertidos para um formato que permite a pesquisa e a emissão de relatórios como informações de negócio.
•       SaaS CLM está associado a aspectos como o momento do reconhecimento de receita, a velocidade de integração de fornecedores, as taxas de renovação e a preparação para auditorias.

• Legal: As equipes utilizam cláusulas padronizadas para a gestão de riscos legais.
• Aquisição: Refere-se aos processos para a criação e controle de contratos de fornecedores.
• Vendas: Está associado à duração da finalização do contrato e ao fechamento do negócio.
• Finanças: Possui conhecimento sobre orçamentos, renovações e compromissos financeiros.

• Fragmentação: Um repositório central pode consolidar arquivos diversos, fluxos de trabalho baseados em e-mail e elementos de armazenamento dispersos.
• Erro Humano: Diminui erros de rastreamento, confusão de diferentes versões e detalhes ignorados.
• Atrito Operacional: Abordar o atrito operacional pode influenciar os processos de aprovação e as atividades que envolvem o acompanhamento de prazos.
• Exposição ao Risco: Trilhas de auditoria abrangentes e monitoramento rigoroso de conformidade podem contribuir para a gestão de riscos legais, financeiros e de segurança.

Ao avaliar um instrumento, a categorização de recursos considerando a escala da empresa e a maturidade do contrato pode influenciar os resultados de investimento para as partes interessadas legais e de negócios.

1. Recursos Principais

• Repositório de contratos centralizado
• Automação de fluxo de trabalho e roteamento de aprovação
• Bibliotecas de modelos e cláusulas
• Assinaturas eletrónicas integradas
• Controle de versão

2. Funcionalidades Avançadas

• Alertas automatizados e lembretes de renovação constituem parte das funções do sistema
• Relatórios e análises de desempenho
• Integrações com sistemas CRM e ERP

3. Funcionalidades Empresariais

• A configuração do ambiente inclui segurança e conformidade de dados controles
• Trilhas de auditoria indicando um amplo escopo de atividades, mantidas em um formato inalterável
• Pesquisa alimentada por IA para extração de obrigações e identificação de riscos

Além da sua instalação inicial, o SaaS CLM oferece governança contínua destinada a influenciar os níveis de risco legal e financeiro:

• Padronização: Padroniza a aprovação e a linguagem contratual para quem está alinhado com a organização.
• Acompanhamento: O mecanismo de rastreamento observa as obrigações contratuais e identifica prazos relevantes de renovação e conformidade, operando sem a entrada direta do usuário.
• Monitoramento Pós-Assinatura: Envolve a observação contínua dos contratos após sua execução para identificar mudanças regulatórias.
• Prontidão para Auditoria: O design do sistema inclui mecanismos para registrar trilhas de auditoria relacionadas a diversas funções organizacionais, apoiando os processos de auditoria.