Cos'è il SaaS Contract Lifecycle Management (CLM)?

Il SaaS CLM (Software-as-a-Service per la Gestione del Ciclo di Vita dei Contratti) è una soluzione software basata su cloud che gestisce digitalmente il ciclo di vita completo dei contratti all'interno di un'organizzazione. Oltre all'archiviazione dei documenti, il sistema include l'automazione dei processi, la governance tramite procedure prescritte e funzioni analitiche per il monitoraggio della conformità e l'osservazione delle prestazioni.

La gestione dei contratti può essere ampiamente suddivisa in fasi principali attraverso le quali vengono supportati i vari aspetti del CLM:

• Creazione & Redazione: Attività supportate da funzionalità di richiesta/avvio, gestione dei modelli e utilizzo della libreria di clausole.
• Negoziazione & Revisione: Effettuate con l'ausilio del tracciamento delle versioni, di strumenti collaborativi e di un registro di audit.
• Approvazione & Esecuzione: L'automazione dell'approvazione e la firma elettronica sono state utilizzate per l'elaborazione.
• Gestione & Amministrazione: Gestito tramite monitoraggio di obblighi/performance, emendamenti, reporting e gestione del rinnovo o della risoluzione per evitare perdite di valore post-firma.

L'implementazione di una soluzione CLM SaaS può influenzare l'efficienza, i costi e i risultati di business. Le principali metriche e aree di impatto:

• Le durate del ciclo contrattuale mostrano generalmente riduzioni, con alcune fonti che indicano variazioni dal 30% al 50%.
• L'automazione dei processi è correlata a una diminuzione delle spese e degli sforzi amministrativi, tipicamente del 25-30%.
• L'implementazione della digitalizzazione può correlarsi all'aderenza a leggi e procedure, con variazioni osservate nei livelli di conformità che raggiungono il 55%.

Da un punto di vista operativo:

•       La standardizzazione dei processi è collegata a un tasso ottimizzato di errori manuali e a un modello di collaborazione modificato tra i team legale, acquisti, vendite, finanza e operazioni.
•       I contratti statici vengono convertiti in un formato che consente la ricerca e la reportistica come informazioni aziendali.
•       Il CLM SaaS è associato ad aspetti come le tempistiche di riconoscimento dei ricavi, la velocità di onboarding dei fornitori, i tassi di rinnovo e la preparazione all'audit.

• Note Legali: I team utilizzano clausole standardizzate per la gestione del rischio legale.
• Approvvigionamento: Si riferisce ai processi per la creazione e il controllo dei contratti con i fornitori.
• Vendite: È associato alla durata della finalizzazione del contratto e alla chiusura dell'affare.
• Finanza: Possiede conoscenze relative a budget, rinnovi e impegni finanziari.

• Frammentazione: Un repository centrale può consolidare file diversi, flussi di lavoro basati su e-mail ed elementi di archiviazione sparsi.
• Errore Umano: Riduce gli errori di tracciamento, la confusione tra diverse versioni e i dettagli ignorati.
• Attrito Operativo: Affrontare l'attrito operativo può influenzare i processi di approvazione e le attività che comportano il tracciamento delle scadenze.
• Esposizione al Rischio: Percorsi di audit completi e un rigoroso monitoraggio della conformità possono contribuire alla gestione dei rischi legali, finanziari e di sicurezza.

Quando si valuta uno strumento, classificare le funzionalità considerando la scala aziendale e la maturità contrattuale può influenzare i risultati dell'investimento per gli stakeholder legali e aziendali.

1. Funzionalità principali

• Archivio contratti centralizzato
• Automazione del workflow e instradamento delle approvazioni
• Librerie di modelli e clausole
• Firme elettroniche integrate
• Controllo di versione

2. Funzionalità avanzate

• Gli avvisi automatici e i promemoria di rinnovo costituiscono parte delle funzionalità del sistema
• Reportistica e analisi delle performance
• Integrazioni con sistemi CRM ed ERP

3. Funzionalità Enterprise

• La configurazione dell’ambiente include la sicurezza e la conformità dei dati controlli
• Tracciati di controllo che indicano un ampio ambito di attività, mantenute in un formato immutabile
• Ricerca basata su AI per l'estrazione degli obblighi e l'identificazione dei rischi

Oltre alla sua installazione iniziale, SaaS CLM offre una governance continua volta a influenzare i livelli di rischio legale e finanziario:

• Standardizzazione: Standardizza l'approvazione e il linguaggio contrattuale per chiunque sia allineato con l'organizzazione.
• Tracciamento: Il meccanismo di monitoraggio osserva gli obblighi contrattuali e identifica le scadenze rilevanti per il rinnovo e la conformità, operando senza l'input diretto dell'utente.
• Monitoraggio Post-Firma: Implica l'osservazione continua dei contratti dopo la loro esecuzione per identificare i cambiamenti normativi.
• Prontezza per l'Audit: Il design del sistema include meccanismi per la registrazione di tracce di audit relative a diverse funzioni organizzative, supportando i processi di audit.